تمدید گواهینامه ایزو به صورت آنلاین
تمدید گواهینامه ایزو یعنی کسب‌وکاری که ایزو اخذ کرده است، باید برای تثبیت پایداری در پایان هر چرخه ۳ساله گواهینامه خود را به‌روز کند. اگر شرکت شما تحت استانداردهای ISO معتبر شده است، به این معنی است که در حال حاضر دارای ارزش برند در بازار است. برای حفظ این پایداری، کسب‌وکار شما باید در پایان هر چرخه ۳ساله با یک فرایند تمدید موافقت کند تا گواهینامه را به‌روز کند.
تمدید ایزو چیست؟
تمدید ایزو به معنی بروزرسانی گواهینامه‌های ISO می‌باشد. برای حفظ اعتبار و ادامه استفاده از این گواهینامه‌ها، سازمان‌ها باید در دوره‌های زمانی مشخصی تمدید گواهینامه را انجام دهند. این پروسه شامل بررسی مجدد روند‌ها، سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان است به منظور اطمینان از پایبندی به استانداردهای مربوطه انجام می‌شود. این بررسی ممکن است شامل مراجعه فرآیندی به سازمان، ارزیابی‌های داخلی و یا بازرسی‌های خارجی توسط سازمان‌های تایید شده باشد.
فرم درخواست تمدید گواهینامه
شرکت‌هایی که گواهینامه‌های ایزو صادره شده برای آنها از طریق مجموعه ایزوسیستم، در آستانه انقضا است می‌توانند از طریق فرم درخواست تمدید گواهینامه نسبت به ثبت درخواست و ارسال اطلاعات اقدام کنند.
هزینه تمدید گواهینامه ایزو
همان‌طور که گفتیم مدت‌زمان اعتبار گواهینامه‌های صادره، ۳ سال از زمان صدور است. اما کارفرمای محترم در صورت تمایل برای تمدید و به‌روزرسانی کد رجیستر آنلاین گواهینامه‌ها، می‌تواند برای سال دوم و سوم ۳۰% از مبلغ اولیه صدور را پرداخت نماید.
هزینه تمدید سال سوم معادل ۵۰% مبلغ صدور اولیه است. پس از واریز این مبلغ گواهینامه‌های قبلی شما باطل می‌شود. باید آنها را مرجوع کنید و گواهینامه‌های جدید خود را با اعتبار ۳ساله دریافت کنید.
مدارک تمدید ایزو
تمدید سالانه گواهینامه‌های ایزو فقط توسط مرجعی که گواهی را از آنها اخذ کرده‌اید امکان‌پذیر است؛ اما برای صدور مجدد که هر سه سال انجام می‌شود می‌توانید مرجع صدور خود را تغییر دهید. مدارک مورد نیاز برای تمدید ایزو شامل موارد زیر است:
- نام شرکت یا سازمان
- عنوان گواهینامه‌های اخذ شده
- مرجع صدور گواهینامه (CB)
- تاریخ صدور گواهینامه
- کد رهگیری گواهینامه
- شماره تماس نماینده مدیریت
زمان تمدید
اکثر گواهینامه‌های به مدت ۳ سال پس از اخذ اعتبار دارند. پس از سه سال گواهی منقضی می‌شود و باید برای صدور مجدد اقدام کنید. علاوه بر صدور مجدد که هر سه سال انجام می‌شود باید تمدید سالانه را نیز مدنظر داشته باشید. این تمدید جهت اعتبار رجیستر آنلاین در وب‌سایت مرجع صدور است.
بااین‌حال، گواهینامه‌های ISO مختلفی وجود دارد و مدت زمانی که در طی آن گواهینامه معتبر است می‌تواند کمی متفاوت باشد.
معمولاً تاریخ صدور و انقضا روی هر گواهینامه درج می‌شود؛ اما اگر از زمان تمدید گواهینامه‌های خود مطمئن نیستید از مرجع صدور یا مشاور خود استعلام بگیرید.
تمدید آنلاین گواهینامه
ارتقای مداوم یکی از اهداف تمدید گواهینامه است. مراحل تمدید ایزو به‌صورت آنلاین شامل موارد زیر است:
- از وب‌سایت مرجع صدور خود بازدید کنید.
- تمام اطلاعات فرم ثبت گواهینامه ISO را پر کنید.
- هزینه تمدید خود را به‌صورت آنلاین پرداخت کنید.
- کارشناسان مربوطه مدارک شما را تأیید می‌کنند و پردازش روند تمدید آغاز می‌شود.
در عرض چند روز کاری، می‌توانید گواهینامه ISO تمدید شده خود را در آدرس ایمیل ثبت شده خود و همچنین از طریق پیک در آدرس خود دریافت کنید.
لزوم تمدید گواهینامه‌ها
تمدید گواهینامه ISO برای حفظ پایداری کسب‌وکار در بازار ضروری است. اگر به این طرح پایبند باشید با مشکلی مواجه نخواهید شد. ازآنجایی‌که استاندارد ISO بر حفظ سوابق خوب و بهبود مستمر تأکید دارد، باید با جدیت از آن پیروی کنید تا از تمدید گواهینامه خود اطمینان حاصل کنید.
صدور مجدد چیست؟
با پایان دوره سه‌ساله، گواهینامه‌های شرکت شما باطل می‌شود و باید برای صدور مجدد آنها اقدام کنید. در سازمان‌هایی که حساسیت کاری وجود دارد این فرایند بسیار شبیه به مراحل ممیزی و صدور اولیه گواهینامه است.
یکی از تمرکزهای صدور مجدد، بررسی عملکرد گذشته است. حسابرس اسناد و سوابق را بررسی می‌کند تا مطمئن شود شرکت شما به سیستم پایبند بوده و از آن به‌درستی استفاده کرده است.
توجه داشته باشید که باید قبل از تاریخ انقضای گواهینامه خود برای تمدید درخواست دهید. این به شما فرصت می‌دهد تا در صورت عدم موفقیت در ممیزی تمدید، دوباره گروه‌بندی کنید و تغییرات لازم را ایجاد کنید.
آیا گواهینامه ISO من می‌تواند پس از انقضا تمدید شود؟
هنگامی که گواهی شما منقضی می‌شود، می‌توانید به‌سادگی توسط یک ممیز خارجی مورد ارزیابی مجدد قرار گرفته و از یک نهاد صدور گواهینامه معتبر، ایزو خود را مجدداً اخذ کنید.
به‌عنوان‌مثال، حسابرس ممکن است ممیزی‌های نظارتی را از تأسیسات شما انجام دهد، اسناد داخلی را بررسی کرده و به عملکرد کلی کسب‌وکار شما نگاه کند تا مشخص کند که آیا هنوز الزامات ISO را رعایت می‌کنید یا خیر.
سپس، آنها گزارشی را ارائه می‌دهند و ۱۵ روز در اختیار شما قرار می‌دهند تا اصلاحات لازم را انجام دهید. اگر همه چیز خوب پیش برود، گواهینامه ISO خود را حفظ خواهید کرد و برای مدت‌زمان مناسب تمدید می‌شود. (معمولاً ۳ سال، اما بسته به ویژگی‌های گواهینامه ISO متفاوت است.)
شرایط تمدید ایزو
اگر قبلاً گواهینامه ایزو را دریافت کرده‌اید و به پیاده‌سازی الزامات استاندارد در مجموعه خود پایبند بودید، در پروسه تمدید با مشکلی مواجه نخواهید شد.
بااین‌حال، هنوز مراحلی وجود دارد که می‌توانید برای ساده‌سازی فرایند تمدید طی کنید:
از قبل برنامه‌ریزی کنید و ارزیابی‌های قبلی را مرور کنید
خوب است که قبل از موعد تمدید، برنامه‌ریزی کرده و به ارزیابی‌های قبلی خود از اسناد مرتبط نگاهی بیندازید تا بفهمید کجا خوب عمل کرده‌اید و کجا نیاز به بهبود دارید.
می‌توانید از این اطلاعات برای بهبود سازمان، فرایندها و سایر سیستم‌های خود قبل از صدور مجدد استفاده کنید.
بررسی‌های داخلی سیستم را انجام دهید
ممیزی داخلی و بازبینی سیستم باید حداقل یک‌بار در سال انجام شود. با یک ممیزی داخلی، می‌توانید نقاط مشکل‌ساز را که ممکن است در زمان تمدید گواهینامه ISO شما مشکل ایجاد کند، شناسایی کرده و آنها را رفع کنید.
تغییرات مناسب را انجام دهید و آنها را مستند کنید
هر زمان که در طول بررسی‌های داخلی سیستم متوجه مشکلی شدید، بهتر است آنها را علامت‌گذاری کنید و فوراً برای رفع آنها اقدام کنید. رفع و مستندسازی رفع مشکلات در زمان تمدید مفید خواهد بود.
جمع‌بندی
گواهینامه‌های ایزو، که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) صادر می‌شوند، نشانگر پایبندی سازمان‌ها به استانداردهای بین‌المللی هستند. تمدید ایزو معمولاً به صورت دوره‌ای انجام می‌شود، به طوری که سازمان‌ها باید در فاصله‌های زمانی مشخص، عملکرد خود را مجدداً بررسی کرده و اطمینان حاصل کنند که همچنان با استانداردهای مربوطه سازگاری دارند. این فرآیند ممکن است شامل مراجعه تکنیکی به سازمان، ارزیابی‌های داخلی، بازرسی‌های خارجی توسط سازمان‌های تایید شده یا ترکیبی از این عوامل باشد.
سؤالات متداول
برای تمدید گواهینامه شما به کارهای آماده‌سازی نیاز است، بنابراین بهتر است دراسرع‌وقت کارهای اجرایی را انجام دهید. با ازدست‌دادن گواهینامه ایزو خطر ازدست‌دادن کسب‌وکار، آسیب رسیدن به شهرت و محدودکردن توانایی خود در مناقصات را خواهید داشت. در شرکت‌های بزرگ مخاطرات نیز بالا هستند؛ این اشتباه ساده می‌تواند به سودآوری کسب‌وکار شما آسیب برساند.
در ادامه به برخی از سؤالات شما در خصوص تمدید گواهینامه ISO پاسخ می‌دهیم؛ بنابراین نیازی به استرس در زمان تمدید نخواهید داشت.
چگونه از زمان تمدید گواهینامه ایزو آگاه شوید؟
گواهینامه ایزو شما تا سه سال از تاریخ صدور گواهینامه معتبر است؛ اما به تمدید سالانه احتیاج دارد. با بررسی تاریخ انقضای گواهینامه خود می‌توانید از زمان تمدید مطلع شوید. اگر نمی‌توانید گواهی خود را ردیابی کنید، با مرجع‌صدوری که گواهی شما را صادر کرده است تماس بگیرید.
کسب‌وکار شما باید دائماً در تلاش برای بهبود روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP) و سیستم‌های مدیریتی باشد. تمدید گواهی راهی است برای اطمینان از اینکه همیشه در حال پیشرفت و بهبود مستمر هستید.
اگر گواهینامه ISO خود را تمدید نکنید، چه عواقبی در پی خواهد داشت؟
بزرگ‌ترین پیامد عدم تمدید گواهینامه ISO شما واضح است؛ گواهی باطل شده و زحمات اولیه شما بی‌اثر خواهد شد. داشتن ایزو مزایای متعددی دارد و مطمئناً نمی‌خواهید مشتریانی را که برای همکاری شما به ایزو اهمیت می‌دهند از دست بدهید.
پس از ابطال ایزو باید آرم‌های آن را از وب‌سایت، محصولات و تبلیغات خود حذف کنید و عدم انجام این کار می‌تواند منجر به پیگرد قضایی شود و اعتبار کسب‌وکار خود را از دست می‌دهید.
صدور مجدد چگونه است؟
پس از گذشت اعتبار سه‌ساله به صدور مجدد نیاز دارید. درست مانند صدور اولیه، در هنگام صدور مجدد گواهینامه نیز حسابرس باید سازمان شما و سیستم و فرایندهای مدیریتی شما را ارزیابی می‌کند و هر گونه یافته مربوطه را در مورد انطباق مداوم شما با الزامات استاندارد بررسی می‌کند.
چگونه می‌توانید تمدید ایزو را برای خود آسان کنید؟
ساده‌ترین راه برای ساده‌سازی فرایند صدور مجدد، صرفاً برنامه‌ریزی قبلی است. شما می‌توانید گزارش‌های ممیزی قبلی خود را بررسی کنید و قبل از تاریخ تمدید، سیستم‌های خود را ممیزی داخلی انجام دهید.
انجام بررسی‌های سالانه نیز روند کلی را برای کسب‌وکار شما آسان‌تر می‌کند. هر چه سیستم‌های خود را به طور منظم مرور کنید، در زمان تمدید به اصلاحات کمتری نیاز دارید.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
جهت صدور و تمدید ایزو می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
