مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش سال ۲۰۱۵
مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش سال ۲۰۱۵
در صورتیکه شما جهت ممیزی استاندارد ISO 9001 در حال آماده شدن هستید، احتمالاً از خودتان این سوال عجیب را پرسیده اید: من چه انتظاراتی از این افراد دارم؟ در جهان هیچ چیز بدتر از قرار گرفتن در جلسه ممیزی و پرسیده شدن سوالاتی که هیچ جوابی برای آن ندارید وجود ندارد. آماده سازی و برنامه ریزی میتواند این موضوع را اصلاح کند، البته واقعیت این است که ISO 9001 ویرایش ۲۰۱۵ شامل بسیاری از الزامات جدید است که هرگز بخشی از اکثر ممیزی ها نبوده است.
به منظور تسریع و بهبود تفکر شما، مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش ۲۰۱۵ که من معتقد هستم را در ادامه آورده ام:
فهرست مطالب
- مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش سال ۲۰۱۵
- ۱- در مورد ماهیت سازمان خود چه میتوانی بگویی؟
- ۲- طرفین ذینفع شما چه کسانی هستند و الزامات آنها چیست؟
- ۳- چه خطرات و فرصتهایی شناسایی شده است و چه اقداماتی در مورد آنها انجام میدهید؟
- ۴- چه برنامه هایی برای رسیدن به اهداف کیفیت در نظر گرفته شده است؟
- ۵- QMS چگونه با فرآیندهای کسب و کار سازمان ادغام شده است؟
- ۶- چگونه شما تغییرات را مدیریت مینمایید؟
- ۷- چگونه اطلاعات را به دست میاورید و از آن استفاده میکنید؟
۱- در مورد ماهیت سازمان خود چه میتوانی بگویی؟
این سوال نقطه شروع ISO 9001 است که در بخش ۴.۱ آمده است. این استاندارد از اصطلاح “context” استفاده میکند، اما به راحتی می توان با پرسیدن در مورد عوامل موفقیت داخلی و خارجی سازمان آن را جایگزین کرد. سوالات مربوط به ماهیت معمولاً از مدیریت ارشد یا شخصی که سیستم QMS را هدایت میکند (که قبلاً به عنوان نماینده مدیریت معرفی شده) پرسیده می شود. به عنوان یک ممیز، شما به دنبال بررسی دقیق نیروهای کار در داخل و اطراف سازمان هستید. گسترده و کمی مبهم به نظر میرسد!؟
استاندارد راهنماییهایی ارائه میدهد که بیان میکند ماهیت سازمان شما باید شامل مسائل داخلی و خارجی که مربوط به اهداف، استراتژیها و مقاصد QMS است، باشد.
تعداد زیادی از سازمانها از تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدات) جهت بررسی محیط استفاده میکنند اما این روش الزام نیست.
آنچه سازمان از ماهیت خود پیدا میکند، کلیدی برای تحلیل ریسک است. (نکته: هرکس اصطلاح ماهیت سازمان را درک نمیکند. برای درک در مورد مفهوم و توصیف آنچه که ISO 9001 می پرسد آمادگی کسب کنید.)
۲- طرفین ذینفع شما چه کسانی هستند و الزامات آنها چیست؟
دنبال کننده های محصولات، ذینفعان هستند که در قسمت ۲-۴ آمده است. واژه “ذینفعان” به معنای بازار یا همان کسانی که به شما زنگ می زنند است. ممیز هوشمند ممکن است این واژه را با خریداران جایگزین کند. به یاد داشته باشید که ممیزان موثر سعی میکنند زبان سخت و عجیب ISO 9001 را به مفاهبم قابل درک تبدیل کنند.
ذینفعان معمولا شامل کارکنان، مشتریان، تامین کننده، صاحبان کسب و کار، دارندگان بدهی، همسایگان و تنظیم کننده ها هستند. به عنوان یک ممیز می دانم که شما اطمینان می دهید که طیف معقولی از طرفین ذینفع همراه با رعایت الزامات مربوطه شناسایی شده است.
بهترین راه ممیز جهت بررسی این موضوع، کشف کردن آن در بحثهای اکتشافی است. در مورد ذینفعان سؤال کنید و علایق آنها را مورد بررسی قرار دهید. اگر قبل از ممیزی آمادگی داشته باشید، خواهید فهمید که چه موقع آزمایش طرفین ذینفع کافی است.
این موضوع یک مسئله برنامه ریزی مهم را مطرح میکند: قبل از ممیزی ISO 9001 باید کمی بیشتر آمادگی کسب کنید چرا؟
بنابراین شما ماهیت سازمان و طرفین ذینفع را درک خواهید کرد. چگونه می توانید پاسخهای آنها را ارزیابی کنید اگر نمی دانید پاسخها چه هستند؟
۳- چه خطرات و فرصتهایی شناسایی شده است و چه اقداماتی در مورد آنها انجام میدهید؟
خطرات و فرصتها میتوانند به طور دقیق پایه ی ISO 9001 نامیده شوند. ۱۳ بند دیگر به طور مستقیم به خطرات و فرصتها اشاره میکند و آنها را “مهمترین جزء” بخش استاندارد می سازد. اگر یک سازمان کار ضعیفی برای شناسایی خطرات و فرصت ها داشته باشد، QMS نمیتواند موثر باشد. ممیزها باید بررسی کنند که ریسکها و فرصتها شامل مسائلی است که بر نتایج مطلوب تمرکز میکنند، از مشکلات جلوگیری می کنند و پیشرفت را در اختیار دارند.
هنگامی که خطرات و فرصت ها شناسایی می شوند، اقدامات باید برای آنها برنامه ریزی شود. ISO 9001 به طور خاص موارد خطرات و فرصتهای اولویت بندی را ذکر نمیکند، هر چند انجام این کار برای سازمانها کار عاقلانه ای است. ریسکها و فرصتها بی حد و حصر است، اما منابع اینگونه نیستند.
۴- چه برنامه هایی برای رسیدن به اهداف کیفیت در نظر گرفته شده است؟
مدت هاست که موارد کیفیتی قابل اندازه گیری بخشی از ISO 9001 است. آنچه که جدید است الزامات مربوط به برنامه ریزی اقدامات برای انجام آنها است. این برنامه ها به صورت خاص و قابل اجرا هستند، که به اقدامات، منابع، مسئولیتها، دوره های زمانی و ارزیابی نتایج میپردازند. ممیزها باید بطور دقیق بررسی کنند که چگونه برنامه ها در سراسر سازمان اجرا شده اند و چه کسی از آنها مطلع است. درست همانطور که کارکنان باید از نحوه کمک به اهداف آگاهی داشته باشند، باید با برنامه های عملی نیز آشنا شوند.
۵- QMS چگونه با فرآیندهای کسب و کار سازمان ادغام شده است؟
به عبارت دیگر، چگونه میتوانید از ISO 9001 استفاده کنید تا به شما کمک کند شرکت را مدیریت کنید؟ این مستقیماً از مدیریت ارشد خواسته می شود (به بخش ۵.۱.1c مراجعه کنید) و یک سوال بسیار واضح است. نکته این است که ISO 9001 از سیستم استاندارد مدیریت کیفیت و تبدیل شدن به یک سیستم مدیریت استراتژیک فاصله میگیرد. این موضوع دیگر فقط در مورد اطمینان از اینکه محصولات یا خدمات مطابق با الزامات هستند، نیست.
استاندارد در مورد مدیریت تمام جنبههای کسب و کار است. (به یاد داشته باشید بخش ۴.۱ و ۴.۲ ISO 9001) در اینجا ما موضوعات اصلی ماهیت سازمان و طرفین ذینفع را بررسی کردیم. این مفاهیم، هر گوشهای از سازمان را لمس میکنند، و این دقیقا چگونگی استفاده از ISO 9001 است. مدیریت ارشد باید بتواند نحوه استفاده از سیستم مدیریت کیفیت برای برپایی شرکت را توصیف کند، نه فقط انجام ممیزی.
۶- چگونه شما تغییرات را مدیریت مینمایید؟
این موضوع چند بار در ISO 9001 مطرح می شود. اولین و بزرگترین بند این موضوع در بخش ۶.۳ آمده است. در اینجا ما تغییراتی را که ما میدانیم در حال آمدن است را شناسایی میکنیم و برنام هایی برای اجرای آنها میسازیم. چه تغییراتی؟ تقریبا همه چیز، اما تغییرات زیر به عنوان منتخب باید مدنظر گرفته شوند: محصولات جدید یا اصلاح شده، فرآیندها، تجهیزات، ابزار، کارمندان، مقررات. این لیست بی پایان است. ممیز باید تغییراتی را که رخ داده است را بررسی کند و شواهدی را پیدا کند که این تغییر شناسایی و برنامه ریزی شده است. تغییر در مواردی که با برنامه ریزی کمتر انجام می شود، در بخش ۸.۵.۶ مطرح شده است. در اینجا ممیز سوابق را جستجو خواهد کرد که آیا تغییرات و نتایج بررسی آنها با الزامات همخوانی دارد، چه کسی دستور آنها را داده است، و اقدامات بعدی ضرورت دارد.
۷- چگونه اطلاعات را به دست میاورید و از آن استفاده میکنید؟
ISO 9001 ازسازمانها می خواهد تا از تجارب خوب و بد خود بیاموزند. این میتواند به وسیله ابزارهای متنوعی مورد استفاده قرار گیرد: بیانیه های پروژه، نتایج کار، جلسات کارکنان، بررسی مشتری، بررسی داده ها، بازخورد مشتری. اینکه چگونه سازمان اطلاعات را به دست می آورد به خودش بستگی دارد، اما این فرآیند باید واضح و کارآمد باشد. اطلاعات نیز باید محفوظ و قابل دسترس باشند. به نظر میرسد که این موضوع تقریباً از وجوهاتی مستند شده است که دقیقا همینطور میباشد. یکی از راهها برای ممیزی این موضوع میتواند بررسی شکستها و یا موفقیت های اخیر باشد. چگونه سازمان درباره این اتفاقات آموخته است به طوریکه به آنها در راه موفقیت بیشتر کمک میکند؟ این تبدیل اطلاعات خام به اطلاعات واقعی است و فقط به این دلیل اتفاق میافتد که یکی از سخت ترین مواردی باشد که سازمان میتواند به آن دست یابد.
اینها سوالاتی هستند که شما بدون هیچ واسطه ای نیاز به پرسش دارید، سوالاتی که نقطه ی شروع هستند. ما حتی به بررسی مدیریت، اقدام اصلاحی یا پیشرفت اشاره نکردیم، که همه آنها برای QMS موثر و تعیین کننده هستند. هفت موضوع مورد بحث در اینجا بزرگترین الزامات جدیدی هستند که ممیزها باید بررسی کنند.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.
هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!