تفاوت بین روش اجرایی و دستورالعمل چیست؟
روش اجرایی و دستورالعمل کار
روش اجرایی (رویه یا شیوه انجام کار) در مقایسه با یک دستورالعمل کار جزئیات کمتری دارد و دید کلی از آنچه باید انجام شود را ارائه می‌دهد. یک دستورالعمل دقیق‌تر است و می‌گوید که چگونه کار باید انجام شود. اساساً، هر دو روش اجرایی و دستورالعمل در خدمت اهداف متفاوت هستند و باید در تمجید از یکدیگر استفاده شوند.
سردرگمی بین چیستی یک روش اجرایی (رویه) و آنچه یک دستورالعمل است، زمانی بزرگتر می شود که سازمان‌ها از آنها با نام‌های مختلف یاد کنند. به عنوان مثال، یک روش اجرایی ممکن است به عنوان یک طرح نامیده شود. از طرفی دیگر، یک دستورالعمل ممکن است جهت یا راهنمایی نامیده شود.
در برخی از سازمان‌ها، دستورالعمل‌های کاری «روش‌های عملیاتی استاندارد» نامیده می‌شوند که سردرگمی بیشتری را اضافه می‌کند. کلید تمایز بین روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها این است که به سطح جزئیات آنها نگاه کنید. روش‌های اجرایی «آنچه» انجام شده و دستورالعمل‌ها «چگونگی انجام» را توصیف می‌کنند.
یک سیستم مدیریت کیفیت را می‌توانیم به فرآیندها، فعالیت‌ها و وظایف تجزیه کنیم. به‌عبارت دیگر، یک سیستم از چندین فرآیند تشکیل شده است که هر یک شامل چندین فعالیت است. هر فعالیت را می‌توانیم به وظایف بیشتر تجزیه کنیم.
به عنوان مثال، یک کتابچه راهنمای کیفیت، خط مشی‌ها را در کل سیستم توصیف می‌کند. در آن سیستم چندین فرآیند مرتبط وجود دارد که هر کدام دارای یک رویه یا روش اجرایی تعریف‌شده و شاید مستند هستند. اگر یک فعالیت در یک رویه نیاز به توضیح بیشتری در مورد نحوه انجام وظایف داشته باشد، می توانیم یک دستورالعمل بنویسیم.
بنابراین، یک رویه روش مشخص‌شده ای برای انجام فعالیت‌هایی است که یک فرآیند را تشکیل می‌دهد. افزون‌براین، یک دستورالعمل، توالی مراحل را برای انجام وظایفی که یک فعالیت را تشکیل می دهد، توصیف می‌کند. برای رویه‌ها و دستورالعمل‌های مستند، باید بتوانیم به متن نگاه کنیم تا ببینیم آیا یک رویه (روش اجرا) است یا یک دستورالعمل.
نمونه‌ای از متن از رویه ممکن است به صورت زیر باشد:
«مدیر برنامه ممیزی (حسابرسی) برنامه ممیزی را حفظ می‌کند و حسابرسان واجد شرایطی را که مستقل از حوزه‌هایی که باید حسابرسی شوند تعیین می‌کند.»
بدین ترتیب یک رویه کاری را که انجام می‌شود توصیف می‌کند؛ اما به جزئیات نحوه انجام آن نمی‌پردازد. از آنجایی که ممکن است افراد متعددی در اجرای این روش دخیل باشند، از عناوین آنها برای روشن شدن نقش آنها استفاده می‌شود.
یک مثال از یک دستورالعمل ممکن است این باشد:
- مخزن را علامت بزنید.
- مقدار را وارد کنید.
- مخزن را تخلیه کنید.
برای یک دستورالعمل معمولاً از افعال عمل‌گرا برای هدایت یا دستوردادن به فرد برای انجام کار استفاده می‌کنیم. از آنجایی که دستورالعمل «صحبت کردن» با فردی است که کار را انجام می دهد، عنوان شخص مورد نیاز نیست.
بنابراین، رویه ها اساساً شرح فعالیت های بخش هستند. آنها مروری بر فرآیند ارائه می‌دهند و در صورت نیاز به دستورالعمل‌های کاری در مورد نحوه انجام وظایف انتخاب شده در یک فعالیت پیوند می‌دهند.
رویه‌ها در کتابچه راهنمای کیفیت ذکر شده‌اند و باید با خط مشی‌های ذکر شده در آن سند مطابقت داشته باشند. یک رویه توضیح می‌دهد که چرا یک فرآیند انجام می‌شود، چه‌کاری انجام می‌شود، توسط چه کسی، چه زمانی و کجا اتفاق می‌افتد.
ایزو ۹۰۰۱ (ISO 9001) نیاز به رویه‌های مستند برای کنترل اسناد (۴.۲.۳)، کنترل سوابق (۴.۲.۴)، ممیزی داخلی (۸.۲.۲)، کنترل محصول ناسازگار (۸.۳)، اقدام اصلاحی (۸.۵.۲)، و اقدام پیشگیرانه ( ۸.۵.۳) دارد. سایر رویه‌های مستند ممکن است برای برنامه‌ریزی، عملیات و کنترل مؤثر فرآیندها در سیستم مدیریت کیفیت شما ضروری باشد.
دستورالعمل‌ها برای یک سیستم مبتنی بر ISO 9001 اختیاری هستند. همچنین برای ارائه دستورالعمل‌ها در یک دنباله کاری منطقی نوشته شده‌اند. آنها همچنین صلاحیت افرادی را که از آنها استفاده می‌کنند در نظر می‌گیرند.
تفاوت‌های بین روش اجرایی و دستورالعمل
این دو مفهوم در مواردی مانند مفهوم و دامنه، جزئیات و دقت و کاربرد و اهمیت با هم تفاوت‌های کلیدی دارند که باید در تدابیر مدیریتی و انجام فعالیت‌ها به دقت آنها را در نظ بگیریم. در ادامه این تفاوت‌ها را توضیح می‌دهیم:
تفاوت در مفهوم و دامنه:
روش اجرایی: به عنوان یک رویکرد کلی به انجام فعالیت‌ها و وظایف اشاره دارد. این روش‌ها شامل مراحل مختلف، روش‌ها و فرآیندهای کلی انجام کارها هستند.
دستورالعمل: آنها را به عنوان دستورهای دقیق و جزئی برای انجام یک کار خاص تعریف می‌کنیم. این دستورالعمل‌ها شامل جزئیات اقدامات، ترتیب انجام، و روش‌های مشخص برای دستیابی به هدف مشخص هستند.
تفاوت در جزئیات و دقت:
روش اجرایی: به طور کلی تعیین می‌کند چه چیزهایی باید انجام شود و چگونه باید فرآیند انجام داده شود.
دستورالعمل: جزئیات دقیق و نکات کوچک را برای انجام کار ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که اقدامات به درستی و بدون اشتباه انجام شوند.
تفاوت در کاربردها و اهمیت:
روش‌های اجرایی: در مواقعی که نیاز به برنامه‌ریزی و مدیریت کلی فرآیندها و فعالیت‌ها داریم، این روش‌ها به عنوان راهنماهای اصولی و تجربی استفاده می‌شوند.
دستورالعمل‌ها: برای وظایف خاص و دقیق‌تر مانند تولید، نگهداری و اجرای فرآیندها، دستورالعمل‌ها به عنوان راهنماهای قدم به قدم ارزشمند استفاده می‌شوند.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
خدمات ایزوسیستم در زمینه‌ی مشاوره و اخذ ایزو برای مشاغل مختلف، شرکت‌ها و سازمان‌ها است که منتج به گرفتن ایزو و دریافت ایزو معتبر خواهد شد. برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره‌ی انواع گواهینامه ایزو همچنین نحوه‌ی اخذ گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما ارتباط برقرار خواهند کرد.
