سیستم پیشنهادات SS یا Suggestion System
سیستم پیشنهادات SS
سیستم پیشنهادات SS یا نظام پیشنهادات مخفف عبارت Suggestion System است. SS به تلاش‌های مختلفی که مشاغل برای جلب و استفاده از کارکنان خود به منظور دستیابی به صرفه جویی در هزینه‌ها یا بهبود کیفیت محصول، کارآیی محل کار، خدمات به مشتریان، انجام می دهند، اشاره دارد.
این تلاشها از قرار دادن صندوق پیشنهاد تا اجرای برنامه‌های رسمی با کمیته‌ها برای بررسی ایده‌ها و پاداش‌هایی که به تصویب رسیده است، متغیر است. ایده‌های ایجاد شده، مسائل ساده‌ای که سالانه هزاران دلار برای شرکت صرفه جویی می‌کند را شامل می‌شود.
SS چیست؟
چارلز مارتین، نویسنده کتاب سیستم‌های پیشنهاد کارکنان درباره‌ی افزایش بهره وری و سود می‌گوید:«شرکت‌هایی که سیستم های پیشنهادی موثر راه اندازی کرده‌اند، متوجه شده‌اند که کارکنان ایده‌های خوبی دارند که می تواند هزینه ها را کاهش دهد، درآمد را افزایش دهد یا کارایی را افزایش دهد یا کیفیت بیشتری را تولید کند.»
کارکنان به عنوان یک تیم قوی با هم کار می‌کنند و اغلب ایده‌های خود را به صورت یک تیم ارائه می دهند. افزون بر این، آنها بیشتر به عنوان مدیران فکر می کنند و فراتر از محدوده مشاغل خود هستند.
عناصر نظام پیشنهادات
عناصر یک سیستم پیشنهادی کارکنان موفق را می توان به چهار حوزه اصلی تقسیم کرد:
- پشتیبانی مدیریت
- ساختار برنامه
- قابلیت مشاهده برنامه
- و تشخیص و پاداش
پشتیبانی مدیریت
اولین عنصر یک سیستم پیشنهادی موفق برای کارکنان، نشان دادن سرمایه گذاری مالی مدیران (کارفرمایان) است. اگر می‌خواهید برنامه‌های پیش رو، نتایج مطلوبی را ایجاد کند، مدیران باید اشتیاق و تعهد خود را نسبت به آن نشان دهند.
کارمندانی که ماموریت کلی شرکت را درک می‌کنند، به احتمال زیاد ایده‌های ارزشمندی را ارائه می‌دهند که به شرکت در دستیابی به اهداف کمک می‌کند. برای کارفرمایان مهم است که مباحث را به طور مکرر در جلسات مطرح کرده و نتایج مثبت پیشنهادهای کارکنان را در گزارش های پیشرفت دوره ای لحاظ کنند.
ساختار سیستم پیشنهادات SS
عنصر بعدی سیستم پیشنهادی موفق، ساختار است. کارشناسان توصیه می‌کنند که مسئولیت توسعه و اجرای برنامه را به یک مدیر واحد محول کنید. این شخص باید کمیته‌ای از کارکنان همه بخش‌های سازمان و نمایندگی از گروه‌های مختلف برای مدیریت مراحل مختلف تشکیل دهند.
سپس مدیر و کمیته کارکنان باید قوانین روشنی را برای راهنمایی تلاش‌های کارکنان در ارائه پیشنهادات تدوین کنند. برنامه‌های پیشنهادی زمانی موفق‌تر می‌شوند که کارکنان پیشنهادات منطقی را در پارامترهای تجربه کاری خود ارائه دهند.
قابلیت مشاهده برنامه
در صورت عدم آگاهی کارکنان، نمی‌توان انتظار داشت که آنها در برنامه ای شرکت کنند. کارشناسان توصیه می‌کنند که برنامه‌های پیشنهادی را در قالب عمومی، با اعلان‌ها، خبرنامه‌ها و غیره راه‌اندازی کنید تا سیستم پیشنهادات به‌طور گسترده‌ای تبلیغ شود.
نمونه‌هایی از سیستم‌های ممکن عبارتند از: صندوق پیشنهادات، تابلوی اعلانات قدیمی برای ارسال ایده‌ها و نتایج، یک خط تلفن ویژه رایگان که به کارکنان اجازه دهد تا در زمان ارائه‌‌ی پیشنهادات خود تماس بگیرند. سیستم های دیگر مانند ارسال ایمیل یا استفاده از یک وب‌سایت اختصاصی.
شناخت و پاداش
اگر ایده‌هایی که افراد ارائه می‌دهند از مدیران و کارفرمایان پاسخ سریع و متفکرانه بگیرند، احتمالاً کارکنان در برنامه پیشنهادی شرکت خواهند کرد. باید یک جدول زمانی تعیین کنید که در آن بازه رسیدگی به یک ایده (از ۲۴ ساعت با سیستم های الکترونیکی تا یک هفته با سیستم های سنتی تر) شرح داده شود.
حتی در مواردی که از ایده‌ای استفاده نمی‌شود، باید از کارمندی که آن ایده را ارائه کرده به خاطر مشارکت در برنامه تشکر کرد. ایده‌های موفق نیز لایق دریافت پاداش و قدردانی هستند.
دلایل متداول شکست سیستم پیشنهادات SS
در برخی از شرکت‌ها، حجم زیادی از ایده‌های مفید به مدیران ارشد ارسال می‌شود. در برخی شرکت‌های دیگر، صندوق پیشنهادات وجود دارد ولی هیچ استفاده‌ای از آن نمی‌شود. تفاوت بین این شرکت‌ها چیست؟ بدون شک به کیفیت کارکنان مربوط نیست، بلکه چگونگی رهبری آن‌هاست. دلایل متعددی وجود دارد که سیستم‌های پیشنهادی ممکن است در کارکنان پاسخ مثبتی ایجاد نکنند. به عنوان مثال:
- اگر کارکنان معتقد باشند که مدیریت و کارفرما واقعاً به ایده‌های آنها علاقه ای ندارد، ممکن است از ارائه پیشنهادات خودداری کنند.
- اگر شرکت فقط یک دعوت بی اشتیاق یا فضایی اضطراب‌آور برای پیشنهادات صادر کند، بعید است که پیشنهادات کارکنان در نظر گرفته شود.
- در صورتی که کارکنان پاسخی در مقابل پیشنهاد خود دریافت نکنند، بعید است در برنامه شرکت کنند.
- اگر توضیحی واضح در مورد پذیرش یا رد پیشنهادات وجود نداشته باشد سیستم پیشنهادی با شکست مواجه می‌شود.
سیستم پیشنهادات چیست؟
سیستم پیشنهادات SS سیستمی است که کسب و کارها برای بهبود فرهنگ شرکت، کاهش هزینه ها، افزایش بهره وری در محل کار و بهبود شرایط کاری از آن استفاده می کنند. این سیستم را «سیستم‌های پیشنهاد فردی» یا «سیستم‌های پیشنهاد کارمند» نیز می‌نامند.
سیستم‌های پیشنهادی یک کانال ارتباطی دو طرفه بین کارکنان و مدیریت فراهم می‌کند. در این فرایند، مدیریت پیشنهادات کارکنان را می‌پذیرد یا رد می‌کند. سیستم‌های پیشنهادی، کارمندان را در تنظیم خط مشی‌ها و رویه‌های عملیاتی شرکت سهیم می‌کنند.
هدف سیستم SS
سیستم پیشنهادات برای تشویق کارکنان به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و پیشنهادات خود در مورد چگونگی بهبود عملیات و فرایندهای سازمان طراحی شده است. ایده‌های خلاقانه به سازمان کمک می‌کند تا کارآمد، سازنده و نوآورتر شود.
این سیستم‌ها بستری را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا نظرات و پیشنهادات خود را بیان کنند و به تقویت همکاری و ارتباط قوی‌تر بین کارکنان و مدیریت کمک می‌کنند.
اهمیت استفاده از سیستم پیشنهادات در شرکت‌ها
سیستم های SS امروزه برای کسب و کارها مهم و محبوب شده‌اند. استفاده از این سیستم محدودیت موضوعی ندارد و کارمندان می‌توانند ایده‌های جدید ارائه دهند یا مشکلی را که در شرکت با آن مواجه می‌شوند از طریق این سیستم گزارش دهند.
پیشنهادات کارکنان می تواند به افزایش کارایی، حذف ضایعات، افزایش ایمنی و بهبود کیفیت محصولات و خدمات شرکت کمک کند. با این پیشنهادات، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود و روحیه و انگیزه کارکنان بهبود می‌یابد.
چگونه از نظام SS به‌طور موثر استفاده کنیم؟
برای اینکه مکانیسم پیشنهاد به صورت کاربردی کار کند، باید یک یا چند ناظر برنامه در سیستم‌های پیشنهاد وجود داشته باشد. در شرکت‌های بزرگ باید دسته‌بندی‌های پیشنهادی ایجاد شود و حداقل یک فرد مسئول به هر دسته اختصاص داده شود.
ارزیابان پیشنهادات باید در آن دسته مربوطه تخصص داشته باشند تا اقدامات لازم را انجام دهند. در نهایت هر پیشنهاد توسط ارزیاب پیشنهاد بررسی می‌شود و فرایند به درستی پیش می‌رود.
برای اینکه سیستم پیشنهادات به نفع یک شرکت باشد، باید توسط کارکنان اتخاذ و مورد استفاده قرار گیرد. اگر شرکتی قرار است برای اولین بار از این سیستم استفاده کند، کارکنان باید آموزش ببینند و برای ارائه پیشنهاد تشویق شوند.
چگونه کارکنان را به استفاده از سیستم پیشنهادات SS تشویق کنیم؟
تطبیق دادن کارکنان با شیوه‌های کاری جدید همواره از مراحل سخت ایجاد تغییرات است. برای هنوار کردن این مسیر لازم است تا برخی اقدامات را انجام دهید:
۱- مزایا سیستم پیشنهادات SS را توضیح دهید
به کارکنان توضیح دهید که چگونه یک سیستم پیشنهادات می‌تواند به بهبود فرایندها، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک کند و منجر به افزایش رضایت مشتریان شود.
۲- یک محیط باز و مشارکتی ایجاد کنید
با برگزاری جلسات منظم، فعالیت‌های تیم‌سازی و فراهم کردن فرصت‌هایی برای کارمندان برای ارائه بازخورد و ایده‌ها، ارتباط و همکاری باز را میان کارمندان تشویق کنید.
۳- کار با سیستم پیشنهادات SS را آسان کنید
روش ارائه ایده‌ها را برای کارمندان آسان کنید. یک فرم آنلاین یا یک جعبه در اتاق استراحت برای کارمندان لحاظ کنید تا پیشنهادات خود را اعلام کنند.
۴- پیشنهادات را ارزیابی کنید
پس از دریافت پیشنهادها، باید آنها را ارزیابی کنید تا امکان‌سنجی و تأثیر بالقوه آنها را تعیین کنید. عواملی مانند هزینه، منابع و زمان موردنیاز را در نظر بگیرید.
۵- برای ایده‌ها پاداش در نظر بگیرید
سیستمی ایجاد کنید که در ازای ارائه پیشنهادهایی موثر، پاداش منظور شود. این کار کارمندان را تشویق می کند تا خلاقانه فکر کنند و ایده‌های جدیدی ارائه دهند.
۶- نتایج را پیگیری کنید
پیشرفت ایده های تایید شده را پیگیری کنید و به کارمندان بازخورد بدهید. با ارزش شمردن ایده‌ها چ به آنها انگیزه می‌دهد تا به ایده‌پردازی ادامه دهند.
۷- ابراز قدردانی کنید
از کارمندانی که ایده‌های خود را ارائه کرده‌اند قدردانی کنید و به‌خاطر مشارکت‌شان به‌طور عمومی از آنها تشکر کنید. استقبال از ایده‌ها آنها را تشویق می‌کند که به ارائه پیشنهادات ادامه دهند.
ملاحظات در استفاده از سیستم پیشنهادات فردی
برای موثر واقع شدن این سیستم و نتیجه گرفتن از زحمات خود و دیگران لازم است تا برخی ملاحظات را در نظر داشته باشید:
۱- زمان پاسخگویی به پیشنهادات
پیشنهاداتی که پاسخ داده نمی‌شود یا دیر پاسخ داده می‌شود این پیام را به کارکنان منتقل می‌کند که این سیستم چندان کارآمد نیست و به طور موثر مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
برای جلوگیری از این امر، ارزیابان پیشنهاد باید در اسرع وقت به همه پیشنهادات پاسخ دهند یا به طور مکرر در مورد فرایند اطلاع‌رسانی کند.
۲- پاداش به پیشنهادات خوب
وقتی کسی پیشنهادی ارائه می‌دهد، باید مورد قدردانی قرار گیرد. این نشان می دهد که کسب‌وکارها مایلند فرهنگ شرکت را همراه با کارمندان خود تغییر دهند.
جهت قدردانی، شرکت‌ها می‌توانند بودجه‌ای را برای سیستم‌های پیشنهادی خود اختصاص دهند و هر ماه به بهترین پیشنهاد پاداش دهند.
۳- اجرای پیشنهادات سیستم پیشنهادات SS
اهمیت و اجرای به‌موقع پیشنهادات از عوامل موثر در ایجاد انگیزه است. البته همه پیشنهادات قابل اجرا نیستند. اما باید به شخص پیشنهاد‌دهنده توضیح داده شود که چرا این پیشنهاد اجرا نمی‌شود.
موضوع دیگر مدت اجرای پیشنهادات پذیرفته‌شده است. تحقق پیشنهادات مفید به نفع اکثر کارکنان خواهد بود. به همین دلیل شرکت ها باید روند تحقق پیشنهادات را به بهترین نحو برنامه‌ریزی کرده و در اسرع وقت آنها را محقق سازند.
۶ مزیت سیستم پیشنهادات
بهترین مدل سیستم پیشنهادات طراحی ساده‌ای دارد و استفاده از آنها آسان است. برخی از مهم‌ترین مزایای این سیستم به شرح زیر است:
مشارکت کارکنان افزایش می‌یابد
این واقعیت که مدیریت به حرف‌های کارکنان گوش داده و اهمیت می‌دهد، باعث می‌شود کارکنان احساس کنند که کنترل بیشتری بر شرکت دارند. این نشان می‌دهد که موثرترین راه برای افزایش مشارکت، انگیزه و بهره‌وری کارکنان است.
مجموعه را کارآمد می‌کند
کارمندان شما در نحوه عملکرد سیستم‌ها و فرایندهای تجاری با‌تجربه هستند. بهترین ایده‌ها در مورد چگونگی افزایش بهره‌وری، از کارمندان نشات می‌گیرد؛ زیرا آنها می‌توانند نقاط ضعف را شناسایی کنند و برطرف کنند.
بهبود مستمر را فراهم می‌کند
تعالی در کسب‌وکار مسئله‌ای یک باره نیست و در هر سطحی به بهبود مستمر نیاز دارد. این بدان معناست که هر شرکت بزرگی باید برنامه پیشنهادی کارکنان را تا حد امکان روان اجرا کند.
هزینه‌ها را کاهش داده و درآمد افزایش می‌یابد
دریافت پیشنهادات و ایده‌ها از کارمندان فقط بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد؛ بلکه هزینه‌های شرکت را نیز کاهش می‌دهد. یک ایده به ظاهر ساده کارمند می‌تواند مزایای زیادی برای شرکت داشته باشد.
ارتباط آسان‌تری بین مدیریت و کارکنان فراهم می‌کند
داشتن یک برنامه توصیه به انتقال مستقیم تجربیات کارکنان و مدیران کمک می‌کند. سیستم پیشنهادات پتانسیل بهبود روحیه کارکنان و افزایش انگیزه را دارد و در عین حال فرصت ارتباط با مدیریت را برای کارکنان فراهم می‌کند.
رضایت مشتری را افزایش می دهد
توجه به پیشنهادات کارمندان می تواند حس مالکیت و مسئولیت‌پذیری آنها را در شرکت را بهبود بخشد و کارایی و بهره‌وری کلی را افزایش دهد.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
برای اخذ ایزو معتبر می‌توانید فرم اخذ ایزو را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند یا با شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ تماس حاصل فرمایید.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
