بررسی، حفظ و نگهداری سیستم مدیریت: چه کارهایی لازم است انجام شود؟

سیستم مدیریت ایزو
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

اطمینان از به روز بودن سیستم مدیریتی شما یکی از مهمترین جنبه های انطباق با استانداردهای ایزو می باشد. راهنمای استانداردهای ایزو به این صورت نیست که یک بار نوشته شود و فقط گاهی خوانده شود. سیستم مدیریت یک سند یا مجموعه ای از اسناد می باشد که به طور مداوم در حال تکامل است.

برای اینکه مطمئن شوید که سیستم مدیریت خود را درست انجام می‌دهید، راهنمای ما را دنبال کنید:

فعالیت های برنامه ریزی شده

همانطور که در سیستم مدیریت شرح داده شده است، شما باید فعالیت های منظم را انجام دهید. این فعالیتها ممکن است منجر به تغییراتی در سیستم مدیریت شما، در طی فعالیتهای ممیزی داخلی شود.

ممیزی های داخلی

برای اطمینان از اینکه فرآیندهای کسب و کار شما متناسب با هدف هستند و به طور کارآمد کار می کنند، انجام ممیزی های داخلی منظم مهم است. این بررسی ها ممکن است بر روی هر بخش یا فرایند متمرکز باشد. همچنین شما را قادر می سازد تا تأیید کنید که فرآیند ها موثر هستند و آنچه که در واقع اتفاق می افتد را شناسایی می کنند.

از طرفی دیگر هنگامی که فرایندی منسوخ شناخته می شود، بسیار مهم است که سیستم مدیریت بر این اساس به روز شود. زیرا اثرات متفاوت این یک فرایند می تواند از طریق کارهای مختلف و فرآیندهای مرتبط، در کسب و کار شما ظاهر شود.

بیشتر بخوانید:  ایزو 27701، استانداردی جدید برای داده های محرمانه

بررسی مدیریت

بررسی مدیریت، یک جلسه رسمی و ساختاری می باشد که شامل مدیریت عالی است و در فواصل منظم در طول سال برگزار می شود. در مواردی که ممیزی های داخلی بر مشخصات خاص متمرکز هستند، بررسی های مدیریت به موارد بیشتر می پردازند. در این جلسات نحوه عملکرد سیستم مدیریت به طور کلی بررسی می شود. در این بررسی الگوهایی در نتایج ممیزی (حسابرسی) داخلی و هرگونه عدم مطابقت مطرح شده است.

با مشاهده موارد بیشتر می توان سایر صرفه جویی در بهره وری یا بهبودها را شناسایی و سیستم مدیریت را به روز کرد. سپس می توان آموزش را در بین تیم های تحت تأثیر قرار داد تا اطمینان حاصل شود که این تغییرات در کل کسب و کار انجام می شود.

در طول این جلسات در صورت نیاز به تغییر، اهداف کسب و کار شما نیز باید بازبینی و اسناد آنها به روز شود.

ممیزی های خارجی

ممیزی (حسابرسی) خارجی اگرچه توسط تیم شما انجام نمی شود، اما هنوز قسمت مهمی از انطباق است. ممیزی خارجی زمانی انجام می شود که شخص ثالث حداقل سالی یک بار به سازمان شما مراجعه می کند و فرایندهای شما را بررسی می کند تا اطمینان حاصل کند که با آنچه در سیستم مدیریت شما نوشته شده مطابقت دارد.

با بروزرسانی اسناد و مدارک مربوط به سیستم مدیریتی یا آموزش مجدد افراد، در مواردی که عدم پایبندی به فرآیندها شناسایی شود، هر مسئله ای که در حین ممیزی به وجود بیاید، باید اصلاح شود.

فعالیتهای دوره ای

حسابرسی خارجی شما تا حدودی تحت تاثیر تلاشهای شما در فعالیتهای بررسی حسابرسی داخلی و مدیریت است، اما شما همچنین باید شواهد دیگری را ارائه دهید.

بیشتر بخوانید:  بزرگداشت روز جهانی گردشگری 2020

هر سندی که بخشی از فرایندهای ثبت شده شما را تشکیل می دهد، اما تغییری در آن ایجاد نمی شود، باید به عنوان بخشی از شواهد شما در پرونده باشد. این امر شامل مواردی مانند گواهینامه های آموزش، سوابق تولید، نتایج آزمون و صورتجلسات است.

عدم انطباق

مواردی که در فرآیندهای مستند شما با آنچه در کسب و کار شما اتفاق می افتد مطابقت ندارد، به عنوان عدم انطباق شناخته می شوند، به خصوص اگر این اختلافات منجر به عدم انطباق با استانداردهای انتخابی شما شود.

به کارمندان خود آموزش دهید تا موارد عدم انطباق را تشخیص داده و گزارش دهند تا بتوانید سریعاً بر اساس آن عمل کنید و سیستم مدیریت خود را متناسب با آن تنظیم کنید.

سوابق این گزارش ها و اقدامات انجام شده را انجام دهید. زیرا در بازبینی های مدیریت برای بررسی این سوابق نیاز خواهید داشت.

چرا باید مشاغل سیستم مدیریت خود را حفظ کنند؟

در پایان این بررسی ها همه چیز در مورد کارایی و کیفیت کنترل می شود. صرف نظر از اینکه سیستم مدیریت شما از کدام استاندارد پیروی می کند، هدف کلی آن این است که کسب و کار شما را کارآمدتر کرده و به بهترین وجه در زمینه های مختلف، مانند استاندارد ایزو ۴۵۰۰۱ در زمینه بهداشت و ایمنی، یا امنیت اطلاعات از طریق  اخذ ایزو ۲۷۰۰۱ کمک می کند.

با بهبود مستمر سیستم مدیریت خود، ایجاد تغییرات در فرایندهای خود و اطمینان از ثبت آن تغییرات، شما یک سیستم مدیریت را پیاده سازی می کنید!

به دنبال کمک هستید؟

تیم ایزوسیستم با مشاوره رایگان می تواند به شما کمک کند تا از سیستم مدیریت خود بیشترین بهره را ببرید. فقط در تماس باشید تا بفهمید چگونه می توانیم به شما کمک نماییم. برای برقراری ارتباط می توانید با شماره های ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ تماس حاصل فرمایید.

بیشتر بخوانید:  گواهینامه صلاحیت ایمنی پیمانکاری چیست و چه تفاوتی با HSE دارد ؟

همچنین می توانید برای مشاوره رایگان فرم اخذ ایزو را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما در کمترین زمان با شما تماس بگیرند.


این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

تماس با ایزوسیستم ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳

ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.

هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!