سیستم مدیریت چیست؟ آشنایی با سیستم های مدیریت ایزو

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

۰۲۳-۳۶۶۵۰ ۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴

مشاوره رایگان

سفارش گواهینامه ایزو

سیستم مدیریت چیست؟

سیستم مدیریت روشی را توصیف می‌کند که شرکت‌ها در ساختارها و فرایندهای خودسازماندهی می‌کنند تا به طور سیستماتیک عمل کنند، فرایندهای روان را تضمین کنند و به نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یابند. سیستم‌های مدیریت مدرن معمولاً از چرخه PDCA (Plan-Do- Check-Act) پیروی می‌کنند.

امروزه داشتن یک سیستم مدیریت هر کسب و کاری را بسیار ارزشمند می‌کند. شما ساعت ها در اینترنت جستجو می کنید و سعی می کنید بفهمید استاندارد ایزو چیست و معنی این همه اعداد چه می باشد.

در طول مطالعه مقالات مختلف ممکن است با عبارات مبهمی مانند “به بهبود کارایی کمک می کند” و “باعث بهبود مستمر می شود”، روبرو شده باشید اما در عمل هیچ یک از این موارد تصویری واضح از عملکرد سیستم مدیریت ایزو به شما ارائه نمی دهند. ممکن است شما از اطرافیان سوال کرده باشید، اما هیچ کس حتی در مورد ایزو چیزی نشنیده باشد و به اهمیت زیاد استانداردهای ایزو در زندگی روزمره پی نبرده باشد.

معمولاً افرادی که برای اولین بار با دنیای سیستم های مدیریت روبرو می شوند، دچار سردرگمی مشابه می شوند. اما نگران نباشید. این مقاله را با هدف تبدیل هر سیستم مدیریتی به فردی مطلع و آماده برای تصمیم‌گیری درباره موفقیت آینده و رشد کسب‌وکار شما نوشته‌ایم.

یک مثال از سیستم مدیریت

بیایید با یک تشبیه شروع کنیم. تصور کنید که در حال رانندگی با اتومبیل خود به مکانی هستید که قبلاً هرگز به آن جا سفر نکرده اید. در بهترین حالت، شما تصور تقریبی از چگونگی رسیدن به آنجا را دارید، چه جاده هایی را باید طی کنید، چه مکان هایی را باید جستجو کنید. اما نمی توانید مطمئن باشید. در بدترین حالت، شما تصمیم می گیرید و امیدوارید که یک یا دو علامت در طول مسیر ظاهر شود تا شما را در مسیر درست قرار دهد.

حالا تصور کنید که یک مسیر یاب (GPS) دارید. تمام حدس ها از بین رفته است. به طور ناگهانی چندین مسیر به شما ارائه می‌کند که می دانید با توجه به ترافیک و جاده ای که در طول مسیر با آن روبرو می شوید، شما را به مقصد دقیق می رساند.

مسریاب زمان سفر شما را تخمین می‌زند و می توانید تضمین کنید که اگر این مسیر را دوباره طی کنید، در یک زمان مشابه به طور مداوم به مکان صحیح می رسید (البته اگر مشکلی برایتان پیش نیاید). مسیر یاب همچنین به شما در حفظ امنیت کمک می کند. مانند هشدار به شما در مورد پیچ ​​های تند، تغییر در سرعت و…

چرا باید گواهینامه ایزو را اخذ کنید؟

به طور خلاصه ، داشتن مسیریاب (GPS) دقیقاً مانند داشتن سیستم های مدیریت ایزو (گواهینامه ایزو) است. استانداردهای ایزو این اطمینان را می دهند که شما فرایند صحیحی را در پیش گرفته اید، تیم خود را آموزش داده‌اید که چگونه خدمات را به طور موثر انجام دهند و اهداف را برآورده می کند. سیستم های مدیریت ایزو تضمین می کنند که شما در کاری که انجام می دهید سازگار هستید، به سمت هدف خود پیش می روید و این کار را به روشی انجام می دهید که تا آنجا که ممکن است ایمن باشد و هدر رفتن منابع را به حداقل برساند.

فرایندها و روال‌ کاری

به طور رسمی، استانداردهای ایزو تعدادی از فرایندها و رویه ها را شامل می‌شوند که یک کسب و کار در هنگام ارائه محصولات و خدمات خود آنها را دنبال خواهد کرد. این دستورالعمل های سیستم مدیریت به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را محقق کنند. رایج ترین آنها عبارتند از:

• ارائه خدمات و محصولات سازگار و با کیفیت
• به حداقل رساندن اثرات زیست محیطی
• تضمین حفاظت از داده‌ها از تهدیدهای امنیتی مختلف مثل ویروس و هکرها
• حفاظت از سلامتی و رفاه کارگران
• استفاده بهینه از انرژی
• به حداقل رساندن خطرات ایمنی و فساد مواد غذایی

برای هر یک از این اهداف، یک استاندارد سیستم مدیریت تدوین کرده‌اند. با این وجود، امیدوارم که اکنون ایده ای در مورد سیستم های مدیریتی و چگونگی سودآوری آنها برای کسب و کار خود را درک کرده باشید.

سازمان ایزو شامل چه کسانی می‌شود؟

ایزو (ISO) نامی است که به سازمان بین المللی استاندارد سازی داده‌اند. ممکن است قبلاً شنیده باشید که ISO را از کلمه یونانی isos به معنی هم شکل و یکسان گرفته‌اند. ایزو سازمانی است که هدف ایجاد سازگاری در نحوه فعالیت مشاغل در سراسر جهان، ارائه خدمات و محصولات با بهترین کیفیت به مصرف کنندگان را دنبال می‌کند.

ایزو یک فدراسیون غیردولتی متشکل از نمایندگانی از ۱۶۴ ارگان استاندارد ملی است که سالانه یک بار در مقر ژنو برای ارائه تخصص در کلاس جهانی و تدوین استانداردهای صنعتی گرد هم می آیند. این استانداردها به نوبه خود با هدف کمک به مشاغل برای معرفی سیستمهای مدیریتی موثر در فعالیت ها منتشر می شوند.

استاندارد ایزو چیست؟

استانداردهای ایزو در همه جا وجود دارد. تاکنون، ایزو بیش از ۲۲۰۰۰ استاندارد بین المللی و اسناد مرتبط را منتشر کرده است که تقریبا هر صنعت را شامل می شود. از ایمنی مواد غذایی گرفته تا رایانه، و مراقبت های بهداشتی تا فناوری های جدید.

استانداردهای ایزو خود اسنادی هستند که سیستم های مدیریتی را تشکیل می دهند. آنها جزئیات مورد نیاز و مشخصات لازم را برای مشاغل فراهم می کنند تا از داشتن سیستم های مدیریتی کاملاً کاربردی اطمینان حاصل نمایند.

خانواده‌های ایزو

استانداردهای ایزو را به صورت سری منتشر می‌کنند و به عنوان خانواده نیز شناخته می‌شناسند. این مورد به این معنی است که آن ها شامل نسخه های مختلف یک استاندارد هستند.

به عنوان مثال، ایزو ۹۰۰۰ را اغلب به عنوان نام خانواده می‌شناسیم. حال گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ نسخه ای است که شما می توانید برای کسب و کار خود دریافت نمایید. ایزو ۹۰۰۱ الزامات پایه لازم برای اجرای یک سیستم مدیریت را مشخص می‌کند و نشان می‌دهد شما می‌توانید محصولات و خدماتی را که نیازهای مشتریان را برطرف می‌کند و همچنین الزامات قانونی قابل‌اجرا را تامین کنید.

زمانی که سیستم مدیریت ۹۰۰۱ را اجرا می‌کنید، ممکن است تصمیم بگیرید که شیوه‌های توصیف‌شده در ایزو ۹۰۰۴ را انتخاب کنید. زیرا این سیستم را برای کارآمدتر کردن سیستم مدیریت کیفیت شما در دستیابی به اهداف و اهداف تجاری شما طراحی کرده‌اند. همچنین دستورالعمل‌هایی را برای افزایش توانایی یک سازمان برای رسیدن به موفقیت مداوم ارائه می‌دهد.

دستورالعمل های پشتیبانی دیگری نیز تدوین کرده‌اند؛ مانند ایزو ۱۹۰۱۱ (دستورالعمل های حسابرسی سیستم های مدیریت) که می تواند از ارزش برخوردار باشد. زیرا راهنمایی در مورد برنامه های حسابرسی، انجام حسابرسی های داخلی یا خارجی و اطلاعات مربوط به صلاحیت حسابرس را فراهم می کند.

به روز رسانی ها

ایزو به طور مداوم محتوای استاندارد های ایزو خود را بررسی و به روز می کند و به طور متوسط ​​هر ۳ الی ۵ سال یک بار نسخه جدیدی از یک استاندارد را منتشر می کند. اما در برخی موارد این بروزرسانی می تواند طولانی تر نیز باشد. دلیل اینکه استانداردهای ایزو را با اعداد نشان می‌دهند این است که نیازی به ترجمه اعداد از کشوری به کشور دیگر نیست. بنابراین، یک شخص علاقه مند، صرف نظر از محل سکونت، می تواند به راحتی با دیدن شماره ایزو مربوط، از استانداردهایی که مطابق با کسب و کار شما می باشد، استقبال کند. در نمونه خانواده ۹۰۰۰، این عدد نشان دهنده استانداردهای مربوط به مدیریت کیفیت است.

اخذ ایزو

برای استفاده از استانداردهای ایزو به نفع کسب و کارتان، توصیه می شود گواهینامه ایزو را اخذ نمایید. برای این کار، باید از طریق یک مرکز مشاوره و اخذ گواهینامه ایزو معتبر اقدام نمایید. ایزوسیستم اولین، برترین و تنها سامانه مجوز دار صدور گواهینامه ایزو برای کلیه شرکت ها با پروانه رسمی از وزارت صنعت، معدن و تجارت می باشد.

همچنین مجموعه ایزوسیستم  توانسته است در سال ۱۳۹۷، رتـبـه اول شرکت های مشاوره مدیریت و واحد برتر فنی مهندسی در سطح کل کشور را از سوی وزارت صنعت، معدن و تجارت به دست آورد.

مشاغل دارای سیستم های مدیریت ایزو معتبر نه تنها مزایایی را که قبلاً در مورد آنها بحث شد دریافت می کنند، بلکه برای مشتریان، معتبرتر به نظر می رسند. زیرا نشان می دهد که آنها سطح عملکرد شناخته شده بین المللی را نشان داده اند. این امر به نوبه خود یک مزیت رقابتی برای مشاغل فراهم می کند. همچنین امکان برنده شدن در مناقصات را افزایش می دهد.

نمونه هایی از استانداردهای ایزو

احتمالاً قبلاً نام برخی از استانداردهای ایزو را شنیده اید. اما در هر صورت، در اینجا خلاصه ای از رایج ترین استانداردهای ایزو آورده شده است.

• رایج ترین استاندارد، ایزو ۹۰۰۱ می باشد. این استاندارد بین المللی برای مدیریت کیفیت شناخته شده است. بیش از ۱ میلیون کسب و کار از آن استفاده کرده اند. اخذ ایزو ۹۰۰۱ این اطمینان را حاصل می کند که آنها به طور مداوم محصولات و خدمات با کیفیت بالا ارائه می دهند.
• استاندارد محبوب دیگر ایزو ۱۴۰۰۱ – مدیریت محیط زیست است. با تهدیدات واقعی ناشی از تغییرات آب و هوا، اکنون اخذ ایزو ۱۴۰۰۱ بیش از هر زمان دیگری برای تجارت مهم است که تأثیرات زیست محیطی خود را محدود کند. هدف این استاندارد دستیابی به همین هدف، کاهش ضایعات و بهبود بهره وری منابع است.
• در دنیای مدرن، جابجایی داده‌ها یک عمل متداول است. این امر سرشار از فرصت‌ها برای تهدیدهای امنیتی اطلاعات برای فساد و یا دزدیدن داده‌های مشتری می باشد. ایزو ۲۷۰۰۱ – مدیریت امنیت اطلاعات به تضمین این امر کمک می‌کند که این داده‌ها همیشه چه صورت آنلاین و چه آفلاین محافظت می‌شوند.
• گواهینامه ایزو ۴۵۰۰۱ آخرین موردی است که ما می خواهیم در این مقاله به آن اشاره کنیم. ایزو ۴۵۰۰۱ استاندارد بین المللی بهداشت و ایمنی شغلی است. اجرای آن به مشاغل کمک می کند تا احتمال تصادفات و نقض قوانین را کاهش دهند.

سیستم مدیریت چیست؟

همان‌طور که گفتیم سیستم مدیریت روشی را توصیف می‌کند که شرکت‌ها در ساختارها و فرایندهای خودسازماندهی می‌کنند تا به طور سیستماتیک عمل کنند، فرایندهای روان را تضمین کنند و به نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یابند. سیستم‌های مدیریت مدرن معمولاً از چرخه PDCA (Plan-Do- Check-Act) پیروی می‌کنند.

یک سیستم مدیریت مؤثر را مبتنی بر فرایندهای ساختاریافته و بهینه شده تدوین وکنترل می‌کنند؛ بنابراین، بهبود سیستماتیک و مستمر سازمان را از طریق قوانین، نقش‌ها و فرایندهای روشن ایجاد می‌کند.

فارغ از اینکه شرکت شما در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و چه اهدافی برای دسترسی دارد می‌توانید از سیستم‌های مدیریتی استفاده کنید. زمینه فعالیت شما می‌تواند در یک صنعت خاص، مانند حمل‌ونقل و تدارکات، صنعت خودرو یا مراقبت‌های بهداشتی، یا حتی در بین صنایع باشد.

سیستم‌های مدیریت مدرن

سیستم‌های مدیریت مدرن از منطق استانداردهای ISO پیروی می‌کنند، اما جنبه‌های مختلفی را پوشش می‌دهند. پرکاربردترین استاندارد شناخته شده بین‌المللی را ISO 9001 برای سیستم مدیریت کیفیت می‌دانیم. سایر سیستم‌های مدیریت معروف عبارت‌اند از:

• ISO 9001 – مدیریت کیفیت
• ISO 13485 – دستگاه‌های پزشکی
• ISO 14001 – مدیریت زیست‌محیطی
• ISO 15378 – مواد بسته‌بندی اولیه برای داروها
• ISO 22000 – ایمنی غذا و خوراک
• ISO 26000 – مدیریت پایداری
• ISO 27001 – امنیت اطلاعات
• ISO 45001 – بهداشت و ایمنی شغلی
• ISO 50001 – مدیریت انرژی

مزایای سیستم مدیریت برای شرکت شما چیست؟

مدیرانی که آگاهانه با چالش‌های بازار و انتظارات سهام‌داران خود و سایر ذینفعان مواجه می‌شوند از سیستم های مدیریتی به عنوان ابزاری برای هدایت و مدیریت موثر سازمان خود استفاده می‌کنند. با انجام این کار، آنها به یافتن تعادل بین پویایی، ثبات، انتظارات مشتری و سودآوری در زمان تغییر کمک می‌کنند. سیستم های مدیریت نقش مهمی در همسویی استراتژیک شرکت‌ها و ایجاد اعتماد با طرف های ذی‌نفع دارند.

همه شرکت‌ها و سازمان‌ها صرف‌نظر از اندازه، نوع و صنعت خود به یک اندازه از سیستم مدیریت کارآمد بهره‌مند می‌شوند. آنها بر الزامات مشتریان، سایر طرف‌های ذی‌نفع یا مسائل پایداری تمرکز می‌کنند و برای شرکت شما در رویارویی موفقیت‌آمیز با چالش‌های بازار و جامعه، پشتیبانی حیاتی ارائه می‌کنند.

مزایا در یک نگاه

در جایی که سیستم‌های مدیریتی را عملاً تمرین می‌کنند و به طور مستمر توسعه می‌دهند، سازمان را در اجتناب از اشتباهات، شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها و برآوردن نیازهای همه ذی‌نفعان حمایت می‌کنند. درعین‌حال، آن‌ها سازگاری با شرایط دائماً در حال تغییر را آسان‌تر می‌کنند.

• ساختارهای یکنواخت و مسئولیت های روشن
• رویه‌ها و فرایندهای شفاف و پایدار
• تثبیت سازمانی فرایند بهبود مستمر
• شالوده خوب یک فرهنگ‌سازمانی انعطاف‌پذیر و آینده‌نگر
• رضایت مشتری و کارمند مشخص
• کاهش قابل‌توجه هزینه از طریق پیشگیری از خطا
• دستیابی سیستماتیک به اهداف تعیین شده شرکت
• اطمینان حقوقی بیشتر از طریق به‌حداقل‌رساندن ریسک
• بهبود شهرت و دسترسی آسان‌تر به بازارهای جدید

نحوه پیاده‌سازی سیستم مدیریت

اگر می‌خواهید در خط مقدم رقابت برای بهترین محصولات و خدمات باشید، دیگر نمی‌توانید بدون سیستم‌های مدیریت حرفه‌ای و گواهینامه آنها کار کنید. ایزو تمام الزاماتی را که باید به طور رسمی اجرا کنید در هنجارها و سایر استانداردها ذکر می‌کند. بااین‌حال، مسیر اجرا را از پیش تعیین نمی‌کند.

هر سیستم مدیریتی را باید با نیازها و اهداف خاص سازمان تطبیق بدهید؛ بنابراین، زمینه شرکت خود را همیشه در ذهن داشته باشید و الزامات استاندارد و مسیرهای پیاده‌سازی را به‌صورت جداگانه و دقیق برای شرکت خود تطبیق دهید.

سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟

سیستم مدیریت یکپارچه به سیستم مدیریت سطح بالاتری اطلاق می‌شود که در آن حداقل دو رشته مدیریتی، به عنوان مثال کیفیت (ISO 9001) و محیط زیست (ISO 14001) یکپارچه شده و به هم متصل شده‌اند تا یک واحد مدیریتی را تشکیل دهند. به این ترتیب، از هم افزایی به طور بهینه استفاده می‌شود، از اصطکاک اجتناب می‌شود و الزامات متقابل استاندارد به طور مشترک اجرا می‌شوند.

چه کسی سیستم مدیریت شما را تأیید می‌کند؟

یک گواهی مستقل و بی طرف به شما اطمینان می‌دهد که سیستم مدیریت شما پایدار و مطابق با استانداردها است. همچنین نشان می‌دهد که آیا برای دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی‌شده مناسب است یا خیر. حسابرسان ما نگاهی جامع و بی‌طرفانه به افراد، فرایندها، سیستم‌ها و نتایج دارند.

ممیزی‌های پرتحرک و اطمینان از اثربخشی فرایندهای مدیریت و بهبود درجه بالایی از امنیت تصمیم‌گیری را به شما می‌دهد. علاوه بر این، یک گواهینامه بین‌المللی به رسمیت شناخته شده به‌عنوان اثبات عملکرد عمل می‌کند و هم تصویر شرکت شما و هم رقابت‌پذیری آن را تقویت می‌کند.

مشاوران ایزو

مشاوران ایزو متخصصانی هستند که در پیاده سازی سیستم های مدیریت و دستیابی به گواهینامه ایزو به مشاغل کمک می کنند. داشتن پشتیبانی از یک مشاور ایزو برای پیشبرد روند کار و ارائه مشاوره عملی در هر مرحله بسیار سودمند است.

یک مشاور ایزو خوب موقعیت فعلی کسب و کار شما را ارزیابی کرده و مراحل دقیق لازم برای برآورده سازی الزامات استاندارد ایزو را شناسایی می کند. این کار سرعت پیشرفت شما را سریع تر می کند و روند صدور گواهینامه ایزو را ساده می سازد.

به متخصصین اعتماد کنید

مشاوران متخصص ایزوسیستم شما را در هر مرحله راهنمایی می کنند تا اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریت با حداکثر کارآیی و موثر اجرا می شود.

امیدوارم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد و شما نیز در هنگام بحث در مورد سیستم های مدیریت ایزو بسیار مطمئن تر و آگاه تر تصمیم بگیرید.

با ما تماس بگیرید!

اگر هرگونه سوالی در مورد گواهینامه های ایزو دارید، حتماً از طریق شماره های ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ با ما در تماس باشید. همچنین می توانید برای دریافت مشاوره رایگان، فرم اخذ ایزو را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند. ما بیش از این خوشحالیم که به شما کمک می کنیم.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.