ماتریس ریسک
ماتریس ریسک چیست؟
ماتریس ریسک یک نمایش بصری از تجزیه‌وتحلیل ریسک ارائه می‌کند و ریسک‌ها را بر اساس سطح احتمال و شدت یا تأثیر آن‌ها دسته‌بندی می‌کند. این ابزار یک راه ساده و مؤثر برای دریافت دیدگاهی جامع از خطرات پروژه برای همه اعضای تیم و سهام‌داران کلیدی است.
تصور کنید که مدیر پروژه‌ای با میزان ریسک بالا هستید. محدوده پروژه تعریف شده است، ذی‌نفعان کلیدی موافق هستند، بودجه موردنیاز تأمین است و تیم پروژه آماده است تا وارد عمل شود. در روند انجام کار با یک ریسک غیرمنتظره روبرو می‌شوید. شما تجربه این پروژه را نداشته‌اید بنابراین نمی‌دانید که چگونه باید پروژه را به مسیر اصلی خود برگردانید و آن را به موفقیت برسانید.
اگر در مرحله برنامه‌ریزی پروژه ریسک را شناسایی و ارزیابی کرده بودید، ممکن بود برای غلبه بر آن آمادگی بیشتری داشته باشید. این همان دلیلی است که مشخص می‌کند چرا به استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک نیاز دارید.
ماتریس ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
ریسک‌ها در مدیریت پروژه، رویدادهای غیرمنتظره‌ای هستند که ممکن است رخ دهند و به نحوی بر نتیجه پروژه شما تأثیر بگذارند. به گفته مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، تجزیه‌وتحلیل و مدیریت ریسک‌ها یک عمل کلیدی در مدیریت پروژه است؛ شانس تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه را افزایش می‌دهد و درعین‌حال از عواقب هر خطری که ممکن است رخ دهد می‌کاهد.
ماتریس ارزیابی ریسک ابزاری است که در مرحله ارزیابی ریسک برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌شود. احتمال خطرات پروژه را شناسایی و ضبط کرده و آسیب یا وقفه احتمالی ناشی از آن خطرات را ارزیابی می‌کند.
مزایای ماتریس ریسک
برای آگاهی از اینکه آیا ماتریس ریسک ارزش صرف زمان و هزینه را دارد یا خیر باید با برخی از مرایای این روش آشنا شوید:
- شما می‌توانید با درک سطح شدت ریسک، همه خطرات را اولویت‌بندی کنید. داشتن یک دید کلی از تمام خطرات بالقوه به شما امکان می‌دهد در صورت بروز چندین خطر، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.
- در حالی که برنامه‌ریزی کامل برای عدم قطعیت غیرممکن است، اما برنامه‌ریزی مناسب برای کنترل ریسک‌ها، احتمال تکمیل و موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد.
- عواقب غیرمنتظره از ریسکی که پیش‌بینی نشده است ممکن است شدیدتر و مضرتر از خطری باشد که در اوایل کار، شناسایی و تحلیل شده است. داشتن آگاهی از تأثیر بالقوه می‌تواند تأثیر ریسک پروژه را قبل از وقوع آن کاهش دهد یا خنثی کند.
چالش‌های ماتریس ریسک
در حالی که ماتریس ریسک می‌تواند برای شناسایی و آماده‌سازی ریسک‌های پروژه بسیار مفید باشد، اما پاسخی برای همه مشکلات شما نیست. در اینجا برخی از چالش‌های استفاده از این ابزار آورده شده است:
ارزیابی‌های نادرست
دسته‌های ماتریس ریسک ممکن است به‌اندازه کافی برای مقایسه و تمایز بین سطوح ریسک دقیق نباشند. شدت و احتمال خطرات خاص اغلب ذهنی و در نتیجه غیر‌قابل‌اعتماد است.
تصمیم‌گیری ضعیف
ریسک‌های دسته‌بندی نادرست می‌توانند منجر به تصمیم‌گیری ضعیف شوند؛ زیرا تصویر دقیقی از مسائل احتمالی به شما نمی‌دهند.
عدم توجه به چارچوب‌های زمانی
ماتریس‌های ریسک بین ریسک‌هایی که ممکن است دوهفته بعد رخ دهند و ریسک‌هایی که ممکن است طی دو سال آینده رخ دهند، تفاوتی قائل نمی‌شوند. هیچ توجهی به این وجود ندارد که چگونه ریسک‌ها می‌توانند در طول سال‌ها تغییر کنند.
چگونه ریسک را در ماتریس ریسک محاسبه می‌کنید؟
ماتریس ریسک یک ابزار ارزشمند برای برنامه‌ریزی پروژه در اختیار شما قرار می‌دهد و استفاده از آن پیچیده نیست. مراحل زیر را برای محاسبه ریسک پروژه خود دنبال کنید:
مرحله ۱: خطرات مربوط به پروژه را شناسایی کنید
برای تکمیل ماتریس ارزیابی ریسک، باید با داشتن یک درک عمیق از پروژه خود (محدوده، بودجه، منابع، جدول زمانی و هدف) شروع کنید. شما به این اطلاعات نیاز دارید تا به شما در تشخیص خطرات احتمالی کمک کند.
تا جایی که می‌توانید ریسک‌ها را شناسایی کنید. جنبه‌هایی مانند خزش دامنه، محدودیت‌های بودجه، تأثیرات برنامه‌ریزی و تخصیص منابع را به‌عنوان نقاط شروع فرایند شناسایی ریسک در نظر بگیرید. یک ثبت ریسک کامل با تمام ریسک‌های شناسایی شده ایجاد کنید، زیرا ایجاد ماتریس شما را آسان‌تر می‌کند.
مرحله ۲: معیارهای ریسک را برای پروژه خود تعریف کنید
هیچ دو ریسک و دو ماتریس ریسکی مشابه نیستند؛ شما باید با تیم پروژه و سهام‌داران کلیدی بر روی تعریف و تعیین معیارهای ریسک کار کنید. به یاد داشته باشید که دو معیار باید مشخص شود که هرکدام سطوح خود را دارند: احتمال وقوع خطر و شدت یا تأثیری که ریسک خواهد داشت.
مرحله ۳: خطراتی را که شناسایی کرده‌اید تجزیه‌وتحلیل کنید
بعد از اینکه همه خطرات احتمالی را شناسایی و توصیف کردید، گام بعدی ماتریس ریسک تجزیه‌وتحلیل آن‌ها است. در تحلیل، از معیارهای ریسک خود برای دسته‌بندی متناسب با شدت و احتمال ریسک‌ها استفاده کنید.
بسیاری از ماتریس‌ها یک مقدار عددی را به معیارها اختصاص می‌دهند؛ بنابراین ممکن است تأثیر را از میزان ۱ (ناچیز) تا ۵ (فاجعه‌بار) ارزیابی کنید و همین کار را با احتمال انجام دهید، جایی که یکی بسیار بعید و پنج نشان‌دهنده بسیار محتمل است.
با استفاده از ماتریس، ضرب کردن شدت در احتمال برای به‌دست‌آوردن مقدار عددی آسان است. خطری که فاجعه‌بار است و بسیار محتمل است در رتبه ۲۵ قرار می‌گیرد، درحالی‌که ریسکی که ناچیز و بسیار بعید است در رتبه یک قرار می‌گیرد. این یک راه ساده و شهودی برای مقایسه و درک خطرات است.
مرحله ۴: خطرات را اولویت‌بندی و یک برنامه عملیاتی تهیه کنید
گام نهایی شما اولویت‌بندی ریسک‌ها و ایجاد برنامه‌های مدیریت ریسک برای کاهش یا خنثی‌کردن آن‌ها است. در صورت بروز خطر، باید مراحلی را که در صورت وقوع انجام خواهید داد و استراتژی‌هایی را که برای کمک به بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی خود به کار می‌گیرید، مشخص کنید.
با نتایج ماتریس ریسک چه می‌کنید؟
درنهایت باید بدانیم که ماتریس ریسک چه کمکی به ما می‌کند؟ پاسخ کوتاه این است که نتایج ماتریس به شما کمک می‌کند تا یک طرح پاسخ برای ریسک‌ها ایجاد کنید.
برای شروع، رسیدگی به خطراتی که در رتبه‌های بالا یا شدید قرار دارند، بسیار مهم است. بسته به پروژه و منابع تیم خود، ممکن است به‌جای انجام اقدامات فوری، فقط نیاز به نظارت بر دسته‌های متوسط و کم‌خطر داشته باشید. در نهایت، ماتریس ریسک خود را تا زمانی که پروژه کامل و موفق انجام شود ارجاع دهید.
توجه کنید که باید به مدیریت ریسک به‌عنوان یک فرایند مداوم متعهد باشید. استفاده از این ابزار یک راه قدرتمند برای حمایت از تیم پروژه شما و کاهش تنگناهایی است که بین آن‌ها و پروژه برنده وجود دارد.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
برای اخذ انواع گواهینامه ایزو می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
