نظام آراستگی محیط کار ۵S ابزاری در خدمت استاندارد ایزو

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

ارتباط استانداردهای ایزو با نظام آراستگی محیط کار ۵S

در مقالات قبل اشاره کرده بودیم که بندهای استاندارد ایزو باید به نحوی در محیط کاری اجرایی شده و قابل ممیزی باشند. توجه داشته باشید که ممکن است یک بند با ابزارهای متنوعی قابل پوشش باشد. ابزارها به تنهایی مهم نیستند بلکه نتیجه کار و اینکه آیا بند استاندارد پوشش داده شد مهم است. پس هیچ گاه خود رو درگیر یک ابزار مدیریتی نکنید چون ممکن است با ابزارهای دیگر نیز مفهوم استاندارد را اجرایی کرد. فارغ از این موضوع یکی از ابزارهای بسیار خوب و مناسب در هنگام پیاده سازی استانداردهای ایزو نظیر ایزو ۹۰۰۱ ، ابزار نظام آراستگی محیط کار یا ۵S است.

نظام آراستگی محیط کار ۵S با نام های دیگری همچون ۵ سین ، خانه داری صنعتی ، ۵ اس نیز معروف می باشد.

اصل این استاندارد از ژاپن شروع شد ولی به دلیل نتایج مثبت آن به سرعت در کل دنیا فراگیر شد. ۵S یعنی ۵ مرحله که به ژاپنی شامل سیری ، سیسو ، سیشن ، سیکتسو و شیتسوکه می باشد. که هر کدام از این کلمات دارای معانی و تعاریف خاص خود هستند که در ادامه توضیح داده می شود.

نظام آراستگی محیط کار یکی از ابزارهای عالی برای نگهدای وسائل و تجهیزات، بهداشت محیط، ایمنی، بهبود مستمر و تعالی سازمانی بوده و ارتباط تنگاتنگی با استانداردهای ایزو به ویژه ایزو ۹۰۰۱ دارد. در ادامه بندهای مرتبط ایزو ۹۰۰۱ با نظام آراستگی ذکر شده اند.

آشنایی با نظام آراستگی محیط کار ۵S

آیا تا به حال به دنبال چیزی گشته اید که آن را پیدا نکرده باشید و سپس آن را با یک چیز جدید جایگزین کرده و روز بعد پیدایش کرده اید؟ این اتفاق اغلب زمانی رخ می‌دهد که بعضی چیزها با چیزهای دیگر قاطی می‌شوند و یا مکان خاصی ندارند. مشکلاتی از این دست اغلب می‌تواند با استفاده از ابزار مدیریت نظام آراستگی محیط کار (۵S) حل شوند.

ابزار ۵S به سازماندهی محل کار اشاره دارد که یک چرخه منطقی  ۵ مرحله ای را دنبال می کند:

مزایای نظام آراستگی محیط کار ۵S

شرکت‌ها در سراسر جهان برای سال‌ها روش ۵S را اجرا کرده‌اند، و برخی از مزایای تحقق یافته عبارتند از:

• کیفیت بالاتر
• بهره وری بیشتر
• کاهش هزینه
• افزایش رضایت کارکنان
• محل کار امن تر

اگر این نتایج برای شما جذاب باشد، پس ممکن است بخواهید بدانید که چگونه ابزار مدیریت ۵S ممکن است برای شما و کارمندان شما مفید باشد. بیایید به جزئیات بپردازیم و این روش را یاد بگیریم که به شما کمک می‌کند محل کار خود را از طریق گام‌های مرتب‌سازی و سازماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استانداردسازی و نگهدای و انظباط مدیریت کنید.

جزئیات نظام آراستگی محیط کار ( ۵S )

اجرای ۵S باید در شروع کار مثل خوردن یک فیل باشد! قطعا همه ی فیلم در یک زمان قابل خوردن نیست! این به این معنی است که باید بخشی از سازمان را انتخاب کنید که در آن شروع به کار خواهید کرد. در ابتدا خیلی زیاد کار نکنید، فقط یک محل کار، دفتر کار یا اتاق را پیدا کنید که می‌تواند از یک سازمان برای اجرای ۵S مناسب باشد. و فرایند ۵S را برای آن شروع کنید.

مراحل پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار ( ۵S )

۱-مرتب‌سازی

اولین گام برای بکارگیری ابزار مدیریت ۵ اس این است که ابزار، تدارکات، تجهیزات، ظروف و مواد یافت‌شده در این ناحیه را دسته‌بندی کنید. با گذشت زمان فرایندها تغییر می کنند و مواردی وجود دارد که برخی از آنها پیش از این مورد استفاده قرار گرفته اند، اما در حال حاضر منسوخ و دست و پا گیر هستند.

هر آیتم و وسیله باید به صورت زیر ارزیابی شود:

• هدف
• تعداد دفعات استفاده
• کاربران

بدیهی است، بهترین افرادی که این ارزیابی ها را انجام می دهند، افرادی هستند که بیشتر در این بخش کار می کنند. آنها باید بپرسند: «هدف از این وسیله چیست و کی به کی مورد استفاده قرار میگیرد و چه کسی از آن استفاده می کند؟» پاسخ به این سوالات می تواند پرسنل را به تعیین یکی از گزینه های زیر در مورد هر مورد راهنمایی کند:

گاهی اوقات کارکنان ممکن است که بهترین روش برای انجام دادن کار را ندانند، در این صورت، آنها ممکن است انتخاب کنند که یک آیتم را بر اساس اطلاعاتی از قبیل کجا و چه زمانی شناسایی شده و نام شخص درخواست کننده برچسب گذاری کنند.  سپس آیتم های برچسب گذاری شده در یک محل مشخص شده در محل کار قرار می گیرند تا زمانیکه کسی به آن نیاز داشته باشد. اگر مقدار مشخصی از زمان گذشت (مانند ۲ ماه) و هرگز مورد نیاز نباشد، می توان تصمیم گیری وضعیت را انجام داد و آن مورد را از منطقه حذف کرد.

هنگامی که مرتب سازی انجام می شود، تنها اقلام مفید باقی می مانند تا به ترتیب نظم داده شوند.

۲- نظم و ترتیب

اکنون زمان سازماندهی آنچه باقی مانده‌است، یعنی آن دسته مواردی که برای تکمیل فعالیت‌ها در حوزه کاری ضروری است می باشد. کارمندان باید به چندین ایده کلیدی فکر کنند، چرا که آن‌ها شروع به تعیین مکان اختصاص‌داده‌شده برای مواد مورد نیاز، ابزارها، تدارکات و اقلام دیگر می‌کنند.

• کاربران
• گردش کار
• موارد مرتبط
• مکان‌های منطقی

دانستن اینکه چه کسی از این وسیله استفاده می کند، عامل اصلی در تصمیم گیری در مورد جایی است که یک جسم باید هنگام استفاده در آن قرار گیرد. اگر وسیله مورد استفاده معمولا زیاد مورد استفاده قرار می گیرد، باید به راحتی در دسترس باشد. جریان وظایف نیز می‌تواند ورودی مهمی باشد که در آن آیتم‌ها در ارتباط با یکدیگر قرار داده می‌شوند. چیزهایی که در مجموعه‌ها به دست می‌آیند، یا از طریق دیگری مرتبط یا مشابه هستند، اغلب در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، بنابراین کاربرها می‌دانند که به آن بخش بروند تا به این نوع کارها دست یابند. در نهایت، باید از منطق ساده ای برای کاهش رفت و آمد و حرکات غیر ضروری استفاده کرد.

جنبه دیگر در گام سازماندهی به ترتیب، این است که در نظر بگیرید که چه چیزی ممکن است به بخش اضافه شود: ظروف نگهداری اضافی و ابزارهای مدیریت بصری مانند نوار روی کف یا میز کار، برچسب‌ها برای قفسه‌ها، کشوها یا سطل و سایر نشانه‌ها.

هدف، سازماندهی آن چیزی است که واقعا مورد نیاز است، به طوری که تمام کاربران بتوانند آنچه را که نیاز دارند فورا پیدا کنند. و وقتی همه چیز یک مکان بهینه داشته باشد، و در آن مکان باشد، تمیز نگه داشتن آن مکان نیز بسیار آسان‌تر است.

۳-پاکیزگی

جارو کردن، پاک کردن، تمیز کردن، مرتب کردن مواد، تدارکات، ابزار و چیزهای دیگر از جمله ماهیت فاز پاکیزگی است.” ممکن است بپرسید آیا تمیزکاری صرفا توسط یک نفر یا یک گروه انجام شود؟ نه، اینطور نیست. در محیط کار ۵S تمیز کردن کار همه است. وقتی افراد برای تمیز کردن ناحیه کاری خود دست به دست می‌دهند، تاثیر بیشتری ایجاد می کنند. این مساله ممکن است شامل تمیز کردن تجهیزات نیز باشد که می‌تواند زمان را کمی کاهش دهد.

شرکت هایی که در ۵S تازه وارد هستند ممکن است این سه مرحله را تکمیل کنند و با خود فکر کنند که کار را به پایان رسانده اند و جشن  نیز بگیرند، اما ۵S در آنجا متوقف نمی شود. بدون استاندارد سازی این فرآیند، احتمال دارد که عادت های قدیمی غلبه پیدا کنند و زمینه های کاری به حالت نامطلوب برگردد. در گام بعد استانداردسازی را توضیح می دهیم.

۴-استانداردسازی

فاز استانداردسازی مرحله ای است که ۵S را بسیار معنادارتر از یک اقدام ابتکاری سالانه می‌سازد. در طی این مرحله، شرکت ها روش های عملیاتی استاندارد ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که عادت های جدید ایجاد شده و مکان های کاری در شکل خوبی باقی خواهند ماند.

چند مثال از استاندارد سازی برای ۵S شامل موارد زیر است:

• چک لیست روزانه ۵S
• نمودار دستورالعمل های ۵S
• جدول فعالیت های اداره محل کار
• روش های مستند شده ۵S

مثل همه فرایندها و رویه‌ها، هر چه رویه ها ساده‌تر باشد بهتر است. تصمیم بگیرید که چه کار کنید و آنچه تصمیم می گیرید را اجرا کنید.

۵-نگهداری و انظباط

هر گونه راهنمایی کتبی برای کارمندان باید نگهداری شود و به منظور مناسب بودن، به طور مداوم مورد بررسی قرار گیرد. کارمندان جدید باید از برنامه ۵S و اینکه چگونه به موفقیت خود کمک خواهند کرد آگاه باشند. به همین ترتیب، کارمندانی که به یک حوزه جدید منتقل می‌شوند، باید از این روش‌ها برای وظایف جدید خود آگاه شوند. مدیران و کارکنان باید با هم‌کار کنند تا محل کار را حفظ کنند به منظور اینکه به طور مداوم کارآمد، منظم و تمیز بماند.

در نهایت، ۵S بخشی از فرهنگ شرکت است، نه فقط یک برنامه.

ارتباط با ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ با نظام آراستگی محیط کار ۵S

اگرچه استفاده از ابزار ۵S در ISO 9001: 2015 نیازی نیست، ممکن است در ارائه شواهد به ممیز شما در موارد مورد نیاز در ۴.۴.۱ و ۸.۵.۱ بسیار کاربردی باشد.

خلاصه

هنگامی که حوزه‌های کاری کاربردی و تمیز هستند، شرکت‌ها شانس بهتری برای دستیابی به نتایج مثبت، کیفیت بالاتر، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه، افزایش رضایت کارمندان و محیط کار ایمن‌تر دارند. ۵s روشی برای تحقق این مزایا است.

سه مرحله اولیه برای اجرای ۵S عبارتند از:

• مرتب سازی: بررسی آنچه که مورد نیاز است، از بین بردن آنچه غیر ضروری است
• نظم و ترتیب : تعیین مکان بهینه، استفاده از مدیریت بصری
• پاکیزگی : فضا و تجهیزات تمیز

۲ مرحله آخر ۵S در مورد ایجاد تغییرات در گذشته هستند و داشتن سازمان و پاکیزگی بخشی از فرهنگ شرکت می‌شوند. آن‌ها عبارتند از:

• استاندارد سازی: ارائه رویه ها، چک لیست ها، نمودار ها، برنامه های تمیز کاری و نظافت
• حفظ و نگهداری : نظارت بر مراحل اجرای ۵S و در نهایت ۵S را بخشی از فرهنگ سازمان کردن

با اجرا و نظارت بر این رویه ها، می توانید انتظار داشته باشید که محل کار شما به گونه ای مناسب حفظ و به یک دارایی با ارزش تبدیل شود.

پیاده سازی نظام آراستگی کار ( ۵S ) و استانداردهای ایزو

در صورتی که مایل به اخذ گواهینامه ایزو معتبر و پیاده سازی سیستم های مدیریتی نظیر نظام آراستگی محیط کار هستید فرم درخواست گواهینامه ایزو را تکمیل فرمایید. یا با شماره های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ تماس بگیرید.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.