مدیریت ادعا
مدیریت ادعا چیست؟
مدیریت ادعا (Claim Management) یک اصطلاح جمعی برای مشاوره و خدمات بی‌شماری است که توسط شرکت‌ها در رابطه با ادعای غرامت، جبران خسارت، استرداد یا هر راه‌‍حل دیگری برای ضرر مالی یا نقض تعهدات قراردادی ارائه می‌شود.
در زمینه تأمین مالی تجارت بین‌الملل، به‌طورکلی به خدماتی اطلاق می‌شود که تأمین‌کنندگان مالی تجاری برای تسویه ادعاهای شرکت در قبال محصولات کاهش ریسک مانند ضمانت‌نامه، اوراق قرضه یا بیمه متعارف ارائه میکنند. این طرح در زمانی که طرف تجاری مقابل آن‌ها شرایط قرارداد خود را زیر پا گذاشته باشد کاربرد دارد.
آشنایی با مفهوم مدیریت ادعا
یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات مدیریت ادعا به سه طریق عمل می‌کند:
نوع اول
محصول اصلی که مدیریت ادعا ارائه می‌کند، مشاوره است. مدیران ادعا می‌توانند به دارندگان بیمه‌نامه در مورد ادعای خود برای یک محصول مالی معین مشاوره دهند. سپس از آن‌ها برای اطمینان از دریافت کل وجوهی که حق دریافت آن را دارند حمایت کنند؛ همچنین ادعاها را با جزئیات بیشتری بررسی کنند تا شواهد بی طرفانه از یک منبع معتبر در مورد شرایط، شایستگی‌ها یا شرایط ارائه دهند.
نوع دوم
مدیریت ادعا به کمک به خود ادعا نیز اشاره دارد. یعنی تعیین اینکه کدام یک از طرفین، مسئول هرگونه تخلف تحت شرایط قرارداد و مبلغی است که باید به عنوان بخشی از ادعا پرداخت شود. اگر محصول ساده باشد (مانند گارانتی) یا شرایط محصول مشخص باشد، این می‌تواند به سادگی پرداخت مبلغی مالی به طرف دارنده بیمه‌نامه باشد.
در دعاوی مربوط به محصولات پیچیده‌تر (مانند اوراق قرضه عملکرد)، مدیریت ادعا می‌تواند شامل بررسی چرایی نقض شرایط قرارداد و تعیین مسئولیت باشد. مدیریت ادعا همچنین شامل بازپرداخت مبلغ پرداختی به یک طرف از طرف مسئول دیگر است.
نوع سوم
در نهایت، مدیریت ادعا می‌تواند به تحقیق در مورد تخلفات مربوط به محصولات مالی تجارت نیز اشاره کند. این نوع، معمولاً به شکل خدمات پیشگیری از تقلب است، که در آن شرکت‌ها می‌توانند ادعاها را بررسی کنند تا مشخص کنند آیا هرگونه رفتار متقلبانه صورت گرفته است یا خیر.
مزایا و معایب مدیریت ادعا
مدیریت ادعا مزایایی را برای شرکت و ذی‌نفعان به همراه دارد. این سیستم به شما کمک می‌کند تا:
شرکت‌ها
- ادعاها و مسئولیت‌ها را برای جلوگیری از اقدام قانونی ارزیابی کنید.
- با مدیریت سریع و تسویه مطالبات، رضایت مشتری را حفظ کنید.
- با به حداکثر رساندن ثبات در فرایند ادعا، خطاها را حذف کنید.
- موارد متقلبانه یا مشکوک را به سرعت شناسایی و بررسی کنید.
- با کاهش تأخیرها و ادعاهای تقلبی سودآوری خود را حفظ کنید.
مدعیان
- مشاوره سفارشی در مورد یک ادعای خاص برای به حداکثر رساندن امنیت خود را دریافت کنید.
- در طول فرایند بازپس‌گیری، منابع مالی خود را پشتیبانی کنید.
- تخصص در مورد پیچیدگی‌ها یا مسائل قانونی، نظارتی و مالی را افزایش دهید.
- هزینه‌های ناشی از تاخیرهای طولانی مدت قبل از تسویه حساب را کاهش دهید.
نحوه دسترسی به مدیریت ادعا
به طور کلی، اگر محصول مالی را با هدف محدود کردن مسئولیت و ریسک مالی از یک تامین‌کننده خریداری کرده‌اید، ارائه‌دهنده سطحی از مدیریت ادعا را در مورد آن محصول درنظر می‌گیرد. با این حال، تعدادی از بانک‌ها، تامین‌کنندگان مالی تجاری و شرکت‌های مستقل می‌توانند خدمات مدیریت ادعای سفارشی را هم به مدعیان (در رابطه با مطالبات پیچیده خاص) و هم به شرکت‌ها (در رابطه با ادعاهایی که نیاز به بررسی، ارزش‌گذاری و پرداخت دارند) ارائه دهند.
نکاتی که باید در نظر بگیرید
برای طراحی و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت ادعا موثر، باید مواردی را در زمان‌های مختلف درنظر بگیرید:
زمانی که نیاز به ادعا دارید
زمان لازم را صرف کنید: نقض قرارداد یک موضوع جدی است و اغلب مقادیر زیادی از منابع مالی در خطر است. زمانی را برای در نظر گرفتن پیامدهای آن برای خود و سایر طرف‌های درگیر در نظر بگیرید و آن‌ها را از آنچه اتفاق افتاده آگاه کنید.
اطلاعات کلیدی را بررسی کنید: شرایط مهم محصول مالی را که خریداری کرده‌اید – پرداخت‌ها، شرایط و کارمزدها – و اینکه چه رویه‌ای باید برای ادعای آن دنبال کنید را بررسی و درک کنید.
موضع خود را روشن کنید: باید هر گونه ادعای احتمالی را با سرمایه گذار تجاری که محصول شما را صادر کرده است، در میان بگذارید. برای اینکه فرایند مدیریت ادعا علیه آن محصول را درک کنید، باید بدانید چه شرکت و چه تیمی کار مربوطه را انجام خواهند داد و چه تضمینی برای حل و فصل آن به شما می‌دهند.
هنگام انتخاب شریک
بازار را جستجو کنید: شرکت‌های زیادی وجود دارند که خدمات مدیریت ادعا را ارائه می‌دهند. هر کدام از این شرکت‌ها می‌توانند تخصص‌ها و قابلیت‌های متفاوتی را ارائه‌دهند. انتخاب شما بر کیفیت خدماتی که دریافت می‌کنید و همچنین بر نتیجه ادعای شما تأثیر می‌گذارد.
حقوق و مسئولیت خود را بشناسید: مقررات سختگیرانه‌ای بر صنعت مدیریت خسارت حاکم است. معمولاً نمایندگانی که با ادعاها سروکار دارند باید افراد واجد شرایطی باشند که در مؤسسات معتبر کار میکنند تا بتوانند به طور مؤثر ادعاها را مدیریت کنند.
هزینه‌ها را مدیریت کنید: هزینه‌های مربوط به مدیریت ادعا به خدمات ارائه شده بستگی دارد. کارمزدهای قابل توجهی ممکن است در شرایط خاصی اعمال شود، مثلاً اگر متعاقباً از یک خط‌مشی انصراف دهید یا بخواهید مدیر ادعای خود را تغییر دهید. قبل از تعامل با یک شریک مدیریت، این را بیابید.
هنگام موافقت با شرایط
تسویه حساب خود را در نظر بگیرید: نحوه مدیریت ادعا می‌تواند بر شکل تسویه حساب شما تأثیر بگذارد.
حقوق خود را تأیید کنید: بسیاری از مدیران ادعا افرادی را که می‌توانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید، محدود میکنند. اگر می‌خواهید از نمایندگان، شرکت‌ها یا پیمانکاران دیگر استفاده کنید، توانایی خود را برای انجام این کار بررسی کنید.
به مذاکرات خود انعطاف دهید: معمولاً طرفین حق قانونی دارند که هر قرارداد مدیریت ادعا را در یک بازه زمانی ثابت (معمولاً ۱۴روز) لغو کنند. اطمینان حاصل کنید که این مورد در هر مذاکره بر سر قرارداد برای مدیریت ادعای شما گنجانده شده است.
نقش مدیریت ادعا در فعالیت‌های صنعتی
پروژه‌های بزرگ در زمینه پیمانکاری و صنعتی به فرایند مدیریت ادعا نیاز دارند. یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت ادعا این است که در شروع پروژه، مواردی که پتانسیل ایجاد مسأله دارند را به صورت ریشه‌ای حل کنیم.
همیشه حل مسائل در آغاز پروژه و قراردادها برای طرفین بسیار ارزان‌تر و ساده‌تر تمام می‌شود. در نتیجه مدیریت ادعا باید در تمام چرخه زمانی پروژه با استفاده از شیوه‌های مؤثر صورت پذیرد.
مدیریت ادعا در پروژه‌های ساخت و ساز
در روند ادعاهای پروژه‌های عمرانی و صنعتی همیشه دو طرف وجود دارد. یک طرف که ادعا می‌کند و طرف دیگه که ادعا علیه اوست. در الحاقیه ساخت استاندارد PMBOK، چهار فرایند برای مدیریت دعاوی تعریف شده است:
شناسایی دعوی: در این بخش، دعوی شناسایی و مستندسازی می‌گردد.
کمی سازی: اثرات دعوی طرح شده، بر اهداف پروژه و قرارداد اندازه‌گیری می‌شود.
پیشگیری: سعی می‌شود زمینه‌ها و بسترهای ایجاد دعوی در پروژه کاهش یابد.
حل‌وفصل: دعوی از روش‌های متفاوتی همچون مذاکره، میانجی‌گری، حکمیت و نهایتا دعوی حقوقی حل‌وفصل می‌شود.
جمع‌بندی
وجود الزامات و ضوابطی برای کنترل فرایندهای پروژه، روند پیشرفت آن را سریع‌تر کرده و از بروز هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند؛ همچنین زمانی که صرف حل‌وفصل دعوی می‌شود را به حداقل می‌رساند. با توجه به اینکه همیشه بین کارفرما و پیمانکار اختلافات متعددی وجود دارد، بنابراین استفاده از ضوابطی برای کنترل آن لازم است.
به همین منظور به کارگیری مدیریت ادعا در قراردادها و مفاد پروژه برای پیشگیری یا حل‌وفصل سریع اختلافات، از اهمیت بالایی برخوردار است.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.
برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
