نحوه نوشتن یک گزارش عدم انطباق خوب در ممیزی ایزو ۹۰۰۱

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

چگونه یک گزارش عدم انطباق خوب در ممیزی ایزو ۹۰۰۱ را بنویسیم؟

فرایند ممیزی داخلی بخش مهمی از الزامات ISO 9001: 2015 برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت (QMS)می باشد. با این حال، اگر شما  به دنبال این هستید که یک فرایند ممیزی را برنامه ریزی کنید، این موضوع مهم است بدانید که چگونه هرگونه عدم انطباق را که پیدا می کنید به گونه ای بنویسید که بتوانید به راحتی آنها را بررسی کنید.

عدم انطباق چیست؟

با توجه به ممیزی، هر زمان که شواهد و مدارکی پیدا کردید که در آن یکی از بندهای استاندارد یا یک فرایند برنامه ریزی شده انجام نشده است، به آن عدم انطباق می گویند. هدف از ممیزی این است که مقادیر فرایند برنامه ریزی شده را در برابر آنچه که در واقع اتفاق می افتد مقایسه و تأیید کنید که آیا در آن شیوه های استفاده شده مطابق با فرایند برنامه ریزی شده است یا خیر.

به طور خلاصه،  وقتی که ما ممیزی می کنیم، انتظار اجرای بندهای استاندارد را داریم ، اما وقتی شواهدی پیدا می کنیم که این موارد در آن وجود ندارد ما یک عدم انطباق را شناسایی کرده ایم.

بیشتر بخوانید:  چگونه اهداف کیفی خوبی در یک سیستم ایزو 9001 بنویسیم؟

یک گزاش و دستورالعمل عدم انطباق خوب چه ویژگی هایی دارد؟

بنابراین، شما چگونه میتوانید مطمئن شوید که گزارش های عدم انطباق شما خوب است؟ برای انجام این کار، تعدادی از دستورالعمل هایی که باید اجرایی شوند عبارتند  از:

۱- شامل الزامات باشد: به این منظور است  مشکل را نشان دهد، شما باید مطمئن شوید که فردی که به عدم انطباق پاسخ می دهد، آنچه نیاز دارد را درک می کند.
۲- شامل این است که چه چیزی اشتباه و غلط است: شما گزارش عدم انطباقی را نوشتید تا متقاضی بتواند آنچه را که اشتباه است بررسی کند، بنابراین  شما باید اشتباه راپیدا کرده و نتیجه رسمی ممیزی را که به صورت داده به دست آورده اید، اعلام کنید.
۳- شامل شواهد ممیزی: این به این معنی است که شما باید به شواهد حسابرسی که پیدا کرده اید اشاره کنید. این امر به ممیزین این مکان را می دهد تا تحقیقات خود را به شناسایی ریشه ای این مشکل آغاز کنند تا اقدامات اصلاحی بهتر صورت پذیرد و سریعتر اجرا شود. شواهد اغلب با اشاره به اطلاعات واقعی در نظر گرفته می شود.
به طور خلاصه، گزارش عدم انطباق ممیزی باید تمامی اطلاعات را  به کسی که نیاز به بررسی مشکل دارد و  برای انجام صلاحات به این اطلاعات نیاز دارد ارائه کند.

بیشتر بخوانید:  آینده استاندارد ایزو ( تغییرات استانداردهای ایزو در آینده )

بهترین روش برای نوشتن یک گزارش عدم انطباق خوب

در حالی که هیچ راه الزامی و اجباری برای نوشتن یک بیانیه عدم انطباق وجود ندارد، بهترین راه این  است که مطمئن شوید از اطلاعات کافی برای دستورالعمل هایی که  در بالا ارائه گردیده استفاده شده است. این قالب به صورت فرمت “باید / به عنوان یافت شده” باشد. استفاده از این فرمت، آسان است و از مستند سازی آنچه که برای ممیزی مورد نیاز است اتفاق بیافتد مطمئن شوید.
باید باشد: در این گزارش وضعیت به نحوی که باید باشد مطرح می شود. به عبارت دیگر با استناد به متن استاندارد و یا روش های اجرایی نگارش شده باید ذکر گردد که چه چیزی انتظار می رود.
همانطور که مشاهده شد: این قسمت شامل ۲ بخش مهم است. در قسمت اول مشاهداتی که توسط ممیز انجام شده بیان می گردد مثلا ذکر می گردد که چه عدم انطباق هایی رخ داده و در بخش دوم آن جزئیات آن عدم انطباق ذکر می گردد.
برای نشان دادن و درک بهتر این موضوع، مثال زیر را برای عدم انطباق ممیزی در نظر بگیرید. در این مورد ، روش بازبینی ای قراردارد که مشخص میکند تمام قراردادهای بیش از ۲۵۰۰۰ دلار توسط رئیس شرکت تایید شده است. ممیزی شاهد شواهدی مبنی بر این اتفاق است که:
باید باشد: روش بررسی قرارداد بیان می کند که تمام قراردادهای بیش از ۲۵۰۰۰ دلار توسط رئیس شرکت تایید شده است.
همانطور که مشاهده شد: هنگام بررسی نمونه ای از ۵ قرارداد، مشخص شد که ۳ مورد از این قراردادها بیش از ۲۵۰۰۰ دلار ارزش داشتند اما توسط مدیر فروش تایید شده بودند. جزئیات قرارداد به این ترتیب است: قرارداد شماره ۲۰۱۷۰۰۱ – ۳۰،۰۰۰ دلار، قرارداد شماره ۲۰۱۷۱۲۰ – ۴۵،۰۰۰ دلار، قرارداد شماره ۲۰۱۷۳۸۰ – ۲۷،۰۰۰ دلار هستند که توسط مدیر فروش تایید شده اند.
همانطور که در مثال بالا می بینید، در  این فرمت به راحتی می توان مواردی که اتفاق می افتد را شناسایی کرد، و شواهدی وجود دارد که از این بیانیه را پشتیبانی می کند. این گزارش به فردی که مسئولیت مربوطه را دارد یا نماینده مدیریت شرکت ارائه می شود.

بیشتر بخوانید:  تشخیص گواهینامه ایزو معتبر تحت اعتبار ASCB

گزارش های عدم انطباق خوب نتیجه ممیزی را با ارزش می کند

دلیل اینکه ما حتما باید گزارش های ممیزی خوبی بنویسیم این است که افراد مسئول در شرکت ممیزی شونده و یا ممیزین بعدی با مطالعه این گزارش های ممیزی خوب و کاربردی، می توانند به علت اصلی و اقدام اصلاحی مربوطه به سرعت و بدون اتلاف وقت دست پیدا کنند. با یک گزارش عدم انطباق شامل جزئیات کافی، ما می توانیم اطمینان حاصل کنیم که فرایند ممیزی داخلی بهترین مزیت را برای شرکت فراهم می کند و به بهترین نحو ممکن به بهبود سیستم مدیریت کیفیت سازمان کمک می کند.


در صورتی که برای سازمان و شرکت خود مایل به اخذ گواهینامه های ایزو معتبر هستید می توانید این فرم را کامل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند. اگر هم مشاور و مدرس استانداردهای ایزو و سیستم های کیفی هستید با تکمیل این فرم به خانواده بزرگ ایزوسیستم بپیوندید…

اگر به دنبال گواهینامه های ایزو ارزان قیمت و بالطبع فیک(جعلی) و فاقد ارزش هستید لطفا با ما تماس نگیرید!


این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

تماس با ایزوسیستم ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳

ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.

هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!