مدل تعالی پروژه یا PEM
مدل تعالی پروژه یا PEM، مخفف Project Excellence Model است و اولین‌بار توسط انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA: International Project Management Association) تهیه و تدوین گردید. این طرح در تمامی پروژه‌ها، سازمان‌ها و… قابلیت پیاده‌سازی و استقرار دارد.
این مدل بر اساس مفاهیم و ارزش‌های اساسی مدیریت کیفیت جامع یا TQM شامل: مشتری‌محوری، بهبود مستمر، رهبری، مدیریت فرایند و … پایه‌گذاری شده است و شاخص‌های متشکل از دو گروه اصلی توانمندسازهای مدیریت پروژه و نتایج پروژه است.
PEM چیست؟
انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) یک استاندارد برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه تحت عنوان «مدل تعالی پروژه یا PEM» تدوین کرده است. مدل تعالی پروژه به سه حوزه تقسیم می‌شود:
- افراد و هدف
- فرایندها و منابع
- نتایج پروژه
۱- افراد و هدف
حوزه اول این مدل، با افراد مورد تعامل و هدف پروژه سروکار دارد. این بخش با ۳ معیار ارزیابی می‌شود:
- رهبری و ارزش‌ها
- اهداف و استراتژی
- تیم پروژه، شرکا و تأمین‌کنندگان
رهبری و ارزش‌ها
این معیار با ایجاد یک محیط پروژه با اعتماد بالا سروکار دارد. مدیران پروژه رهبر هستند. آن‌ها آینده را پیش‌بینی می‌کنند، چشم‌اندازی برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد و تیم پروژه را برای رسیدن به آن ترغیب می‌کنند. این معیار به سه جزء تقسیم می‌شود:
۱- الگوهایی برای تعالی
مدیران پروژه قوی، الگوهایی برای صداقت، مسئولیت اجتماعی، رفتار اخلاقی و فلسفه تعالی پروژه هستند. اصول پیمان جهانی سازمان ملل متحد در زمینه‌های حقوق بشر، کار، محیط‌زیست و مبارزه با فساد راهنمای این سیستم هستند.
۲- مراقبت از ذی‌نفعان پروژه
مدیران پروژه نگران همه ذی‌نفعان پروژه، بزرگ و کوچک، داخلی یا خارجی و قدرتمند یا ضعیف هستند. برخی از ذی‌نفعان پروژه حامی و برخی مخالف‌اند؛ بنابراین اتخاذ یک رویکرد متعادل برای منفعت همه ضروری است.
۳- جهت‌گیری به سمت اهداف پروژه و سازگاری با تغییر
مدیران مدل تعالی پروژه یا PEM مسئولیت نتایج پروژه را بر عهده می‌گیرند. آن‌ها از ارتباطات کافی برای دستیابی به خرید سهام‌داران اطمینان حاصل کرده و محیطی را ایجاد می‌کنند که در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشد.
اهداف و استراتژی
پروژه‌های با عملکرد بالا نیازمند تعریف قوی از اهداف پروژه و استراتژی‌های مورد‌استفاده برای دستیابی به آن‌ها هستند. از‌این‌رو، این معیار برای تعیین جهت استراتژیک سطح بالا برای چگونگی رسیدن به خط پایان است و سه حوزه را شامل می‌شود:
۱- مدیریت نیازها، انتظارات و الزامات ذی‌نفعان
ذی‌نفعان شریان حیات یک پروژه هستند و به اشکال مختلفی وجود دارند. (موافق، مخالف، کوچک، بزرگ، برخی دارای نفوذ بالا و برخی کم هستند). تیم پروژه، به‌عنوان حامی و شرکت‌کنندگان کلیدی پروژه نیز اغلب ذی‌نفعان در نظر گرفته می‌شوند.
مهم است که همه ذی‌نفعان را شناسایی کنید؛ از جمله آن‌هایی که اغلب می‌توانند به دلایل بی‌اهمیت، پروژه را به خطر بیندازند.
۲- توسعه و تحقق اهداف پروژه
پروژه‌ها معمولاً با اهداف کلیدی مانند بودجه، زمان‌بندی، معیارهای کیفیت و غیره تعریف می‌شوند. اما بیشتر پروژه‌ها اهدافی بیش از این دارند. مواردی مانند: جلب رضایت ذی‌نفعان یا تعریف اهدافی برای کارهای آینده.
۳- توسعه و تحقق استراتژی پروژه
استراتژی پروژه باید عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر پروژه را در نظر بگیرد و مسیری را برای رسیدن به خط پایان تحت این تأثیرات تعیین کند. مورد زیربنایی کسب‌وکار و مزایای سازمان مادر باید از اهمیت بالایی برخوردار باشد؛ زیرا بسیاری از پروژه‌ها آن‌قدر بر محصول نهایی تمرکز می‌کنند که در نهایت به محصولی شگفت‌انگیز تبدیل می‌شود، اما مورد‌استفاده قرار نمی‌گیرد یا کل طرح اجرا نمی‌شود.
تیم پروژه، شرکا و تأمین‌کنندگان
پروژه‌های با عملکرد بالا با استفاده از مدل تعالی پروژه یا PEM تضمین می‌کنند که تیم پروژه توسعه‌یافته و باانگیزه است و دستاوردها پاداش می‌گیرند. به همین ترتیب، تأمین‌کنندگان و شرکا در تیم ادغام شده و به پروژه متعهد هستند.
۱- شناسایی و توسعه شایستگی‌ها
پروژه‌ها باید شایستگی‌های موردنیاز برای موفقیت پروژه را در سه حوزه شناسایی کنند: افراد، دیدگاه و عمل. شایستگی‌های فردی اعضای تیم باید شناسایی شود تا بتوان آن‌ها را پرورش داد. مدیران به طور مداوم به دنبال فرصت‌هایی برای توسعه تیم پروژه هستند.
۲- شناخت دستاوردها و توانمندسازی
پروژه‌های قوی، دستاوردهای اعضای تیم، شرکا و تأمین‌کنندگان را شناسایی می‌کنند. این به تیم پروژه انگیزه می‌دهد و به تحقق پتانسیل کامل آن‌ها کمک می‌کند. تیم پروژه همچنین تشویق می‌شود تا در جایی که نقاط قوت آن‌ها می‌تواند به تحقق اهداف پروژه کمک کند، مشارکت کنند.
۳- همکاری و ارتباطات
پروژه‌های عالی، فرهنگ مشارکت متقابل، ارتباطات باز و اعتماد را ایجاد می‌کنند. آن‌ها تیم‌هایی با کارایی بالا و یکپارچه می‌سازند که همه اعضای تیم تشویق شوند تا به طور فعالانه با مشکلات ارتباط برقرار کنند و به یکدیگر در تعیین راه‌حل‌ها کمک کنند.
۲- فرایندها و منابع
تیم‌های مدل تعالی پروژه یا PEM باید به‌دقت فرایندها و روش‌های مدیریت پروژه مناسب را انتخاب کنند تا بیشترین کاربرد را برای هر پروژه داشته باشند. فرایندها باید اطمینان حاصل کنند که ارتباط صحیح بین ذی‌نفعان برقرار و برنامه‌ریزی کافی در حال انجام است. به همین ترتیب، منابع پروژه نیاز به برنامه‌ریزی، سپس تهیه و مدیریت فعال دارند.
دو جزء در دسته فرایند و منابع وجود دارد:
- فرایندها و منابع مدیریت پروژه
- مدیریت سایر فرایندها و منابع کلیدی
فرایندها و منابع مدیریت پروژه
پروژه‌ها باید فرایندها، ابزارها و روش‌های مدیریت پروژه مناسب را شناسایی و اجرا کنند. فرایندها برای برنامه‌ریزی و مدیریت تمام مناطق پروژه استفاده می‌شود. به‌عنوان‌مثال:
- ادغام
- سهام‌داران
- محدوده پروژه
- منابع
- جدول زمانی
- هزینه
- خطر
- کیفیت
- تدارکات
- ارتباط
پروژه‌های قوی ذی‌نفعان خود را در مراحل اولیه انتخاب این فرایندها درگیر می‌کنند و با ذی‌نفعان مناسب در استفاده از منابع پروژه مشورت می‌کنند. به طور خاص، باید با سازمان مادر مشورت شود تا فرایندهای مدیریت پروژه با فرایندهای داخلی آن‌ها هماهنگ شود.
در طول فرایند، پروژه پردازش، نظارت، ارزیابی و در صورت لزوم اصلاحاتی انجام می‌شود.
مدیریت سایر فرایندها و منابع کلیدی
این حوزه به‌جای مدیریت پروژه، فرایندها و منابع، با امور فنی سروکار دارد. طراحی مهندسی، ساخت‌وساز، ایمنی، محیط‌زیست و سایر مشخصات نیازمند فرایندهایی هستند که اغلب به مشاوره تخصصی نیاز دارند. برخی از پروژه‌ها محصول نهایی بسیار پیچیده‌ای با چالش‌های فنی و اساسی دارند.
فرایندهای فنی باید به طور منظم نظارت و ارزیابی شوند تا از مقبولیت محصول نهایی اطمینان حاصل شود؛ همچنین نتایج پروژه نیاز به ادغام مجدد در سازمان مادر دارد که ممکن است در انتخاب فرایندهای فنی نیاز به بررسی داشته باشد.
۳- نتایج پروژه
اگرچه تلاش زیادی در راستای یک مدیریت پروژه قوی انجام می‌شود، اما پروژه را نمی‌توان عالی دانست مگر اینکه به نتایج عالی دست یابد. محصول نهایی هر چه که باشد، باید کیفیت بالایی داشته باشد، به‌موقع و متناسب با بودجه تخمینی تحویل داده شود و معیارها موفقیت مرتبط را رعایت کند. درنهایت نه‌تنها باید به اهداف خود برسد، بلکه باید همه ذی‌نفعان نیز از نتیجه راضی باشند.
در دسته‌بندی نتایج پروژه چهار جزء وجود دارد:
- رضایت مشتری
- رضایت تیم پروژه
- رضایت سایر ذی‌نفعان
- نتایج پروژه و تأثیر آن بر محیط‌زیست
رضایت مشتری
مشتری باید از نتایج تولید شده توسط پروژه راضی باشد. گاهی اوقات این معادله بله یا خیر نیست؛ بلکه یک مشتری عمدتاً راضی نیز برای موفقیت پروژه کافی است.
۱- درک مشتری
بیشتر اوقات، رضایت در طول چرخه عمر پروژه به روش‌های مختلف بیان می‌شود. به‌عنوان‌مثال، قدردانی شفاهی، نتایج نظرسنجی، و توصیه به سایر واحدها یا شرکت‌ها. این ادراک مشتری است که بیشتر از نتایج واقعی مهم است. ندرتاً ممکن است نتایج پروژه کیفیت پایینی داشته باشد؛ اما مشتری از آن راضی باشد.
۲- شاخص‌های رضایت مشتری
پروژه‌های عالی شاخص‌های رضایت مشتری مانند تعداد شکایات، تعداد بازبینی‌ها، عملکرد ایمنی و غیره را دریافت می‌کنند. این بخش همچنین شامل تحقق مزایایی مانند درآمد واقعی تولید‌شده توسط محصول یا نرخ بازگشت سرمایه است.
رضایت تیم پروژه
رضایت تیم پروژه نیز عاملی در قضاوت موفقیت پروژه است. تیم پروژه باید از نتیجه و کار روی پروژه راضی باشد.
۱- درک تیم پروژه
مشابه آنچه دررابطه‌با ذی‌نفعان گفته شد، در این بخش نیز ادراک مهم‌تر از نتیجه واقعی است. تیم پروژه باید مزایای شغلی و زندگی خود را از کار بر روی پروژه درک کند.
۲- شاخص‌های رضایت تیم پروژه
پس از پایان پروژه، اعضای تیم چشم‌اندازهای متفاوت و تجربه بیشتری نسبت به زمانی که به تیم ملحق شدند دارند. آن‌ها درک قوی‌تری از ایمنی و محیط‌زیست پیدا کرده و پتانسیل بیشتری برای پروژه‌های جدید دارند.
رضایت سایر ذی‌نفعان
پروژه‌های با عملکرد بالا، رضایت ذی‌نفعان عالی را به دست می‌آورند. این رضایت از دستیابی به نتایج پروژه ناشی می‌شود. پروژه باید با رضایت همه ذی‌نفعان به اهداف خود برسد.
۱- درک سایر ذی‌نفعان
بدیهی است که مشتری، ذی‌نفع اصلی است. بسیاری از آن‌ها توانایی بالایی برای ازبین‌بردن آن دارند. درک این ذی‌نفعان از پروژه یک شاخص مهم موفقیت پروژه است.
۲- شاخص‌های رضایت سایر ذی‌نفعان
رضایت کتبی یا شفاهی سایر ذی‌نفعان، معیاری برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه است. برای جلب رضایت حداکثری، لازم است نگرانی‌های بهداشتی، ایمنی یا زیست‌محیطی را اندازه‌گیری کرد تا مشخص شود که آیا پروژه به اهداف خود دست‌یافته است یا خیر.
نتایج پروژه و تأثیر بر محیط‌زیست
پروژه‌های عالی باید علاوه بر تحقق اهداف اصلی، تأثیر مثبتی هم بر محیط‌زیست بگذارند.
۱- تحقق نتایج همان‌طور که در اهداف پروژه تعریف شده است
پروژه‌های عالی باید به نتایجی که از ابتدا قصد دستیابی به آن را داشتند، برسند.
۲- تحقق نتایج فراتر از اهداف پروژه، از جمله تأثیر بر محیط‌زیست
پروژه‌های عالی باید نتایج زیست‌محیطی مثبتی را در کنار اهداف پروژه خود قرار دهند.
۳- عملکرد پروژه
معیارهای عملکرد پروژه مانند هزینه، ضرب‌الاجل‌ها و معیارهای کیفیت، عموماً بر محیط‌زیست تأثیر دارند و دستیابی به آن‌ها عاملی برای موفقیت پروژه است.
جمع‌بندی
مدل تعالی پروژه یا PEM، مفهومی گسترده و باز دارد و استفاده از آن در همه پروژه‌هایی که از روش‌ها و متدولوژی‌های مختلف مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، امکان‌پذیر است. در واقع این مدل به هیچ متدولوژی مدیریت پروژه‌ای وابسته نیست و این مهم‌ترین مزیت PEM در مقایسه با سایر مدل‌ها و روش‌های ارزیابی بلوغ و تعالی مدیریت پروژه است.
تیم‌های پروژه و سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این مدل، خود را مورد ارزیابی قرار دهند. آن‌ها به‌خوبی متوجه می‌شوند که در کدام بخش‌های پروژه امکان بهبود وجود دارد. علاوه‌برآن از طریق مقایسه خود با بهترین تیم‌های پروژه، به شیوه الگوبرداری دست می‌یابند و در نتیجه کسب نتایج بهتر در آینده برای آن‌ها امکان‌پذیر خواهد شد.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.
برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
