۵S چیست؟ نظام آراستگی محیط کار

۵S چیست؟ نظام آراستگی محیط کار یا ۵S روشی برای سازماندهی و ایجاد فضای کاری ایمن، کارآمد و موثر است. هدف نظام آراستگی محیط کار (۵ اس) ایجاد محیطی تمیز و بدون آلودگی است که به افراد اجازه می‌دهد بدون اتلاف وقت کارهای خود را انجام دهند و در عین حال خطر آسیب را نیز کاهش دهند.

برای آشنایی بیشتر پیشنهاد می‌کتیم مقاله «نظام آراستگی محیط کار ۵S ابزاری در خدمت استاندارد ایزو» را مطالعه کنید!

پنج اصطلاح در نظام آراستگی محیط کار ۵S نشان دهنده‌ی دستیابی به اهداف زیر است که این اصطلاحات از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است:

• Seiri (سیری)
•  Seiton (سیتون)
• Seiso (سیسو)
• Seiketsu (سیکتسو)
• Shitsuke (شیتسوکه)

که در انگلیسی و فارسی به‌صورت زیر ترجمه شده است:

• ساماندهی یا مرتب‌سازی (Sort)
• نظم و ترتیب (Set in Order)
• پاکیزه سازی (Shine)
• استانداردسازی (Standardize)
• حفظ و نگهداری (Sustain)

تشریح اصول نظام آراستگی محیط کار

در ادامه هر یک از این اصول ۵ گانه را به‌صورت مختصر بررسی می‌کنیم:

ساماندهی یا سیری ۵S چیست؟

در اولین گام، افراد در محیط کار همه چیز را در فضای کاری براساس آنچه که وجود دارد و آنچه مورد نیاز نیست طبقه بندی می‌کنند. برخی از سیستمی به نام “برچسب گذاری قرمز” استفاده می کنند که در آن هر موردی که برای یک فرآیند ضروری نیست، در مرحله مرتب‌سازی برچسب قرمز می‌زند. این موارد کنار گذاشته شده و بعداً ارزیابی می شوند. افراد به ندرت اقلام مورد استفاده را در نزدیکی خود نگه می‌دارند و آنها اقلام پرخطر و مواردی که باعث بی‌نظمی شده است را دور می‌اندازند.

مرحله مرتب سازی اولین قدم برای استفاده موثرتر از فضا با پاکسازی اقلام خطرناک و درهم ریختگی است که مانع از انجام کار می‌شود.

نظم و ترتیب یا سیتون

Set یا Set in Order یا نظم‌‌وترتیب از این توصیه پیروی می کند: «محیط کاری که  همه‌چیز درجای خود قرار دارد.»

افراد اقلام را براساس استفاده قرار می‌دهند و اقلام مورد نیاز اغلب در در نزدیک خود نگه داشته می‌شوند. به هر مورد و اقلامی که از مرحله مرتب سازی عبور کرده است فضای نگهداری اختصاص داده می شود. در برخی موارد، افراد می‌توانند از برچسب‌های کد رنگی برای شناسایی فضاهای ذخیره سازی یا نگهداری استفاده کنند.

مرحله‌ی Set in Order یک فضای کاری ارگونومیک، سازماندهی شده و بی‌نظم ایجاد می‌کند که در آن کارکنان آنچه را که نیاز دارند در دست دارند و می‌دانند که هر مورد در کجا ذخیره می شود. این امر باعث می شود محیط کار کمتر استرس‌زا شود.

پاکیزه‌سازی یا سیسو

با از بین رفتن شلوغی و سازماندهی فضای نگهداری، زمان تمیز کردن فرا رسیده است. پس از نظافت اولیه، افرراد هر روز (گاهی دو بار در روز) محیط را تمیز می کنند. این امر باعث افزایش دستاوردهای حاصل در مراحل مرتب سازی و تنظیم می شود. تمیز کردن شامل قسمتهای نگهداری، ماشین آلات، تجهیزات، ابزار و سطوح کار است.

مرحله پاکیزه‌سازی یا Shine محیطی دلپذیرتر را برای کارمندان ایجاد می‌کند که دیگر مجبور نیستند با گردوغبار، خاک و بهم ریختگی را تجربه کنند. تمیز‌کردن هر روزه‌ی محیط کار همچنین منجر به سطح بالاتری از رضایت و جلب نظر کارکنان برای روش ۵S می شود.

استانداردسازی یا سیکتسو

استانداردسازی در ۵S چیست؟ این مرحله شامل ایجاد راه‌هایی برای حفظ سه مرحله اول است. کارکنان در ایجاد مجموعه‌ای از استانداردها مشارکت می‌کنند که بر حفظ و نگهداری فضای کار در آینده حاکم است. هنگامی که این «عادت جدید» به یک عادت  معمول تبدیل شود‌، همه‌ی عادت‌های قدیمی از بین می‌روند. با این حال ممکن است قبل از تبدیل شدن به یک عادت، نیاز به نظارت و اجرا داشته باشید.

مرحله استانداردسازی پیشرفت و تغییرات رفتاری را از سه مرحله اول انجام می‌دهد و آنها را به یک روش استاندارد تبدیل می‌کند.

حفظ و نگهداری یا شیتسوکه

در انضباط یا Sustain، هدف این است که به قوانین جدید پایبند باشید. کارمندان استانداردهای جدید را رعایت کرده و هر روز سه مرحله‌ی اول را تمرین می‌کنند تا زمانی که به صورت خودکار و روش پذیرفته شده انجام شوند. این مرحله نهایی یا همان انضباط، اغلب چالش برانگیزترین است. با این حال، بدون حفظ سیستم جدید، تمام هزینه‌ها و تلاش‌هایی که برای ایجاد آن صرف شده است بی معنی خواهد بود.

مرحله‌ی انضباط نظام آراستگی محیط کار ۵S، اغلب نیاز به آموزش و ارتباط خوب دارد؛ اما در نهایت منجر به راحتی کارکنان با روش ۵S می شود.

سیستم نظام آراستگی محیط کار ۵S اگرچه پیچیده نیست” اما در اجرای مراحل و حفظ این تمرین چالش هایی را ایجاد می کند. قرار دادن نظام آراستگی محیط کار نه تنها می تواند به استرس کمتر و کارآمدتر افراد کمک کند، بلکه ایمنی محل کار را نیز بهبود می بخشد و زمان آموزش کارکنان جدید را کاهش می دهد.

“S” ششم برای ایمنی

وقتی صحبت از تولید ناب و بهبود محیط کار می‌شود، ۵S  یکی از شناخته‌شده‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای ناب است. جای تعجب نیست زیرا ۵S  می‌تواند کارایی را افزایش دهد، هزینه‌ها را کاهش دهد و کیفیت را بهبود بخشد. اما در بسیاری از برنامه‌های ناب، تمرکز فقط بر روی اهداف آسان است و عوامل انسانی نادیده گرفته می‌شوند.

ازآنجایی‌که ایمنی کارگران بسیار مهم است، برخی یک مرحله دیگر به چرخه ۵S  اضافه می‌کنند و نتیجه را “۶S” می‌نامند؛ S ششم نمادی از مفهوم ایمنی است.

برخلاف پنج مرحله اول، ایمنی یکی از مراحل متوالی نیست و باید در طی هر یک از مراحل دیگر در نظر گرفته شود. برای مثال، در طول مرحله مرتب‌سازی، ممکن است تصمیم بگیرید که یک ابزار منسوخ شده است؛ زیرا استفاده از نسخه جدید آن ایمن‌تر است. یا در مرحله استانداردسازی، رویه‌های کاری باید برای بهبود ایمنی محل کار، نه فقط کارایی، استانداردسازی شوند.

چه سازمان‌هایی باید نظام آراستگی محیط کار ۵S را اجرا کنند؟

دامنه کاربرد ۵S چیست؟ اگر دپارتمانی نظام آراستگی محیط کار را اجرا می‌کند، مدیران و سایر کارکنان باید از این سیستم پیروی کنند. اگر این سیستم کنار گذاشته شود، می‌تواند منجر به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی شود.

این امکان وجود دارد که برخی از افراد نقش بیشتری در ۵S نسبت به دیگران ایفا می‌کنند که  بسیار خوب است. ممکن است هماهنگ کننده‌های ۵S مسئول اجرا و نگهداری برچسب گذاری ۵S، پیگیری وظایف محوله یا معرفی اعضای بخش جدید به سیستم ۵S باشند. بدیهی است که این افراد در مقایسه با دیگران زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد سیستم ۵S خواهند کرد. هرکس باید به طور منظم به ۵S فکر کند. ۵S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد اتفاق بیفتد؛ اما در حالت ایده‌آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می شود. ناگفته نماند که رهبران شرکت باید در سیستم ۵S شرکت کنند.

۵ اس یکی از اولین ابزارهایی است که می‌توانیم از آن در شرکتی که مسیر فرهنگ بهبود مستمر را شروع می‌کند، استفاده کنیم. پیاده‌سازی این سیستم به تعریف اولین قوانین برای حذف زباله و حفظ محیط کاری ایمن و تمیز کمک می‌کند.

این مفهوم اولین بار توسط Taiichi Ohno که سیستم تولید تویوتا را طراحی کرد و Shigeo Shingo که مفهوم پوکا یوکه را مطرح کرد، رایج شد.

پیاده‌سازی سیستم ۵ اس

شروع استفاده از روش نظام آراستگی محیط کار برای همه آسان است و نیازی به تحلیل فنی ندارد. سادگی، کاربرد عملی و ماهیت بصری، آن را به کمکی جذاب برای اپراتورها، مدیران و مشتریان تبدیل کرده است.

از این سیستم می‌توانیم در طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها استفاده کنیم. به‌عنوان مثال:

• انواع شرکت‌ها
• کارخانه‌های تولیدی
• ادارات
• کسب‌وکارهای کوچک
• سازمان‌های چند ملیتی بزرگ
• بخش‌های خصوصی و عمومی

دلایل استفاده از متدولوژی ۵S چیست؟

متدولوژی ۵S چیست؟ درک متدولوژی ۵S یکی از پایه‌های اصول شش سیگما است و می‌تواند برای سازمان‌های مختلف بسیار سودمند باشد. استفاده از آن به عنوان پایه، توسعه فرایندها و ابزارهای پیشرفته برای پیاده‌سازی تولید ناب را آسان می‌کند.

اگرچه این روش گاهی اوقات به‌عنوان یک تکنیک خانه داری نیز در نظر گرفته می‌شود، اما در واقع یک سیستم مدیریتی نوآورانه است که به افراد کمک می کند ناب فکر کنند و راه را برای پذیرش اصول ناب در سازمان هموار می کند.

آیا به نظام آراستگی محیط کار نیاز داریم؟

اگر پاسخ شما به هر یک از سوالات زیر مثبت است، ۵S ممکن است دقیقا همان چیزی باشد که در محیط کار نیاز دارید:

• آیا افراد در محل کار برای یافتن اسناد یا فایل‌ها، چه در قالب فیزیکی و چه دیجیتال، مشکل دارند؟
• کابل های برق شل و آویزان در محل کار وجود دارد؟
• فایل‌ها، کشوها و کابینت‌هایی وجود دارند که حاوی محتوای بدون علامت هستند و شناسایی آن‌ها دشوار است؟
• آیا اقلام بی فایده فضای ارزشمندی را اشغال می‌کنند؟
• افرادی هستند که از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود آگاه نیستند؟

مزایای ۵S چیست؟

مزایای ۵S چیست؟ با گذشت زمان، روش ۵S یه مزایای بسیاری منجر می‌شود، از جمله:

• کاهش هزینه‌ها
• کیفیت بالاتر
• بهره‌وری بیشتر
• رضایت بیشتر کارکنان
• محیط کار ایمن‌تر

چه کسانی باید در روند ۵S شرکت کنند؟

۵ اس مجموعه وظایف تمامی کارکنان و مدیران را پوشش می‌دهد. اگر کسی کنار گذاشته شود، این می‌تواند به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی منجر شود که مردم نمی‌خواهند مالکیت آن را بگیرند.

این امکان وجود دارد که برخی افراد نسبت به دیگران نقش بیشتری در ۵S داشته باشند، اما اگر کسی از این اصول پیروی نکند می‌تواند منجر به آشفتگی در سیستم شود.

بدیهی است که در ابتدا افراد زمان زیادی را صرف هماهنگ‌سازی سیستم با اصول ۵S ‌کنند؛ اما در حالت ایده‌آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می‌شود.

آموزش سیستم نظام آراستگی محیط کار

هر کسی که در فعالیت‌های ۵S شرکت خواهد کرد باید آموزش ببیند. این اصول را می‌توان از طریق یک دوره آموزشی، DVD آموزشی یا از طریق فعالیت‌های عملی آموزش داد.

ممکن است روش اجرای نظام آراستگی محیط کار در یک سازمان یا حتی یک بخش با سایرین متفاوت باشد، بنابراین گروه‌هایی که برای اولین بار از این سیستم استفاده می‌کنند ممکن است نیاز داشته باشند بهترین روش را برای انجام مراحل در فضاهای خود پیدا کنند.

در حالت کلی پیاده‌سازی این سیستم در محیط نیاز به آموزش دارد و به جز این هر کارمند جدیدی که بعداً وارد مجموعه شود نیز باید آموزش اولیه را ببیند.

۵S و ارتباطات بصری

بخش مهمی از نظام آراستگی محیط کار این است که فضاها را مرتب کرده و ارتباطات را آسان‌تر می‌کند. ابزارهای ارتباط بصری مانند برچسب‌ها، علامت‌گذاری کف، نشانه‌های کابینت و قفسه، و … می‌توانند مسیریابی فضاها را حتی ساده‌تر کرده و به سازماندهی فضای کاری کمک کنند.

برخی از ابزارهای بصری رایج مورد استفاده عبارت‌اند از:

نوار علامت‌گذاری کف در ۵S چیست؟

از این نوارها برای ترسیم سلول‌های کاری، علامت‌گذاری مکان‌هایی که تجهیزات یا مواد در آن قرار می‌گیرند، یا برجسته‌کردن خطرات استفاده کرد. آن‌ها در رنگ‌ها و طرح‌های متنوعی عرضه می‌شوند و همچنین می‌توانند روی قفسه‌ها، میز کار، کابینت‌ها و سطوح دیگر استفاده شوند.

برچسب‌ها و نشانه‌ها در ۵S چیست؟

این تصاویر از متن، رنگ‌ها و نمادها برای انتقال اطلاعات استفاده می‌کنند. آن‌ها می‌توانند محتویات کشوها را نشان دهند یا نقاط پرخطر را مشخص کنند. سبک‌ها و اندازه‌های زیادی وجود دارد، و برخی از کسب‌وکارها حتی انتخاب می‌کنند که آن‌ها را با چاپگر برچسب و علامت داخلی بسازند.

تابلوهای سایه و فوم جعبه ابزار در ۵S چیست؟

این تصاویر در فضاهای کاری با ابزارهای زیاد مفید هستند. تخته‌های سایه از برش‌هایی از ابزار استفاده می‌کنند که در پشت نقطه‌ای قرار می‌گیرند که ابزار روی تخته میخ آویزان است. فوم جعبه ابزار به طور مشابه عمل می کند، با این تفاوت که در کشوی جعبه ابزار قرار می گیرد.

هر دوی این روش‌ها ابزارهای از دست رفته را برجسته می‌کنند و به افراد می‌گویند که ابزارها پس از پایان استفاده از آنها دقیقاً در کجا باید قرار گیرند.

چرا ۵S در تولید مهم است؟

درحالی‌که ۵S برای اولین‌بار در زمینه صنعت خودرو توسعه یافت، اکنون به طور گسترده به‌عنوان عنصر اساسی هر برنامه تولید ناب، صرف‌نظر از صنعت در نظر گرفته می‌شود. تعبیه ۵S  به‌عنوان بخشی از روزمرگی شرکت شما، اپراتورها را تشویق می‌کند تا محیط کار خود را بهبود بخشند و ضایعات را کاهش دهند.

پایبندی به استانداردهای ۵S  پایه و اساس تعمیر و نگهداری تولیدی کل (TPM) و بخشی جدایی‌ناپذیر از سیستم تولید تویوتا (TPS) در نظر گرفته می‌شود. ۵S  همچنین یک پلت فرم پایدار ایجاد می‌کند که از طریق آن می‌توان فعالیت‌های کایزن را راه‌اندازی کرد.

کاربرد نظام آراستگی محیط کار در خارج از بخش تولید

اصول ۵S از صنعت تولید تویوتا سرچشمه گرفته است و برای تولیدکنندگان در بسیاری از صنایع، نه فقط در صنعت خودرو، مفید است. در دهه‌های اخیر، این سیستم از تولید فراتر رفته و به صنایع دیگری نیز منتقل شده است. به‌عنوان مثال:

• مراقبت‌های بهداشتی
• مدارس
• سازمان‌های دولتی
• بیمارستان‌ها و کلینیک‌های پزشکی
• آشپزخانه های عمومی

هزینه ۵S در مقابل پس‌انداز بلند مدت

در حالت کلی استفاده از نظام آراستگی محیط کار پر هزینه نیست و معمولاً باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکار نیز می‌شوند.

ممکن است سرمایه‌گذاری اولیه روی ابزارهایی مانند نوار و برچسب‌های علامت‌گذاری کف وجود داشته باشد و مقداری زمان نیز صرف آموزش اصول آن شود؛ اما در درازمدت، باعث می‌شود فرآیندها روان‌تر اجرا شوند و از حوادث ناگوار جلوگیری می‌کنند.

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

جهت صدور و تمدید ایزو می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.