این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

نظام آراستگی محیط کار ۵S چیست؟

نظام آراستگی محیط کار ۵S روشی برای سازماندهی و ایجاد فضای کاری ایمن، کارآمد و موثر است. هدف نظام آراستگی محیط کار ۵S ایجاد محیطی تمیز و بدون آلودگی است که به افراد اجازه می‌دهد بدون اتلاف وقت کارهای خود را انجام دهند و در عین حال خطر آسیب را نیز کاهش دهند.

پنج اصطلاح در نظام آراستگی محیط کار ۵S نشان دهنده‌ی دستیابی به اهداف زیر است که این اصطلاحات از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است:

• Seiri
• Seiton
• Seiso
• Seiketsu
• Shitsuke

که در انگلیسی و فارسی به‌صورت زیر ترجمه شده است:

• ساماندهی یا مرتب‌سازی (Sort)
• نظم و ترتیب (Set in Order)
• پاکیزه سازی (Shine)
• استانداردسازی (Standardize)
• انضباط (Sustain)

ساماندهی یا مرتب سازی

در اولین گام، افراد در محیط کار همه چیز را در فضای کاری براساس آنچه که وجود دارد و آنچه مورد نیاز نیست طبقه بندی می‌کنند. برخی از سیستمی به نام “برچسب گذاری قرمز” استفاده می کنند که در آن هر موردی که برای یک فرآیند ضروری نیست، در مرحله مرتب‌سازی برچسب قرمز می‌زند. این موارد کنار گذاشته شده و بعداً ارزیابی می شوند. افراد به ندرت اقلام مورد استفاده را در نزدیکی خود نگه می‌دارند و آنها اقلام پرخطر و مواردی که باعث بی‌نظمی شده است را دور می‌اندازند.

مرحله مرتب سازی اولین قدم برای استفاده موثرتر از فضا با پاکسازی اقلام خطرناک و درهم ریختگی است که مانع از انجام کار می‌شود.

نظم و ترتیب

Set یا Set in Order یا نظم‌‌وترتیب از این توصیه پیروی می کند: «محیط کاری که  همه‌چیز درجای خود قرار دارد.»

افراد اقلام را براساس استفاده قرار می‌دهند و اقلام مورد نیاز اغلب در در نزدیک خود نگه داشته می‌شوند. به هر مورد و اقلامی که از مرحله مرتب سازی عبور کرده است فضای نگهداری اختصاص داده می شود. در برخی موارد، افراد می‌توانند از برچسب‌های کد رنگی برای شناسایی فضاهای ذخیره سازی یا نگهداری استفاده کنند.

مرحله‌ی Set in Order یک فضای کاری ارگونومیک، سازماندهی شده و بی‌نظم ایجاد می‌کند که در آن کارکنان آنچه را که نیاز دارند در دست دارند و می‌دانند که هر مورد در کجا ذخیره می شود. این امر باعث می شود محیط کار کمتر استرس‌زا شود.

پاکیزه‌سازی

با از بین رفتن شلوغی و سازماندهی فضای نگهداری، زمان تمیز کردن فرا رسیده است. پس از نظافت اولیه، افرراد هر روز (گاهی دو بار در روز) محیط را تمیز می کنند. این امر باعث افزایش دستاوردهای حاصل در مراحل مرتب سازی و تنظیم می شود. تمیز کردن شامل قسمتهای نگهداری، ماشین آلات، تجهیزات، ابزار و سطوح کار است.

مرحله پاکیزه‌سازی یا Shine محیطی دلپذیرتر را برای کارمندان ایجاد می‌کند که دیگر مجبور نیستند با گردوغبار، خاک و بهم ریختگی را تجربه کنند. تمیز‌کردن هر روزه‌ی محیط کار همچنین منجر به سطح بالاتری از رضایت و جلب نظر کارکنان برای روش ۵S می شود.

استانداردسازی

این مرحله شامل ایجاد راه‌هایی برای حفظ سه مرحله اول است. کارکنان در ایجاد مجموعه‌ای از استانداردها مشارکت می‌کنند که بر حفظ و نگهداری فضای کار در آینده حاکم است. هنگامی که این «عادت جدید» به یک عادت  معمول تبدیل شود‌، همه‌ی عادت‌های قدیمی از بین می‌روند. با این حال ممکن است قبل از تبدیل شدن به یک عادت، نیاز به نظارت و اجرا داشته باشید.

مرحله استانداردسازی پیشرفت و تغییرات رفتاری را از سه مرحله اول انجام می‌دهد و آنها را به یک روش استاندارد تبدیل می‌کند.

انضباط

در انضباط یا Sustain، هدف این است که به قوانین جدید پایبند باشید. کارمندان استانداردهای جدید را رعایت کرده و هر روز سه مرحله‌ی اول را تمرین می‌کنند تا زمانی که به صورت خودکار و روش پذیرفته شده انجام شوند. این مرحله نهایی یا همان انضباط، اغلب چالش برانگیزترین است. با این حال، بدون حفظ سیستم جدید، تمام هزینه‌ها و تلاش‌هایی که برای ایجاد آن صرف شده است بی معنی خواهد بود.

مرحله‌ی انضباط نظام آراستگی محیط کار ۵S، اغلب نیاز به آموزش و ارتباط خوب دارد؛ اما در نهایت منجر به راحتی کارکنان با روش ۵S می شود.

سیستم نظام آراستگی محیط کار ۵S اگرچه پیچیده نیست” اما در اجرای مراحل و حفظ این تمرین چالش هایی را ایجاد می کند. قرار دادن نظام آراستگی محیط کار نه تنها می تواند به استرس کمتر و کارآمدتر افراد کمک کند، بلکه ایمنی محل کار را نیز بهبود می بخشد و زمان آموزش کارکنان جدید را کاهش می دهد.

چه سازمان‌هایی باید نظام آراستگی محیط کار ۵S را اجرا کنند؟

در اینجا پاسخ کوتاه به این سوال وجود دارد: همه. اگر دپارتمانی نظام آراستگی محیط کار را اجرا می‌کند، مدیران و سایر کارکنان باید از این سیستم پیروی کنند. اگر این سیستم کنار گذاشته شود، می‌تواند منجر به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی شود.

این امکان وجود دارد که برخی از افراد نقش بیشتری در ۵S نسبت به دیگران ایفا می‌کنند که  بسیار خوب است. ممکن است هماهنگ کننده‌های ۵S مسئول اجرا و نگهداری برچسب گذاری ۵S، پیگیری وظایف محوله یا معرفی اعضای بخش جدید به سیستم ۵S باشند. بدیهی است که این افراد در مقایسه با دیگران زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد سیستم ۵S خواهند کرد. هرکس باید به طور منظم به ۵S فکر کند. ۵S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد اتفاق بیفتد؛ اما در حالت ایده‌آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می شود. ناگفته نماند که رهبران شرکت باید در سیستم ۵S شرکت کنند.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.