مدیریت فرآیند کسب‌ و کار (BPM) چیست؟

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) چالشی بزرگ در اکثر سازمان‌ها است. بسیاری از صاحبان کسب‌و‌کار تصور می‌کنند که این اقدام هزینه‌ی زیادی دربر خواهد داشت یا فقط برای فرآیندهای عظیم ارزش دارد. BPM صرف نظر از اندازه برای کسب‌و‌کار شما مهم است. در ادامه‌ می‌توانید راهنمای کامل مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را مطالعه کنید. با ایزو سیستم همراه باشید.

فهرست مطالب

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) رشته‌ای سازمانی است که در آن شرکتی یک گام به عقب برمی‌دارد و به همه‌ی فرآیندها به‌طور کلی و جداگانه نگاه می‌کند. وضعیت فعلی را تجزیه‌وتحلیل می‌کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد سازمانی کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می‌کند.

مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM)، نحوه ‌ایجاد، ویرایش و تجزیه‌وتحلیل فرآیندهای قابل پیش‌بینی که بخش اصلی کسب‌و‌کار آن شرکت را تشکیل می‌دهد، است.

هر بخش در یک شرکت مسئول گرفتن مقداری مواد خام یا داده و تبدیل آن به چیز دیگری است. ممکن است دوازده یا چند فرآیند اصلی وجود داشته باشد که هر بخش مدیریت می‌شود.

آیا BPM مانند مدیریت وظیفه است یا مدیریت پروژه؟

مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار نه مدیریت وظیفه است که بر وظایف فردی تمرکز کند و نه مدیریت پروژه که جریان‌های یکباره یا غیرقابل پیش بینی را مدیریت کند.

مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که از یک پروژه ناشی می‌شود. این پروژه‌ها اغلب یک‌بار و غیر قابل تکرار هستند. هنگامی که این پروژه‌ها مانند کارهای ساختمانی به‌خوبی سازماندهی شده باشند، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند «Microsoft Project» استفاده می‌شود. Trello، Asana یا Kissflow Project ابزارهای خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های موردی یا ad-hoc هستند.

مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداومی که از یک الگوی قابل پیش‌بینی پیروی می‌کنند، متمرکز است.

چرا مدیریت فرآیند کسب و کار اهمیت دارد؟

هنگامی که فرآیندهای تجاری ضعیف، سازماندهی نشده و سیستماتیک باقی می‌مانند، می‌توانند منجربه آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از آنها می‌توانند اثرات کامل یک فرآیند، شروع و پایان آن، داده‌های کلیدی مورد نیاز و جایی که ناکارآمدی‌های احتمالی نهفته است را بررسی کنند و ببینند.

فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب‌وکار آسیب می‌زند و منجر‌به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:

زمان تلف شده
خطاهای بیشتر
افزایش سرزنش
کمبود داده
کارکنان بی روحیه

با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود ببخشند و تمامی جنبه‌های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند.

مراحل چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM)

مرحله ۱: طراحی

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع‌آوری داده‌ها و گردش کار برای پردازش آن هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد.

مرحله ۲: مدل سازی

فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند مهلت تحویل و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند ارائه دهید.

مرحله ۳: اجرا

ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران گسترش دهید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده‌اید.

مرحله ۴: نظارت

همان‌طور که در جریان کار انجام می‌شود، مراقب فرآیند باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی و تعیین محدودیت‌ها یا نقاط ضعف استفاده کنید.

مرحله ۵: بهینه سازی

همان‌طور که تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

سیستم‌های BPM را می‌توان براساس هدفی که در خدمت آنها هستند، طبقه‌بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب‌وکار وجود دارد:

BPM یکپارچه محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار، فرآیندهایی را مدیریت می‌کند که عمدتا بین سیستم‌های موجود شما (مانند HRMS، CRM، ERP) بدون دخالت انسانی زیاد، تغییر می‌کنند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار با محوریت یکپارچه‌سازی، اتصالات گسترده و دسترسی API دارند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که سریع حرکت می‌کنند.

BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان اجرا می‌شود. این اقدام اغلب دارای تأییدیه‌ها و وظایف زیادی هستند که توسط افراد انجام می‌شود. این پلتفرم‌ها در رابط کاربری دوستانه، اعلان‌های آسان و ردیابی سریع عالی هستند.

BPM سند محور

این نوع مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار زمانی مورد نیاز است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافق‌نامه) در قلب فرآیند باشد. BPM سند محور، مسیریابی، قالب‌بندی، تأیید و امضای سند را در حین عبور وظایف در جریان کار فعال می‌کنند.

اکثر سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار قادر خواهند بود عناصر هر یک از آن‌ها را ترکیب کنند، اما هر یک معمولا یک تخصص دارند.

مثال های مدیریت فرآیند کسب و کار

منابع انسانی

آیا تا به‌حال احساس کرده‌اید که فرآیند پذیرش سازمان شما بیش از حد پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می‌خواهد که فرم‌های کاغذی را پر کنند و درنهایت این‌کار آنها را خسته می‌کند؟ موارد به‌وجودآمده‌ی مذکور به‌این دلیل است که بخش منابع انسانی شما اصول مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) را ندارد. به‌کارگیری مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار، به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای منابع انسانی خود را به صورت سرتاسری خودکار کنید و در نتیجه هزینه، زمان و فرم های کاغذی را کاهش دهید. در اینجا چند مثال وجود دارد که چگونه مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار به بخش منابع انسانی شما کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشید:

تأیید سریع‌تر برگه‌های زمانی کارمندان
استخدام‌های جدید بدون دردسر

فروش

در اکثر سازمان‌ها، تیم فروش زمان قابل توجهی را صرف هماهنگی با تیم حساب های دریافتنی (AR) می‌کند تا فاکتورهای فروش را تایید کنند. حتی یک اشتباه تایپی کوچک در فاکتورها، زندگی فروشندگان را خراب می‌کند. اینجاست که مدیریت فرآیند کسب‌وکار به تصویر می‌آید؛ زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار می‌کند و در نتیجه احتمال خطاهای دستی و شفاف‌سازی‌های رفت و برگشتی بین فروشندگان و تیم AR را از بین می‌برد. در اینجا چند سناریو در بخش فروش وجود دارد که در آن مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند به آنها کمک کند تا فرآیندهای خود را ساده کنند:

گردش کار چرخه فروش خود را کوتاه کنید
به‌موقع با قیمت‌ها و فاکتورها همراه باشید

دارایی و سرمایه گذاری

یک تیم مالی هر روز با فرم‌های کاغذی و ایمیل مورد هجوم قرار می‌گیرد؛ زیرا هر چیزی که به بخش مالی مربوط شود، باید از طریق فرم‌های کاغذی و ایمیل بگذرد. برای مثال، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد ۵۰ لپ‌تاپ بخرد، قیمتی را که از فروشنده دریافت کرده است، برای تایید به تیم مالی ارسال می‌کند. این فقط یک مورد است. تصور کنید روزانه چه تعداد ایمیل و فرم‌های کاغذی از تیم‌های مختلف دریافت می‌شود. بدون وجود یک سیستم، مدیریت همه‌ دشوار است. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM) کمک می کند تا همه موارد را مدیریت کنند.

مزایای ادغام مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در تجارت شما آورده شده است:

کنترل فرآیندهای پر هرج و مرج و سخت
ایجاد، نقشه برداری، تجزیه‌وتحلیل و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار
اجرای عملیات روزمره با کارایی بیشتر
تحقق اهداف سازمانی بزرگتر
حرکت به‌سمت تحول دیجیتال
بهبود و بهینه‌سازی عملیات درهم

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

ایزوسیستم با تیمی مجرب و دارای تجربه‌ی گسترده، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انواع گواهینامه ایزو را پیاده سازی و اخذ کنند. رویکرد مشاوره ما بسیار حرفه‌ای، محدود به زمان و موثر است که منجر به سهولت اجرا می‌شود و به فرآیندهای تجاری سازمان مشتری ارزش می‌بخشد.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره‌ی انواع گواهینامه‌ ایزو، پیاده‌سازی ایزو و همچنین اخذ ایزو می‌توانید با شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ تماس حاصل فرمایید یا فرم اخذ ایزو را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.