اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ – مراحل، شرایط و مدارک لازم

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

۰۲۳-۳۶۶۵۰ (۳۰ خط) ۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴

مشاوره رایگان

سفارش گواهینامه ایزو

اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، نیاز به ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت مطابق با استاندارد ISO 9001 دارد. این سیستم باید با ممیزی داخلی، از عملکرد و تطابق کسب‌وکار شما با الزامات استاندارد اطمینان حاصل کند، و با یک ممیزی خارجی که بوسیله مرجع صدور انجام می‌شود سیستم کنترل کیفیت شما را تضمین کند. در این مقاله، نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و مراحل، شرایط و مدارک مورد نیاز برای دستیابی به این گواهینامه را بررسی می‌کنیم.

نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱

نحوه اخذ ایزو ۹۰۰۱ برای بسیاری از مدیران و صاحبان کسب‌وکار، یک دغدغه مهم است. در حالی که هدف اکثر شرکت‌ها، دستیابی سریع و آسان به گواهینامه‌های ایزو است، اما موفقیت و پایداری بلندمدت در این مسیر به نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و راه‌اندازی سیستم مدیریت کیفیت بستگی دارد. تنظیم سیستم ISO متناسب با شرکت و نیازهای خاص آن بسیار حیاتی است. اقدام از طریق مراجع صدور معتبر مانند EIQM و کمک گرفتن از مراکز مشاوره نظیر ایزوسیستم، تضمین می‌کند که ISO 9001 به صورت موثر در سازمان شما پیاده‌سازی شده و فرآیندهای کسب‌وکار شما را کارآمدتر کند.

چگونه گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را دریافت کنیم؟

می‌خواهید ایزو ۹۰۰۱ بگیرید ولی نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟ نگران نباشید، این فرایند را به صورت ساده بررسی می‌کنیم. اول از همه، باید یه سیستم مدیریت کیفیت کارامد راه بندازید. یعنی چی؟ یعنی باید جوری کار کنید که همه چیز طبق استاندارد باشد. بعد سیستم خود را چک کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست پیش می‌رود. در آخر هم یک بازرس خارجی سیستم شما را چک می‌کند و اگر مورد تائیدش بودید، گواهی ایزو ۹۰۰۱ برای شما صادر می‌شود.

نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند پیچیده به نظر برسد اما در مجموع شرکت‌ها، به خصوص شرکت‌های کوچک و متوسط، نیازی به پیچیده‌کردن این فرآیند ندارند. در ادامه سعی کردیم این فرایند را ساده‌سازی کنیم و یک راهنمای پنج مرحله‌ای برای دریافت گواهینامه iso 9001 ارائه کنیم. استفاده از این راهنما، مسیری مطمئن و بدون استرس را برای شما فراهم می‌کند. مراحل اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ شامل مراحل زیر است:

مرحله ۱: آماده‌سازی

باید پایه‌ریزی موفقیت‌آمیز گواهینامه ISO 9001 را با تمرکز بر فعالیت‌های اساسی مانند آموزش، انجام تحلیل‌های شکاف و برنامه‌ریزی برای بهبود سیستم فعلی انجام دهید.

مرحله ۲: مستندسازی

نوشتن مستندات مورد نیاز، اغلب چالش‌برانگیزترین و زمان‌برترین مرحله در فرآیند پیاده‌سازی استاندارد است. در این مرحله، شما باید هر یک از الزامات ISO 9001 را در زمینه شرکت خود تفسیر کرده و رویه‌های سفارشی را توسعه دهید.

مرحله ۳: پیاده‌سازی

پیاده‌سازی شامل معرفی رویه‌های جدید به کارکنان سازمان و کمک به آن‌ها برای سازگاری و بهبود فرآیندهای کاریشان مطابق با الزامات ایزو ۹۰۰۱ است. این مرحله با ایجاد بهبودهای فراوان در فرآیندها و افزایش بهره‌وری برای شرکت شما همراه است.

مرحله ۴: ممیزی داخلی

ممیزی‌های داخلی به عنوان یک بازرسی‌ برای اطمینان از پیاده‌سازی موثر سیستم ISO 9001 در سراسر سازمان عمل می‌کنند. انجام یک ممیزی داخلی کامل قبل از صدور گواهینامه الزامی است.

مرحله ۵: صدور گواهینامه

سپس یک ممیزی خارجی توسط مرجع صدور گواهینامه انجام شده و در صورت تائید انطباق، گواهینامه ISO 9001 برای شما صادر می‌شود. این مرحله شامل انتخاب مرجع صدور معتبر، آماده‌سازی برای ممیزی خارجی و توجه به فعالیت‌های لازم برای حفظ گواهینامه شما می‌باشد.

تعیین استراتژی برای نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱

انتخاب استراتژی پیاده‌سازی مناسب برای موفقیت سیستم مدیریت کیفیت شما بسیار مهم است. برای شروع فرآیند، ابتدا باید بهترین رویکرد برای پروژه خود را تعیین کنید: به‌طور مستقل آن را مدیریت کنید یا از یک مشاور استفاده کنید. گزینه‌های شما شامل موارد زیر است:

گزینه ۱: پیاده‌سازی مستقل

شما می‌توانید با پیروی از پنج مرحله‌ای که در این راهنما بررسی کردیم، به‌طور مستقل پیاده‌سازی استاندارد را انجام دهید. با این حال، اگر سیستم پیچیده‌ای دارید ممکن است حتی با صرف زمان و تلاش قابل توجه باز هم خود را در معرض خطر اشتباهات جبران‌ناپذیر قرار دهید. این مسیر گاها می‌تواند انتخابی پرهزینه‌ و وقت‌گیر باشد.

گزینه ۲: برون‌سپاری کامل

اگر نیاز به دریافت سریع گواهینامه دارید و یا منابع لازم برای اختصاص کارکنان به پروژه ندارید، برون‌سپاری کامل پروژه ISO 9001 به مشاوران متخصص در این حوزه بهترین راه حل است. استفاده از خدمات کامل مراکز مشاوره مانند ایزوسیستم، به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا در فاصله ۲ تا ۳ هفته کاری گواهینامه مورد نیاز خود را اخذ کنند.

گزینه ۳: روش ترکیبی

با ترکیب دو روش بالا نیز می‌توانید یک راه‌حل سفارشی ایجاد کنید. به این صورت که شما کار را در داخل شرکت مدیریت می‌کنید، و هم زمان از خدمات مشاوره ایزو نیز برای بخش‌های خاصی از فرایند کمک می‌گیرید.

تا اینجا با کلیت نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و مراحل آن آشنا شدید. در ادامه بخش‌های مختلف و جزئیات هر مرحله را بررسی می‌کنیم. اگر قصد دارید این سیستم را در سازمان خود پیاده‎سازی کنید با ما همراه شوید:

راهنمای گام‌به‌گام مراحل اخذ ایزو ۹۰۰۱

پنج مرحله‌ای که در ادامه بررسی می‌کنیم، یک نقشه راه ساده و دقیق برای دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ارائه می‌دهد. اگر تصمیم دارید استاندارد ISO 9001 را به طور مستقل پیاده‌سازی کنید، توصیه می‌کنیم حتما مراحل زیر را با دقت مطالعه کرده و به طور کامل از آن‌ها پیروی کنید. نادیده گرفتن این مراحل می‌تواند اثربخشی پیاده‌سازی شما را به خطر بیندازد.

همان طور که قبلا گفتیم پنج مرحله دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ عبارت‌اند از:

1. آماده‌سازی
2. مستندسازی
3. پیاده‌سازی
4. ممیزی
5. صدور گواهینامه

در ادامه هر یک از این مراحل را با جزئیات بررسی می‌کنیم:

مرحله ۱: آماده‌سازی

انتخاب صحیح نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ برای ایجاد یک سیستم موفق ضروری است و می‌تواند مزایای فراوانی برای شرکت‌ها به همراه داشته باشد. این مرحله نه تنها بر نتیجه پروژه دریافت گواهینامه تأثیر می‌گذارد، بلکه بر پایداری بلندمدت سیستم مدیریت کیفیت نیز تأثیرگذار است. در این مرحله باید به انتظارات زیر پاسخ دهید:

مسئول پروژه را مشخص کنید

صرف‌نظر از رویکرد انتخاب شده، شرکت‌هایی که به دنبال گواهینامه هستند به یک فرد مسئول نیاز دارند که مسئول فرایند اخذ و نگهداری گواهینامه است. این فرد معمولاً باید یک مدیر کیفیت یا اجرایی باشد اما می‌توانید هر کسی با اختیار کافی برای پیاده‌سازی و تغییر فرآیندهای عملیاتی را انتخاب کنید. اگر شرکت‌ شما چند لوکیشن مختلف دارد، توصیه می‌کنیم نمایندگان مدیریت محلی را برای نظارت بر پروژه منصوب کنید.

آموزش ببینید

اگر شما مسئول فرآیند صدور گواهینامه و سیستم کیفیت هستید، باید استاندارد ISO 9001:2015 و الزامات آن را درک کنید و بدانید چگونه آن‌ها را در شرکت خود اعمال کنید. همچنین باید بتوانید پروژه صدور گواهینامه را برنامه‌ریزی و اجرا کنید.

کار با یک مشاور می‌تواند تجربه و دانش ارزشمندی فراهم کند، اما عدم وجود آموزش رسمی می‌تواند به عنوان یک نقطه ضعف تلقی شود. برای این آموزش‌ها می‌توانید از دوره‌های آنلاین یا دوره‌های حضوری و فعالیت‌های عملی استفاده کنید.

الزامات را اجرایی کنید

مدیریت ارشد نقش حیاتی در اطمینان از موفقیت پروژه ISO 9001 ایفا می‌کند. توجه کنید که تنها آشنایی با اصول و الزامات استاندارد کافی نیست؛ لازم است که مدیران اجرایی نیز درک و راهنمایی لازم در مورد نقش ISO 9001 در کسب‌وکار را داشته باشند و الزامات را عملی کنند.

اهداف خود را تعیین کنید

گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند مزایای قابل توجهی، هم در زمینه عملیاتی و هم بازاریابی، ارائه دهد. اما بهره‌مند شدن از این مزایا نیازمند بهبود مستمر در راستای اهداف مشخص‌شده سازمان است. بر این اساس، باید در ابتدای مسیر با کمک رهبری و تیم اجرایی، اهداف خود را شناسایی و تعریف کنید.

دامنه را تعریف کنید

به جای اعمال ISO 9001 در کل سازمان، می‌توانید محصولات، بخش‌ها یا مکان‌های خاصی را مستثنی کنید. و با شروع از عملکردهای حیاتی، الزامات را به تدریج اجرا کنید. با این حال، مزایا و معایب محدود کردن دامنه نیاز به بررسی دقیق دارد و اعمال یکنواخت استاندارد در کل دامنه سازمان شما می‌تواند مزایای قابل توجهی به همراه داشته باشد.

انگیزه کارکنان را بالا ببرید

قبل از شروع اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما با مزایاISO  آشنا هستند. آن‌ها را آگاه کنید که چگونه گواهینامه ISO 9001 می‌تواند به شرکت و کارکنان کمک کند. تأثیرات مثبت آن بر امنیت شغلی، رضایت کارکنان و فرآیندهای کاری را توضیح دهید تا آن‌ها را در پیاده‌سازی استاندارد سهیم کنید.

نقاط ضعف سیستم فعلی را تحلیل کنید

انجام تحلیل شکاف در روند اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند در ارزیابی میزان تطابق سازمان شما با الزامات استاندارد و شناسایی نواحی‌ای که دارای ضعف هستند مفید باشد. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند شناسایی کرده و یک برنامه پروژه بهتر با اهداف و تاریخ‌های دقیق‌تری تهیه کنید.

مشاوران ایزو ۹۰۰۱  از تحلیل شکاف برای آشنایی بیشتر با شرکت شما استفاده می‌کنند. این فرایند به ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که در حال پیاده‌سازی استاندارد هستند، می‌تواند موثر باشد.

برنامه‌ریزی پروژه را شخصی‌سازی کنید

پیشنهاد می‌کنیم که با تمرکز بر مراحل پیاده‌سازی، اهداف واضح، تاریخ‌های موردنظر برای تحقق اهداف و اختصاص مسئولیت‌ها، یک برنامه‌ریزی ساده برای پروژه خود تنظیم کنید. شرکت‌های کوچک و متوسط باید از نمودارهای گانت و پیچیدگی‌هایی که ممکن است از کمیته‌های هدایت متورم ناشی شود، اجتناب کنند.

شما می‌توانید از چک‌لیست پیاده‌سازی ISO 9001 برای ایجاد یک برنامه با مسئولیت‌ها و جدول زمانی استفاده کنید، یا از مشاور برای توسعه یک برنامه سفارشی که بهترین نیازهای شما را برآورده می‌کند، کمک بگیرید.

مرحله ۲: مستندسازی

هنگام مشخص‌کردن نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، یکی از چالش‌برانگیزترین مراحل پیاده‌سازی، ایجاد مستندات است. این فرآیند به دلیل نیاز به تطابق اسناد با الزامات فنی استاندارد و درک، تفسیر و اعمال این الزامات در شرکت شما، می‌تواند دلهره‌آور باشد.

از آنجا که این مستندات به طور مستقیم بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارند، بسیار مهم است که آن‌ها را دقیقاً مطابق با نیازها و شرایط خاص شرکت خود تهیه و تنظیم کنید. اگر فرآیند دریافت گواهینامه را برون‌سپاری کرده‌اید، مطمئن شوید که مشاور قبل از نوشتن مستندات به خوبی با شرکت شما آشنا شده باشد. و اگر از الگوها استفاده می‌کنید، با دقت به دستورالعمل‌های انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی توجه کنید تا اطمینان حاصل کنید که با نیازهای خاص شما همخوانی دارند. در این مرحله باید به انتظارات زیر پاسخ دهید:

مستندات مورد نیاز را مشخص کنید

چندین جزء کلیدی باید در سیستم مدیریت کیفیت شما وجود داشته باشد:

• سیاست کیفیت
• اهداف کیفیت
• دامنه کاربرد
• رویه‌ها
• دستورالعمل‌های کاری
• فرم‌ها
• نقشه‌های فرآیند (نمودار جریان)

توصیه می‌کنیم که به تعداد لازم رویه ایجاد کنید تا الزامات ISO 9001 را به طور کامل پوشش دهید. شما ملزم نیستید ساختار استاندارد ISO را دنبال کنید؛ بلکه، رویه‌های شما می‌تواند بندهای استاندارد را بر اساس نیازهای کسب‌وکارتان ترکیب یا تفکیک کند.

ایجاد فرم‌ها و چک‌لیست‌ها نیز می‌توانند در صرفه‌جویی زمان و تلاش برای برآورده کردن الزامات ISO 9001 کمک کنند.

علاوه بر رویه‌های سطح بالا، مراحل دقیق انجام فرآیندها باید از طریق دستورالعمل‌های کاری توضیح داده شود و نقشه‌های فرآیند برای ارائه بینش در مورد جریان‌های کاری استفاده می‌شوند که این موضوعات در مرحله ۳ مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

اهمیت مستندات را درک کنید

مستندسازی نحوه اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ به تسهیل ایجاد و اجرای مداوم فرایندها کمک می‌کند چون هر فرآیند کاری که مستندسازی شد، باید به آن عمل شود. البته این مستندات باید فقط در جایی ایجاد شوند که ارزش افزوده داشته باشند. برای داشتن سیستم‌های استاندارد متعادل باید از هر دو نوع افراط بیش از حد یا کمبود مستندات اجتناب ‌کنید.

سوابق را ثبت کنید

سوابق ثبت‌شده، شواهدی ارائه می‌دهند که سازمان شما الزامات ذکر شده در رویه‌ها، سیاست کیفیت، اهداف کیفیت و دستورالعمل‌های کاری را برآورده می‌کند. ISO 9001:2015 به طور خاص در ۱۶ بند به سوابق نیاز دارد.

مستندات را ایجاد کنید

مستندات ISO شما باید متناسب با کسب‌وکار شما باشد و نمی‌تواند توسط کسی که با شرکت شما آشنا نیست نوشته شود.  کسب و کارهای کوچک یا متوسط، می‌توانند از الگوهای مشخص و برای تهیه مستندات استفاده کنند اما در شرکت‌های بزرگ‌ و با فرایندهای پیچیده، حتی یک فرد داخلی نیز نباید این وظیفه را به تنهایی انجام دهد و به یک تیم و مشاور متخصص برای شخصی‌سازی مستندات احتیاج دارد. با این حال، در ادامه یک رویکرد پیشنهادی برای تهیه مستندات ایزو ۹۰۰۱ را بررسی می‌کنیم:

• الزامات و تفاسیر عمومی بندها را مطالعه کنید.
• تعیین کنید که هر بند کدام عملکردهای سازمانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
• بر اساس تحلیل شکاف، سطح کنونی تطابق سیستم با الزامات استاندارد را تعیین کنید.
• راه‌های ممکن برای پذیرش الزامات را مورد بحث قرار دهید.
• وقتی به اجماع در مورد بهترین فرآیند رسیدید، آن را مکتوب کنید.

در مستندسازی به نکات زیر توجه کنید

متن استاندارد هیچ قالب، ساختار یا سیستم شماره‌گذاری خاصی را تجویز نمی‌کند. با این حال، رعایت نکات زیر می‌تواند به شما کمک کند:

• به دنبال ساده‌ترین راه برای برآورده‌کردن یک الزام باشید و آن را با کسب‌وکار خود تطبیق دهید.
• از نمودارها و تصاویر به جای متن‌های طولانی استفاده کنید.
• از یک چیدمان جذاب و قابل فهم استفاده کنید.
• از ارجاعات وقت‌گیر به سایر مستندات خودداری کنید.
• از الزامات نامتناسب با فرهنگ شرکت خود خودداری کنید.

میانبرهای موجود در تهیه مستندات را بشناسید

آماده‌سازی همه مستندات ISO می‌تواند زمان‌بر، پیچیده و مستعد اشتباه باشد؛ استفاده از قالب‌های مستندسازی یک راه حل برای این مشکل است. اسناد پیش‌نویس‌شده‌ای وجود دارد که برای تطبیق با نیازهای شرکت و حوزه فعالیت شما طراحی شده‌اند. مجموعه‌های مشاور ایزو می‌توانند این قالب‌ها را در اختیار شما قرار دهند. البته این مستندات جامع هستند و پس از دریافت آن لازم است مواردی را اجرایی کنید که با نیازهای خاص سازمان شما همخوانی دارند و سپس باقی مراحل اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را طی کنید.

مرحله ۳: پیاده‌سازی

حالا که سیستم مدیریت کیفیت خود را مطابق با الزامات ISO 9001 طراحی کرده‌اید، زمان آن است که برنامه‌های خود را به عمل تبدیل کنید. مرحله پیاده‌سازی بسیار مهم است زیرا شامل معرفی رویه‌ها به نیروی کار شما و راهنمایی آن‌ها برای انجام اقدامات لازم برای بهبود فرآیندهای کاری‌شان می‌شود.

برای اطمینان از موفقیت سیستم مدیریت کیفیت خود، ضروری است که یک انگیزه قوی برای پذیرش این فرآیندهای کاری جدید ایجاد کنید. علاوه بر این، رویه‌های جدید باید به گونه‌ای طراحی شوند که کارآمد و کاربرپسند باشند تا ادغام بدون مشکل در عملیات روزانه را تشویق کنند. در این مرحله باید به انتظارات زیر پاسخ دهید:

سیاست کیفیت خود را معرفی کنید

مرحله پیاده‌سازی را با معرفی سیستم توسط مدیریت ارشد و توضیحاتی درباره سیاست کیفیت، اهمیت آن و نشان دادن چگونگی اجرای آن توسط کارکنان آغاز کنید. بسیار مهم است که کارکنان این سیاست را درک کرده و بتوانند آن را با مسئولیت‌های شغلی خود ارتباط دهند، زیرا این درک بخشی ضروری از الزامات گواهینامه ISO 9001 است.

مدیران بخش‌های مختلف را با سیستم مدیریت استاندارد آشنا کنید

مدیران و رهبران بخش‌های مختلف نقش حیاتی در تبدیل سیستم استاندارد به بخشی از عملیات روزانه دارند. تجهیز آن‌ها به دانش و مهارت‌های لازم برای استفاده از ISO 9001 برای منافع ملموس و مشارکت فعال آن‌ها در فرآیند پیاده‌سازی بسیار مهم است.

رویه‌های موردنظر خود را معرفی کنید

یکی از مراحل کلیدی در فرآیند پیاده‌سازی، معرفی تدریجی رویه‌ها است که از کنترل مستندات شروع می‌شود. روش ارتباط این الزامات می‌تواند بسته به اندازه سازمان شما متفاوت باشد.

برای بهبود فرآیندها اقدام کنید

پیاده‌سازی این رویه‌ها فرصتی برای بهبود فرآیندها فراهم می‌کند. کارکنان را آموزش دهید تا فرآیندهای کاری خود را مطابق با الزامات جدید استاندارد طراحی کنند. این رویکرد انگیزه را تقویت می‌کند، بهبود فرآیندها را به همراه دارد و موجب پذیرش خودکار رویه‌های ISO می‌شود.

تیم‌ها می‌توانند این کار را با ترسیم بصری فرآیندهای کاری موجود خود روی تخته سفید آغاز کنند، از فلوچارت‌ها برای شناسایی ارتباطات بین عملکردهای مختلف و تعیین گلوگاه‌ها، تکرارها و تأخیرها استفاده کنند. پس از رسیدن به اجماع در مورد بهبودها، جریان‌های کاری طراحی شده جدید باید مستند شوند.

دستورالعمل‌های کاری را توسط کارکنان توسعه دهید

توسعه دستورالعمل‌های کاری (که راهنمای گام به گام برای فعالیت‌های مختلف را ارائه می‌دهند) بر اساس استانداردISO ، به ویژه در مواردی که ارزش افزوده به همراه دارند یا به فعالیت‌های نادر و پرخطر مربوط می‌شوند ضروری هستند.

این دستورالعمل‌ها باید توسط کارکنانی که مستقیماً در کار دخیل هستند نوشته شوند، و می‌توانند از هر قالبی مانند متن، فلوچارت‌ و رسانه‌های بصری استفاده کنند، به شرطی که برای کاربر نهایی مفید باشد.

سوابق را نگهداری کنید

اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ نیاز به نگهداری سوابق جامع دارد. همانطور که الزامات ISO را در عملیات خود ادغام می‌کنید، سوابق نیز باید ثبت و بایگانی ‌شوند. این سوابق هنگام ارزیابی انطباق سیستم با استاندارد، توسط ممیزان مورد بررسی قرار می‌گیرند.

مرحله ۴: ممیزی داخلی

در مسیر اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، ممیزی‌های داخلی نقش مهمی در اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شما ایفا می‌کنند. این بازرسی‌های خودی شامل مشاهده فرآیندهای کاری، مصاحبه با مدیریت و کارکنان و بررسی سوابق است. هدف این است که انطباق رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری خودتان با الزامات ISO 9001 را تایید کنید. ممیزی‌های داخلی باید قبل از درخواست گواهینامه و به صورت دوره‌ای انجام شوند.

معمولاً ممیزی‌های داخلی توسط کارکنانی که بر بخش‌های مختلف سیستم تسلط دارند انجام می‌شود. با این حال، برخی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند برنامه ممیزی را به متخصصان خارجی واگذار کنند. انتخاب این روش به منابع و تخصص موجود در سازمان شما بستگی دارد. در این مرحله باید به انتظارات زیر پاسخ دهید:

برنامه ممیزی را مشخص کنید

برای ایجاد یک برنامه ممیزی موثر، باید زمان‌بندی و روش‌هایی برای برنامه‌ریزی و آماده‌سازی ممیزی‌های خود تهیه کنید. این مرحله شامل ایجاد اسناد، فرم‌ها و چک‌لیست‌هایی است که از فرآیند ممیزی حمایت می‌کنند. خوشبختانه، با داشتن ابزارها و منابع مناسب مانند چک‌لیست‌های ممیزی موجود، این فرایند می‌تواند کار ساده‌ای باشد.

ممیزان موردنظر خود را تعیین کنید

کسب و کارهای کوچک اغلب به مدیر کیفیت یا حتی بازرس ایمنی خود برای انجام ممیزی‌های داخلی متکی هستند. اما شرکت‌های بزرگتر ممکن است تیمی از ممیزان تشکیل دهند تا کار را بین افراد تقسیم کنند. در بیشتر موارد، انجام وظایف ممیزی به عنوان یک مسئولیت اضافی به وظایف شغلی عادی آن‌ها اضافه می‌شود.

آموزش لازم را در اختیار ممیزان قرار دهید

توجه کنید که ممیزان باید کاملا با الزامات استاندارد ISO 9001:2015 آشنا باشند تا بتوانند به طور دقیق اجرای موثر آن را تأیید کنند. آن‌ها باید مهارت‌های ممیزی قوی داشته باشند، قادر به تهیه گزارش نتایج ممیزی باشند و اقدامات اصلاحی لازم را پیگیری کنند. ایده‌آل این است که ممیزان توانایی ترویج بهترین شیوه‌ها و افزودن ارزش عملیاتی به سازمان را نیز داشته باشند.

ممیزی‌ها را زودتر از موعد شروع کنید

ممیزی‌های داخلی می‌توانند به عنوان ابزارهای آموزشی ارزشمندی برای حمایت از پیاده‌سازی استانداردهای ISO عمل کنند. شما می‌توانید از آن‌ها برای آشنا کردن مدیریت و کارکنان با فرآیندهای جدید استفاده کنید. بنابراین، توصیه می‌شود ممیزی‌ها را هم‌زمان با آغاز مرحله ۳ (پیاده‌سازی استاندارد) شروع کنید. در ابتدا، می‌توانید ممیزی‌های خود را بر روی الزامات یا رویه‌های خاص متمرکز کنید و با پیشرفت سیستم، دامنه ممیزی‌های خود را گسترش دهید تا کل فرآیندهای کاری را پوشش دهد.

یک ممیزی جامع انجام دهید

برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، سازمان شما باید یک ممیزی داخلی جامع را با موفقیت به پایان برساند. این ممیزی باید کل سیستم مدیریت کیفیت ISO شما را شامل شود. با این حال، نیازی نیست که هر بخش برای انطباق با هر الزام بررسی شود. ممیزی می‌تواند به چندین ممیزی جزئی تقسیم شود، که به شما اجازه می‌دهد بر بخش‌ها یا فرآیندهای خاصی در هر زمان تمرکز کنید.

پس از انجام یک ممیزی داخلی کامل و برطرف کردن هرگونه عدم انطباق شناسایی‌شده، شما برای انجام یک ممیزی خارجی توسط مرجع صدور مورد نظر خود آماده هستید.

مرحله ۵: صدور گواهینامه ایزو ۹۰۰۱

همان‌طور که گفتیم برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، شرکت شما باید یک ممیزی خارجی را که توسط یک ممیز مستقل انجام می‌شود با موفقیت پشت سر بگذارد. پس از اینکه شرکت شما با موفقیت ممیزی را کامل کرده و هرگونه عدم انطباق شناسایی شده را با رضایت ممیز برطرف کرد، گواهینامه ISO 9001 که به مدت سه سال معتبر است، برای شما صادر می‌شود.

پیش از ممیزی گواهینامه، بسیار مهم است که شرکت شما یک ممیزی داخلی کامل انجام دهد و سوابق کافی برای تایید اجرای موثر سیستم مدیریت کیفیت شما و انطباق با تمام الزامات ISO 9001 جمع‌آوری کند. در این مرحله باید به انتظارات زیر پاسخ دهید:

مرجع صدور مورد نظر خود را انتخاب کنید

مرجع صدور گواهی ایزو یک نهاد مستقل است که مسئولیت ارسال ممیز و صدور گواهینامه ISO 9001 شما را بر عهده دارد. توجه کنید برای صدور ایزو مرجع‌هایی معتبر هستند که توسط سازمان‌های اعتباربخشی ASCB یا IAF تأیید شده باشند.

شرکت و کارکنان خود را برای پروسه ممیزی آماده کنید

آماده‌سازی کارکنان و مجموعه برای فرایند ممیزی از مراحل اساسی است. باید اضطراب کارکنان را با توضیح انتظارات ممیز و فرایند ممیزی کاهش دهید و آن‌ها را راهنمایی کنید که چگونه با ممیزان تعامل کنند و به سوالات آن‌ها به صورت صادقانه و بدون ارائه اطلاعات اضافی پاسخ دهند.

ممیزی‌های مرحله ۱ و مرحله ۲ را انجام دهید

ممیزی گواهینامه شامل دو مرحله است: مرحله اول بررسی اسناد و مرحله دوم ممیزی واقعی فرآیندهای کاری شما است. ممیزی مرحله ۱ به‌صورت از راه دور انجام می‌شود، در حالی که ممیزی مرحله ۲ می‌تواند به‌صورت حضوری یا از راه دور، بسته به مرجع صدور انتخابی و ترجیح شما، انجام شود.

معمولا در این ممیزی‌ها چند ایراد جزئی مشاهده می‌شود. در صورت نبود عدم انطباق‌های جدی، فقط نیاز است موارد جزئی را اصلاح کنید و به مرجع ثبت خود اطلاع دهید تا گواهینامه ISO 9001 شما صادر شود. در صورت وجود عدم انطباق‌های عمده، پس از انجام اصلاحات احتمالاً مرجع صدور شما یک ممیزی پیگیری انجام می‌دهد تا تصمیم بگیرد که آیا شرکت شما می‌تواند گواهینامه را دریافت کند یا خیر.

از گواهینامه خود برای بازاریابی استفاده کنید

اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ مزایای بسیاری برای شما به همراه دارد، از جمله دسترسی به مشتریان و بازارهای جدید و افزایش اعتبار. با انتشار اطلاعیه‌های مطبوعاتی، اطلاع‌رسانی به مشتریان هدف و اضافه کردن نشان گواهینامه به وب‌سایت یا محصولات خود از این مزایا بهره‌برداری کنید.

برای مراقبت و حفظ گواهینامه تلاش کنید

اعتباربخشی یک رویداد یک‌باره نیست که پس از دریافت گواهینامه ISO 9001 به پایان برسد. در واقع، از دست دادن تمرکز بر لزوم انطباق با الزامات استاندارد پس از ممیزی گواهینامه یک اشتباه رایج است.

برای اطمینان از اجرای مداوم و بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت خود، تنها کافی است که فرآیندهای استانداردسازی را همواره در حال اجرا نگه دارید، ممیزی‌های داخلی خود را ادامه دهید و شاهد بهبود عملکرد شرکت خود باشید که در نهایت اثرات مثبت آن در نتایج مالی شما منعکس می‌شود.

چرا باید گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را اخذ کنید؟

اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و رضایت مشتریان را افزایش دهند. داشتن این گواهینامه اعتبار برند شما را بالا می‌برد و باعث جلب اعتماد مشتریان و شرکای تجاری می‌شود. همچنین، این می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی در بازار عمل کند.

الزامات ISO 9001:2015 چیست؟

همان طور که گفتیم برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، یک شرکت یا سازمان باید اسنادی را ارائه دهد که فرآیندهای داخلی، روش‌ها و استانداردهایش را گزارش دهند. این اسناد تعیین می‌کنند که یک شرکت قادر است به طور مداوم محصولات و خدمات با کیفیت ارائه دهد یا خیر. دو دسته الزامات اجباری و غیر اجباری در ایزو ۹۰۰۱ وجود دارند که عبارت‌اند از:

الزامات اجباری ISO 9001

• سوابق کالیبراسیون تجهیزات نظارت و اندازه‌گیری
• سوابق آموزش، مهارت‌ها، تجربه و صلاحیت‌ها
• سوابق بررسی الزامات محصول/خدمت
• سوابق بررسی خروجی‌های طراحی و توسعه
• سوابق ورودی‌های طراحی و توسعه
• سوابق کنترل‌های طراحی و توسعه
• سوابق خروجی‌های طراحی و توسعه
• سوابق تغییرات طراحی و توسعه
• ویژگی‌های محصول تولیدی و خدمات ارائه‌شده
• سوابق مربوط به اموال مشتری
• سوابق کنترل تغییرات تولید/خدمات
• سوابق انطباق محصول/خدمت با معیارهای پذیرش
• سوابق خروجی‌های ناهنجار
• نتایج نظارت و اندازه‌گیری
• برنامه داخلی ممیزی
• نتایج ممیزی‌های داخلی
• نتایج بازنگری مدیریت
• نتایج اقدامات اصلاحی

الزامات غیراجباری ایزو ۹۰۰۱

• روش تعیین زمینه سازمان و طرف‌های ذینفع
• روش پرداختن به ریسک‌ها و فرصت‌ها
• روش شایستگی، آموزش و آگاهی
• روش نگهداری و اندازه‌گیری تجهیزات
• روش کنترل اسناد و سوابق
• روش فروش
• روش طراحی و توسعه
• روش تولید و ارائه خدمات
• روش انبارداری
• روش مدیریت ناهنجاری‌ها و اقدامات اصلاحی
• روش نظارت بر رضایت مشتری
• روش ممیزی داخلی
• روش بازنگری مدیریت

نکات کلیدی برای موفقیت در فرآیند اخذ ایزو ۹۰۰۱

• برنامه‌ریزی دقیق و زمان‌بندی مناسب برای هر مرحله از فرآیند اخذ گواهینامه، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
• مدیریت باید به طور فعال در فرآیند پیاده‌سازی و نظارت بر سیستم مدیریت کیفیت مشارکت داشته باشد.
• مستندسازی دقیق و گزارش‌دهی منظم به ممیزان و بهبود مستمر بر اساس نتایج ممیزی‌ها، از عوامل کلیدی موفقیت در این فرآیند هستند.
• در صورت نیاز، استفاده از مشاوران حرفه‌ای می‌تواند به تسریع و بهبود فرآیند اخذ گواهینامه کمک کند.

جمع‌بندی

اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ اگر به درستی انجام شود می‌تواند فرایندی ساده باشد. با دنبال‌کردن دقیق فرآیند پنج‌مرحله‌ای که در این مقاله بررسی کردیم، شما می‌توانید یک سیستم مدیریت کیفیت مطابق با ISO 9001 را پیاده‌سازی کنید که نه تنها استاندارد را برآورده می‌کند، بلکه عملیات تجاری شما را نیز بهبود می‌بخشد.

چه تصمیم بگیرید فرآیند پیاده‌سازی استاندارد را خودتون انجام بدهید یا ترجیح دهید از مشاوران با تجربه ما استفاده کنید، همیشه به خاطر داشته باشید که هدف نهایی این است که سیستم مدیریت کیفیت را به طور دقیق با نیازهای سازمان خود تطبیق دهید تا فرآیندهای کسب و کار خود را ساده کنید و کارایی را افزایش دهید.

سوال‌های متداول

در این مقاله بررسی کردیم که دریافت گواهی ISO 9001 یک فرآیند جامع است که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، تعهد و بهبود مستمر دارد. با دنبال کردن روش‌های بررسی شده، رعایت شرایط لازم و نگهداری مدارک مورد نیاز، سازمان شما می‌تواند با موفقیت به گواهینامه ISO 9001 دست یابد و از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شود. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:

اخذ گواهینامه ایزو معتبر از ایزوسیستم

ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.

برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.