این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

سیستم پیشنهادات s.s مخفف عبارت Suggestion System است. اصطلاح «سیستم‌های پیشنهادی» به تلاش‌های مختلفی که مشاغل برای جلب و استفاده از کارکنان خود به منظور دستیابی به صرفه جویی در هزینه‌ها یا بهبود کیفیت محصول، کارآیی محل کار، خدمات به مشتریان، انجام می دهند، اشاره دارد. این تلاشها از قرار دادن صندوق پیشنهاد تا اجرای برنامه‌های رسمی با کمیته‌ها برای بررسی ایده‌ها و پاداش‌هایی که به تصویب رسیده است، متغیر است. ایده‌های ایجاد شده، مسائل ساده‌ای که سالانه هزاران دلار برای شرکت صرفه جویی می‌کند را شامل می‌شود.

چارلز مارتین، نویسنده کتاب سیستم‌های پیشنهاد کارکنان درباره‌ی افزایش بهره وری و سود می‌گوید:

« شرکت‌هایی که سیستم های پیشنهادی موثر راه اندازی کرده‌اند، متوجه شده‌اند که کارکنان ایده‌های خوبی دارند که می تواند هزینه ها را کاهش دهد، درآمد را افزایش دهد  یا کارایی را افزایش دهد یا کیفیت بیشتری را تولید کند.»

کارکنان به عنوان یک تیم قوی با هم کار می‌کنند و اغلب ایده‌های خود را به صورت یک تیم ارائه می دهند. افزون بر این، آنها بیشتر به عنوان مدیران فکر می کنند و فراتر از محدوده مشاغل خود هستند.

برخی از شرکت‌ها تصور می‌کنند از آنجا که آنها رابطه ای باز بین کارکنان و مدیریت برقرار می کنند، ایده های بهبود بدون هیچ گونه هشدار صریح ظاهر می‌شود. سیستم های پیشنهادی رسمی به کارکنان می گوید که ایده های آنها ارزش دارد. چنین سیستم‌هایی حتی ممکن است انگیزه را افزایش داده و وفاداری و کار گروهی را در بین کارکنان تقویت کند.

عناصر یک سیستم پیشنهادی موفق

روبرت اف بل در IIE Solutions نوشت: « هدف از یک سیستم پیشنهادی موفق استفاده از گنجینه ایده‌ها و تفکر خلاقانه همه کارکنان برای بهبود روند کار و محصولات است. انجام این کار مستلزم درک مناسب همه افراد از فرایند، پشتیبانی، تشویق و پاداش‌های ساختاری است تا مطمئن شویم هیچ چیز از بین نمی رود.

عناصر یک سیستم پیشنهادی کارکنان موفق را می توان به چهار حوزه اصلی تقسیم کرد: پشتیبانی مدیریت، ساختار برنامه، قابلیت مشاهده برنامه، و تشخیص و پاداش.

پشتیبانی مدیریت

اولین عنصر یک سیستم پیشنهادی موفق برای کارکنان، نشان دادن سرمایه گذاری مالی مدیران (کارفرمایان) است. اگر می‌خواهید برنامه‌های پیش رو، نتایج مطلوبی را ایجاد کند، مدیران باید اشتیاق و تعهد خود را نسبت به آن نشان دهند. کارمندانی که ماموریت کلی شرکت را درک می‌کنند، به احتمال زیاد ایده‌های ارزشمندی را ارائه می‌دهند که به شرکت در دستیابی به اهداف کمک می‌کند. برای کارفرمایان مهم است که مباحث را به طور مکرر در جلسات مطرح کرده و نتایج مثبت پیشنهادهای کارکنان را در گزارش های پیشرفت دوره ای لحاظ کنند. کارفرمایان (مدیران یا سرپرست بخش) نیز باید تشویق شوند تا پیشنهادات خود را ارائه دهند.

ساختار برنامه

عنصر بعدی سیستم پیشنهادی کارکنان موفق، ساختار است. کارشناسان توصیه می‌کنند که مسئولیت توسعه و اجرای برنامه را به یک مدیر واحد محول کنید. این شخص باید با انتخاب کمیته کارکنان از همه بخشهای سازمان و نمایندگی از گروههای مختلف جمعیتی برای مدیریت مراحل مختلف شروع کند. سپس مدیر و کمیته کارکنان باید قوانین روشنی را برای راهنمایی تلاش‌های کارکنان در ارائه پیشنهادات تدوین کنند. برنامه های پیشنهادی زمانی موفق‌تر می‌شوند که کارکنان تشویق شوند تا پیشنهادات منطقی را در پارامترهای تجربه کاری خود ارائه دهند.

قابلیت مشاهده برنامه

یکی دیگر از عناصر مهم برنامه‌های موفق پیشنهاد کارکنان، قابلیت مشاهده است. از این گذشته، در صورت عدم آگاهی کارکنان، نمی‌توان انتظار داشت که آنها در برنامه ای شرکت کنند. کارشناسان توصیه می‌کنند که برنامه‌های پیشنهادی را به صورت عمومی، با اعلان‌ها، خبرنامه‌ها‌ و غیره راه اندازی کنید. کارکنان باید به این فکر برسند که مدیریت قصد دارد تمام پیشنهادها را در نظر بگیرد و برنامه هایی را اجرا کند که به موقع به بهترین برنامه ها عمل کند. خود سیستم پیشنهادات نیز باید به طور گسترده‌ای تبلیغ شود.

نمونه‌هایی از سیستم‌های ممکن عبارتند از: صندوق پیشنهادات، تابلوی اعلانات قدیمی برای ارسال ایده ها و نتایج، یک خط تلفن ویژه رایگان که به کارکنان اجازه دهد تا در زمان ارائه‌‌ی پیشنهادات خود تماس بگیرند. سیستم های دیگر مانند ارسال ایمیل یا ارسال به یک وب سایت اختصاصی.

شناخت و پاداش

یکی دیگر از عناصر حیاتی سیستم‌های پیشنهاد کارکنان موفق، شناخت شرکت کنندگان و ارائه پاداش برای ایده‌های خوب است. اگر ایده‌هایی که  افراد ارائه می‌دهند از مدیران و کارفرمایان پاسخ سریع و متفکرانه بگیرند، احتمالاً کارکنان در برنامه پیشنهادی شرکت خواهند کرد. کارشناسان توصیه می‌کنند که یک جدول زمانی تعیین کنید که در آن دریافت یک ایده (از ۲۴ ساعت با سیستم های الکترونیکی تا یک هفته با سیستم های سنتی تر) متغیر است. سپس کارکنان باید ظرف ۳۰ روز مطلع شوند که آیا ایده های آنها مورد پذیرش قرار می گیرد یا خیر. حتی در مواردی که از ایده‌ای استفاده نمی‌شود، باید از کارمندی که آن ایده را ارائه کرده به خاطر مشارکت در برنامه تشکر کرد. ممکن است برای کارمندانی که برای اولین بار ایده‌ای را به سیستم پیشنهادات ارائه می دهند، یک تی‌شرت، خودکار یا پاداش ملموس و کوچکی ارائه شود.

برای اطمینان از موفقیت یک سیستم پیشنهادی، انتشار پیشنهادات استفاده شده و تأثیر مثبت آنها بر شرکت نیز مهم است. یک راه برای انجام این کار ممکن است برگزاری یک شام سالانه برای تجلیل از افرادی باشد که در طول سال پیشنهاداتی ارائه کرده‌اند. بسیاری از شرکت ها همچنین سیستم‌های پاداشی برای ایده های کارکنان ایجاد می‌کنند که منجر به صرفه جویی در هزینه یا بهبود روند می‌شود. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها بخشی از تمام پس اندازهای ارائه شده توسط سیستم پیشنهاد کارکنان را به عنوان بخشی از برنامه های تقسیم سود سالانه خود توزیع می‌کنند.

دلایل متداول شکست سیستم‌های پیشنهادی

در برخی از شرکت‌ها، حجم زیادی از ایده های مفید به مدیران ارشد ارسال می‌شود. در برخی شرکت‌های دیگر، صندوق پیشنهادات وجود دارد ولی هیچ استفاده‌ای از آن نمی‌شود. تفاوت بین این شرکت‌ها چیست؟ بدون شک به کیفیت کارکنان مربوط نیست، بلکه کیفیت رهبری آنهاست. دلایل متعددی وجود دارد که سیستم‌های پیشنهادی ممکن است در کارکنان پاسخ مثبتی ایجاد نکنند.

به عنوان مثال، اگر کارکنان معتقد باشند که مدیریت و کارفرما واقعاً به ایده‌های آنها علاقه ای ندارد، ممکن است از ارائه پیشنهادات خودداری کنند. اگر شرکت فقط یک دعوت بی اشتیاق  و غیر صمیمی برای پیشنهادات صادر کند یا فضایی ایجاد کند که ممکن است اضطراب‌آور باشد، بعید است که پیشنهادات کارکنان در نظر گرفته شود. اگر مدیران در مورد افرادی که برای شرکت در برنامه دعوت شده اند یا قوانین سختگیرانه زیادی برای مشارکت در نظر گرفته اند، احتمالاً مشکلات مشابهی را در جلب نظرات تجربه خواهند کرد.

سایر مشکلات رایج در سیستم‌های پیشنهاد کارکنان شامل پاسخ مدیریت به پیشنهادات است. در صورتی که کارکنان پاسخی در مقابل پیشنهاد خود دریافت نکنند، بعید است در برنامه شرکت کنند. اگر توضیحی واضح در مورد پذیرش یا رد پیشنهادات وجود نداشته باشد یا اگر کارکنان متوجه شوند که مدیران در مورد اینکه چه پیشنهادهایی را تأیید کنند قضاوت می‌کنند، سیستم پیشنهادی با شکست مواجه می شود.

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

برای اخذ ایزو معتبر می‌توانید فرم اخذ ایزو را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند یا با شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ تماس حاصل فرمایید.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.