استاندارد PMBOK – مجموعه دانش مدیریت پروژه
استاندارد PMBOK چیست؟
استاندارد PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge و به معنای «مجموعه دانش مدیریت پروژه» است. مجموعه کامل دانش مدیریت پروژه شامل شیوه‌های سنتی ثابت شده است که به طور گسترده اعمال می‌شوند؛ همچنین شیوه‌های نوظهور برای این حرفه با اجماع گسترده در مورد ارزش و سودمندی آن‌ها را نیز پوشش می‌دهد.
تاریخچه PMBOK
مدیریت پروژه همیشه به‌صورت غیررسمی انجام می‌شده است، اما در اواسط قرن بیستم به‌عنوان یک حرفه متمایز ظاهر شد. PMI یک کتابچه راهنما با عنوان «راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه – PMBOK Guide» را برای شناسایی عناصر تکرارشونده فرایند مدیریت پروژه منتشر کرد.
PMI در سال ۱۹۶۹ در آمریکای شمالی تأسیس شد و با بیش از ۲۴۰۰۰۰ عضو در بیش از ۱۶۰ کشور، به یک حامی جهانی برای حرفه مدیریت پروژه تبدیل شد؛ همچنین نزدیک به ۲۴۲۰۰۰ دارنده گواهینامه در سراسر جهان دارد. مراحل بروزرسانی راهنمای استاندارد PMBOK را در زیر می‌بینید:
- ۱۹۹۶ – نسخه اول PMBOK Guide
- ۲۰۰۰ – نسخه دوم PMBOK Guide
- ۲۰۰۴ – نسخه سوم PMBOK Guide
- ۲۰۰۸ – نسخه چهارم PMBOK Guide
- ۲۰۱۲ – نسخه پنجم PMBOK Guide
پروژه چیست؟
پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود. یک پروژه ازاین‌جهت موقتی است که شروع و پایان مشخصی و در نتیجه محدوده و منابع مشخصی نیز دارد. درواقع پروژه یک تلاش منحصربه‌فرد و گذرا است که برای دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی‌شده انجام می‌شود و می‌تواند بر اساس خروجی‌ها، نتایج یا منافع تعریف شود.
مدیریت پروژه چیست؟
به مجموعه فعالیت‌های شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و جمع‌بندی کار یک تیم برای دستیابی به اهداف و رعایت معیارهای موفقیت خاص، مدیریت پروژه می‌گوییم. به زبانی دیگر به‌کاربردن دانش، مهارت، ابزار و تکنیک در فعالیت‌های پروژه برای برآوردن نیازهای پروژه است.
مدیریت در مقابل مدیریت پروژه
یک عامل کلیدی که «مدیریت پروژه» را از «مدیریت» متمایز می‌کند این است که مدیریت یک فرایند مداوم است، اما مدیریت پروژه دارای تحویل نهایی و بازه زمانی محدود است. مدیریت پروژه به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد؛ اغلب مهارت‌های فنی، و قطعاً مهارت‌های مدیریت افراد و آگاهی تجاری خوب.
چرا به استاندارد PMBOK نیاز داریم؟
استاندارد PMBOK به‌عنوان استانداردی که توسط آن گواهینامه PMP به دست می‌آید استفاده شده است. مزایای استفاده از مدیران پروژه و اعضای تیم دارای گواهی PMP این است که این افراد قبلاً آموزش‌دیده‌اند. PMBOK هم برای شرکت‌ها و هم برای کارکنان ارزشمند است.
مزایای استاندارد PMBOK
PMBOK به دلایل زیادی ارزشمند است. در اینجا سه مورد را بررسی می‌کنیم:
- PMBOK به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا رویه‌ها را در بخش‌های مختلف استاندارد کنند.
- PMBOK می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در سراسر شرکت‌ها کار کنند و به جابه‌جایی نیروی کار بین سازمان‌ها کمک می‌کند.
- PMBOK می‌تواند با روش‌های مستند شده در جامعه مدیریت پروژه، به کسانی که در مورد نحوه انجام مدیریت ریسک نامطمئن هستند کمک کند.
در نهایت، مدیران پروژه که با استاندارد PMBOK آشنایی دارند، می‌توانند فرایند مدیریت پروژه خود را متناسب با نیازهای شرکت خود تنظیم کنند.
ساختار PMBOK
مدیریت پروژه به‌عنوان یک عمل به‌سرعت درحال‌رشد و گسترش در سراسر جهان است. اکنون در سطح جهانی به‌عنوان یک شایستگی شناخته شده و به‌عنوان یک مسیر شغلی و موضوعی برای آموزش‌دیده می‌شود. چارچوب استاندارد PMBOK از ۵ گروه فرایند، ۱۰ حوزه دانش و ۴۷ فرایند مدیریت پروژه (PM) تشکیل شده است. حوزه‌های دانش، فرایندهای PM را بر اساس محتوای مدیریت پروژه گروه‌بندی می‌کنند.
۵ گروه فرایند PMBOK
۱- شروع کردن
گروه فرایند آغازگر شامل فرایندها، فعالیت‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای تعریف مؤثر شروع یک پروژه است. تنظیم کلیه مجوزها و دستورات اولیه کاری برای تضمین پیشرفت مؤثر و منطقی فعالیت‌های اولیه پروژه، زمینه را برای موفقیت بعدی در تمام مراحل پروژه فراهم می‌کند. تعیین مراحل مشخص برای تکمیل کار، راه‌اندازی تیم‌ها و تعیین بودجه قبل از شروع کار برای شروع قوی هر پروژه در سراسر صنعت حیاتی است.
فعالیت‌هایی که باید در گروه آغازگر انجام شوند شامل موارد زیر می‌شوند:
- طبق PMI، فرایند شروع به تعیین چشم‌انداز آنچه که باید انجام شود کمک می‌کند.
- پروژه به طور رسمی توسط حامی مجوز می‌گیرد، محدوده اولیه تعریف می‌شود و ذی‌نفعان شناسایی می‌شوند.
- شناسایی ذی‌نفعان در اینجا بسیار مهم است زیرا می‌تواند به معنای واقعی کلمه باعث ایجاد یا شکست پروژه شود.
♣ همچنین باید به نکات زیر توجه کنیم:
پروژه‌ها و برنامه‌ها باید توسط یک نهاد حامی تأیید شوند و با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشند. در مواردی که این کار انجام نمی‌شود، پروژه‌ها ممکن است به طور تصادفی و بدون هدف واقعی آغاز و اجرا شوند. همچنین لازم به ذکر است که مدیریت در ابتدای هر پروژه، مدیر پروژه را انتخاب می‌کند.
۲- برنامه‌ریزی
گروه فرایند برنامه‌ریزی در استاندارد PMBOK فرایندهای موردنیاز برای تعریف محدوده پروژه، تنظیم برنامه‌های استراتژیک برای به حداکثر رساندن گردش کار و جمع‌آوری لیست‌های اولویت و برنامه‌ریزی نیازهای تیم را مشخص می‌کند. این گروه فرایند همچنین به شفاف‌سازی دقیق‌تری از تمام اهداف و انتظارات پروژه می‌پردازد و زیرساخت‌های پروژه لازم برای دستیابی به آن اهداف را باتوجه‌به جدول زمانی و محدودیت‌های بودجه مشخص می‌کند.
فعالیت‌هایی که باید در گروه برنامه‌ریزی انجام شوند شامل موارد زیر می‌شوند:
- تعیین محدوده پروژه، عنصر حیاتی برنامه‌ریزی است. درحالی‌که ممکن است به نظر برسد که این کار در گروه آغازگر انجام شده است، اما حالت کلی دامنه در سطح بالا (همراه با خطرات، نقاط عطف، خلاصه و بودجه) در این قسمت تعریف می‌شود.
۳- فرایند اجرا
گروه فرایند اجرا شامل مدیریت مؤثر تیم‌ها در حین تنظیم انتظارات جدول زمانی و رسیدن به اهداف معیار است. مدیران پروژه با استفاده از این مجموعه از مهارت‌ها، درجه بالایی از مهارت‌های سازمانی و ارتباطی را نشان می‌دهند.
فعالیت‌هایی که باید در گروه فرایند اجرا انجام شوند شامل موارد زیر می‌شوند:
- مدیر پروژه نیاز به انتخاب تیم توسعه و همچنین پرورش آن با انجام تمرینات تیم‌سازی دارد.
- مدیریت پروژه نه‌تنها مدیریت ارتباطات بلکه مدیریت مشارکت ذی‌نفعان و تضمین کیفیت پروژه و محصول را برعهده دارد.
♣ توجه داشته باشید که:
در مرحله اجرا، بیشتر بودجه مصرف شده و محصولات تحویلی پروژه تولید خواهد شد. احتمالاً اینجا جایی است که ما شاهد درخواست تغییر از سمت ذی‌نفعان خواهیم بود. درحالی‌که تیم پروژه می‌تواند تغییرات تأیید شده را اعمال کند، فقط هیئت کنترل تغییرات می‌تواند این تغییرات را تأیید یا رد کند.
۴- نظارت و کنترل
پردازش دستورات تغییر، رسیدگی به ملاحظات بودجه جاری و کاهش شرایط پیش‌بینی نشده که ممکن است بر توانایی یک تیم برای برآورده کردن انتظارات اولیه پروژه تأثیر بگذارد همه بخشی از مهارت‌ها و شایستگی‌های اصلی درگیر در گروه فرایند نظارت هستند. طبق راهنمای استاندارد PMBOK، عملکرد این تیم شامل فرایندهایی است که برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه موردنیاز هستند.
فعالیت‌هایی که باید در گروه نظارت و کنترل انجام شوند شامل موارد زیر می‌شوند:
- مناطقی را که در آن تغییراتی در طرح موردنیاز است را شناسایی کنید.
- تغییرات مربوطه را آغاز کنید.
- نیاز به بازگشت مسیر دارید؛ جایی که برنامه در حال اجرا را با برنامه واقعی مقایسه می‌کنید، واریانس را اندازه‌گیری می‌کنید و اقدامات اصلاحی انجام می‌دهید.
۵- پایان کار
بزرگ‌ترین چالش این گروه فرایند، پایان موفقیت‌آمیز پروژه است که به معنای تکمیل آن در زمان مقرر و در چارچوب بودجه اختصاص‌داده‌شده است. نکته پایانی این است که اگرچه اجرای این گروه‌های فرایندی لزوماً آسان نیستند، اما انجام ندادن این کار به این معنی است که تیم ممکن است هرگز به مزایای کامل پروژه‌های استراتژیک خود پی نبرد.
فعالیت‌هایی که باید در گروه پایان کار انجام شوند شامل موارد زیر می‌شوند:
- نه‌تنها پروژه را به طور رسمی تعطیل می‌کنید، بلکه از مشتری نیز امضا و پذیرش دریافت می‌کنید.
- مدیر پروژه باید با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه درس‌آموخته‌ها، پرداخت نهایی و بستن قراردادها پروژه را به طور رسمی ببندد.
- درس‌های آموخته شده همراه با سایر اطلاعات تاریخی باید به‌صورت مرکزی بایگانی شوند تا به‌عنوان ورودی پروژه‌های آینده مورداستفاده قرار گیرند.
۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه
۱- یکپارچه‌سازی
یکپارچه‌سازی در استاندارد PMBOK در مورد گردآوری همه چیزهایی است که می‌دانید تا پروژه خود را به طور کل‌نگر مدیریت کنید و نه در تکه‌تکه‌های فرایند.
۲- مدیریت محدوده
تعیین محدوده روشی است برای تعریف پروژه شما. مدیریت محدوده به این معنی است که اطمینان حاصل شود همه در مورد اینکه پروژه برای چه چیزی است و شامل چه مواردی می‌شود، آگاه هستند. این روش شامل جمع‌آوری الزامات و آماده‌سازی ساختار شکست می‌شود.
۳- مدیریت زمان
به نحوه مدیریت زمانی که افراد برای انجام وظایف پروژه خود می‌گذرانند، و به‌طورکلی مدت‌زمان پروژه مربوط می‌شود. این حوزه دانش به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های پروژه، توالی آن فعالیت‌ها و مدت زمانی که قرار است طول بکشد را درک کنید.
۴- هزینه
همه چیز در مورد رسیدگی به امور مالی پروژه است. فعالیت بزرگ در این حوزه دانش، تهیه بودجه شما است که شامل بررسی میزان هزینه هر کار و سپس پیش‌بینی بودجه کلی پروژه شما می‌شود.
۵- کیفیت
در این بخش از استاندارد PMBOK در مورد فعالیت‌های کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت در پروژه خود یاد می‌گیرید تا بتوانید انتظارات مشتریان خود را برآورده کنید.
۶- تدارکات
تمام کارهای تدارکاتی و تأمین‌کننده شما شامل برنامه‌ریزی آنچه نیاز دارید، طی‌کردن فرایند مناقصه و خرید، مدیریت کار تأمین‌کننده و بستن قرارداد پس از اتمام پروژه، در این بخش پشتیبانی می‌شوند.
۷- منابع انسانی
ابتدا باید بفهمید که به چه منابعی نیاز دارید تا بتوانید پروژه خود را تکمیل کنید و تیم خود را دور هم جمع کنید. پس از آن، همه چیز در مورد مدیریت افراد در تیم است؛ از جمله آموزش مهارت‌های اضافی به آن‌ها برای انجام کارهایشان، در صورت نیاز.
۸- ارتباطات
حدود ۸۰ درصد از شغل مدیریت پروژه درخصوص ارتباطات است، PM برنامه ارتباطی پروژه را می‌نویسد و بر تمام ارتباطات ورودی و خروجی نظارت می‌کند.
۹- مدیریت ریسک
مدیریت ریسک در استاندارد PMBOK شامل شناسایی و درک نحوه ارزیابی ریسک‌ها در پروژه است. این مرحله شامل نحوه انجام ارزیابی‌های کمی و کیفی ریسک می‌شود. مدیریت ریسک یک فعالیت یکباره نیست؛ بلکه کنترل ریسک‌های پروژه شما را در طول چرخه عمر پروژه پوشش می‌دهد.
۱۰- مدیریت ذی‌نفعان
یکی از مهم‌ترین گروه‌هایی است که شما را در مسیر شناسایی ذی‌نفعان، درک نقش و نیازهای آن‌ها در پروژه و اطمینان از اینکه می‌توانید آن‌ها را ارائه دهید، هدایت می‌کند. احتمالاً در نسخه بعدی استاندارد شاهد توسعه بیشتر این حوزه خواهیم بود.
♣ اگر بتوانید ده مورد حوزه‌های دانش را درک کنید، همه مواردی را که به‌عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید را خواهید داشت!
۴۷ فرایند PMBOK
در مجموع ۴۷ فرایند در اطراف گروه‌های فرایند و حوزه‌های دانش وجود دارد. راهنمای استاندارد PMBOK دستورالعمل‌هایی را ارائه می‌دهد که آگاهی از مهارت‌های بین‌فردی را ایجاد می‌کند و برای یک مدیر پروژه مفید است.
فهرست جامعی از مهارت‌های بین‌فردی موردنیاز را برای دستیابی به حداکثر عملکرد تیمی پیشنهاد می‌کند. استانداردسازی فرایندها در قلب همه مدل‌ها و طرح‌های تجاری مؤثر باقی می‌ماند. استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه راهی برای تبدیل فرایندهای مجزا به یک تلاش کامل، استاندارد و مشارکتی فراهم می‌کند.
جمع‌بندی
استاندارد PMBOK به‌عنوان مرجعی برای اکثر برنامه‌های توسعه حرفه‌ای مبتنی بر مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این راهنما در سطح بین‌المللی شناخته شده است و مؤسسات مختلف دوره‌های حرفه‌ای را بر اساس استاندارد PMBOK همراه با کتاب‌های مدیریت پروژه و استانداردهای مورد حمایت مؤسسه مدیریت پروژه ارائه می‌دهند.
مدیریت پروژه از طریق راهنمای PMBOK تلاش می‌کند تا استانداردهایی را القا کند که منعکس‌کننده به‌روزترین شیوه‌ها در حرفه‌های مدیریت پروژه است. با درنظرگرفتن این هدف، PM تضمین می‌کند که به طور منظم برای تمام استانداردها به‌روز باشد.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB) اقدام به صدور گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری می‌کند. ایزوسیستم برترین مرکز اخذ ایزو با مجوز رسمی سازمان صنعت، معدن و تجارت در رتبه یک شرکت‌های مشاور مدیریت و واحد برتر فنی و مهندسی در کل کشور قرار دارد.
برای اخذ گواهینامه ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
