ممیزی ایزو چیست؟ پاسخ به سوالات رایج در فرایند ممیزی
ممیزی ایزو مثل یک بازرسی دقیق از کار یک شرکت است. به این صورت که یک کارشناس بررسی میکند تا ببیند همه چیز درست و طبق قوانین انجام میشود یا نه. این کارشناس همه جای شرکت را میگردد، با کارمندان حرف میزند و مدارک را چک میکند تا مطمئن شود که شرکت طبق استانداردهای جهانی ایزو کار میکند. در ادامه این مقاله با انواع ممیزی و هزینه آن آشنا میشویم و به ۵ سوال متداول ممیزان ایزو پاسخ میدهیم.
فهرست مطالب
- ممیزی ایزو چیست؟
- مراحل ممیزی ایزو
- هزینه ممیزی ایزو
- نمونه پاسخ به سوالات رایج در فرایند ممیزی ایزو
- ۶ نکته مهم پیش از ممیزی سازمان شما جهت دریافت گواهینامه ایزو
- هدف از ممیزی ایزو چیست؟
- چک لیست ممیزی ایزو
- انواع ممیزی ایزو چیست؟
- چگونه برای ممیزی ISO آماده شوم؟
- در طول ممیزی ISO چه اتفاقی میافتد؟
- تکنیکهای ممیزی
- اصول ممیزی چیست؟
- بازرسی چیست؟ (Inspection)
- تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟
- جمعبندی
- سوالات متداول
ممیزی ایزو چیست؟
در واقع ممیزی ایزو یک فرآیند ارزیابی و بررسی سیستماتیک است که توسط یک سازمان مستقل انجام میشود تا مشخص کند آیا سیستم مدیریت یک شرکت با استانداردهای بینالمللی ایزو مطابقت دارد یا خیر.
مراحل ممیزی ایزو
حسابرسی یا ممیزی به طور کامل تمام جنبههای یک تجارت، محصول یا خدمات را بررسی میکند و برای ارزیابی دقت و کارایی عملیات یک شرکت طراحی شده است. فرآیند شامل موارد زیر است:
- بررسی اسناد و مدارک
- مصاحبه با کارکنان
- مشاهده فرآیندهای کاری
- ارزیابی انطباق با الزامات استاندارد
هزینه ممیزی ایزو
هزینه ممیزی ایزو بسته به نوع استاندارد، حجم فرایندها و محل ممیزی، بین ۲ میلیون تا ۸ میلیون میباشد.
نمونه پاسخ به سوالات رایج در فرایند ممیزی ایزو
یک شرکت تولیدکننده لوازم خانگی را در نظر بگیرید. در ادامه به برخی از سوالات رایج فرایند ممیزی ایزو در این سازمان پاسخ میدهیم:
۱- سوال: خط مشی کیفیت سازمان شما چیست؟
پاسخ: خط مشی کیفیت شرکت ما بر تولید محصولات با کیفیت بالا، دوستدار محیط زیست و مطابق با نیازهای مشتریان تمرکز دارد. ما متعهد به بهبود مستمر فرآیندها، کاهش ضایعات و افزایش رضایت مشتری هستیم.
۲- سوال: چگونه از آخرین نسخه مستندات اطمینان حاصل میکنید؟
پاسخ: ما از یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده میکنیم. تمام مستندات دارای شماره نسخه و تاریخ بازنگری هستند. فقط مدیر کیفیت اجازه ایجاد تغییرات را دارد و پس از هر تغییر، یک ایمیل اطلاعرسانی به تمام کاربران ارسال میشود.
۳- سوال: فرایند رسیدگی به شکایات مشتریان چگونه است؟
پاسخ: شکایات از طریق وبسایت، تلفن یا ایمیل دریافت میشوند. هر شکایت در سیستم CRM ما ثبت شده و یک شماره پیگیری دریافت میکند. تیم خدمات مشتری ظرف ۲۴ ساعت پاسخ اولیه را ارائه میدهد. شکایات فنی به بخش مهندسی ارجاع میشوند. هر ماه هم گزارشی از شکایات و اقدامات اصلاحی تهیه میکنیم.
۴- سوال: اهداف کیفی بخش شما چیست و چگونه آنها را پایش میکنید؟
پاسخ: در بخش تولید، اهداف ما شامل کاهش نرخ محصولات معیوب به زیر ۱%، بهبود بهرهوری به میزان ۵% سالانه، و کاهش مصرف انرژی به میزان ۳% است. ما این اهداف را از طریق گزارشهای روزانه تولید، بررسیهای ماهانه کیفیت و اندازهگیری مصرف انرژی پایش میکنیم.
۵- سوال: چگونه ریسکها و فرصتهای مرتبط با فرایندهای خود را شناسایی و مدیریت میکنید؟
پاسخ: ما یک فرایند ارزیابی ریسک سالانه داریم که در آن از روش FMEA استفاده میکنیم. برای هر فرایند اصلی، ریسکها و فرصتها را شناسایی کرده و بر اساس شدت، احتمال وقوع و قابلیت تشخیص، رتبهبندی میکنیم. برای ریسکهای با اولویت بالا، اقدامات کنترلی تعریف میکنیم. فرصتهای شناسایی شده نیز در برنامه بهبود سالانه گنجانده میشوند.
این سوالات نمونهای از پرسشهای رایج در ممیزی ایزو هستند. ممیزان معمولاً سوالات را بر اساس مشاهدات خود و زمینه خاص سازمان تنظیم میکنند. شما نیز باید از قبل مشخص کنید که پاسختان به سوالات ممیزی ایزو چیست.
۶ نکته مهم پیش از ممیزی سازمان شما جهت دریافت گواهینامه ایزو
شش راهنمایی برای تحت تاثیر قرار دادن ممیز و کسب گواهینامه ایزوی شما در اولین مرحله:
- آماده باشید.
- ممیزی داخلی را جدی بگیرید.
- اقدامات اصلاحی را انجام دهید.
- بازنگری مدیریت خود را فراموش نکنید.
- به اهداف خود نظارت کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه چیز تمیز و منظم است.
برای جزئیات بیشتر در این مورد میتوانید مقاله ۶ نکته مهم پیش از ممیزی سازمان را نیز بخوانید.
هدف از ممیزی ایزو چیست؟
ممیزی میتواند به شما بگوید که آیا الزامات مربوط به انطباق با ISO را برآورده میکنید یا خیر. میتواند نقاط ضعف در عملیات سازمان شما را آشکار کند، بهطوریکه قویترین استراتژی مدیریت ریسک ممکن را توسعه دهید. شما میتوانید از ممیزی بهعنوان بخشی از مراحل اولیه طرح ارزیابی ریسک استفاده کنید و به توسعه سیستمها و پایگاههای مشتریان جدید دسترسی پیدا کنید. هدف از ممیزی ایزو عبارت است از:
- اطمینان از پیادهسازی صحیح استانداردها
- شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت
- ارائه پیشنهادات برای بهبود مستمر
چک لیست ممیزی ایزو
چک لیست ممیزی ایزو بخشی از برنامه حسابرسی استانداردها است. به این صورت که بندهای اساسی از استاندارد که باید بررسی شوند را در این چک لیستها ذکر میکنند و بر اساس آن میزان انطباق سیستم را با الزامات استاندارد میسنجند. از این چک لیست حسابرسی میتوانید برای ممیزی داخلی، یا بهعنوان یک دستورالعمل توسط ممیز خارجی برای آمادهسازی اولیه استفاده کنید. به طور معمول چک لیست ممیزی ایزو را یک نشانه انطباق یا عدم انطباق برای بندهای مربوطه میدانیم.
انواع ممیزی ایزو چیست؟
ممیزی را به چهار دسته تقسیم میکنند:
- ممیزی داخلی
- ممیزی خارجی
- ممیزی صدور گواهینامه
- ممیزی نظارتی
شما میتوانید بسته به اهداف انطباق و صدور گواهینامه، دامنه، مقیاس و بودجه نوع آن را انتخاب کنید. در ادامه هر مورد را بررسی میکنیم:
۱- ممیزی داخلی
ممیزی داخلی ایزو میتواند توسط یک حسابرس تعیین شده در شرکت شما انجام شود. این نوع از ممیزی را میتوانید برای اطمینان از اینکه شرکت شما استانداردهای ISO را بهعنوان مدلی برای بهترین شیوهها اتخاذ میکند، به کار ببرید. استفاده از چکلیست برای مشاهده اینکه چگونه سیستمهای سازمان شما مطابق با دستورالعملهای ISO است به حسابرسان داخلی کمک میکند.
۲- ممیزی خارجی
ممیزیهای خارجی توسط حسابرسان شخص ثالث برای ارزیابی انطباق سازمان با استانداردها انجام میشود. چند نوع ممیزی خارجی از جمله ممیزی مشتریان و تأمینکنندگان وجود دارد، زیرا بسیاری از استانداردهای ISO نیاز به انطباق توسط همه اعضای زنجیره تأمین دارند. ممیزیهای گواهی و نظارت نیز زیرمجموعه حسابرسی خارجی قرار میگیرند.
۳- صدور گواهینامه و ممیزی مجدد
ممیزی مجدد چیست؟ ممیزی دررابطهبا برخی از استانداردها و سازمانهای خاص الزامی است. در این مواقع قبل از صدور گواهینامه، یک مرجع صدور ممیزی را انجام میدهد و گواهی انطباقی صادر میکند که انقضا سهساله دارد. سازمان شما نیز تضمین میکند که فرایندها، کنترلهای محصول و سیستمهایی را که تحت پوشش آن گواهی هستند، حفظ کند. پس از پایان بازه ۳ ساله شما مجددا به ممیزی و صدور گواهی نیاز دارید.
۴- ممیزیهای نظارتی
هنگامی که گواهینامه ISO را دریافت کردید، باید حداقل سالی یکبار ممیزی نظارتی را با سازمان صدور گواهینامه برنامهریزی کنید. ممیزی نظارتی شامل بررسی مدیریت، اقدامات مرتبط با تصحیح عدم انطباقهای قبلی و بررسی نحوه پاسخ سازمان به توصیههای ممیزی داخلی میشود.
چگونه برای ممیزی ISO آماده شوم؟
هر ممیزی که انجام میدهید به شما کمک میکند تا برای ممیزی بعدی آماده شوید. ممیزیهای داخلی به شما کمک میکند تا برای ممیزیهای نظارتی آماده شوید و ممیزیهای نظارتی به شما کمک میکنند تا برای ممیزیهای تأیید مجدد آماده شوید. در ادامه نکاتی را مطرح میکنیم که در روند ممیزی اولیه به ما کمک میکند:
۱- یک برنامه حسابرسی ایجاد کنید
یک برنامه زمانی برای ممیزیهای خود ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. با برنامه زمانی خود برای ممیزی داخلی شروع کنید. در جدول زمانی را برای تکمیل پروژهها یا کاهش مشکلات انعطافپذیری ایجاد کنید و به سمت یک جدول زمانی تخمینی برای تعامل با یک نهاد گواهیکننده پیشرفت کنید.
۲- چکلیستهای حسابرسی را جمعآوری کنید
چکلیستهای ممیزی چیست؟ بهطورکلی، چکلیست ممیزی تضمین میکند که متوجه میشوید چگونه حسابرسی با اهداف و زمینه کلی کسبوکار مطابقت دارد و شما را گامبهگام در فرایند ممیزی قابلاجرا راهنمایی میکند. به طور مفصل، هر جزء از استاندارد ایزو خاصی را که به دنبال آن هستید، پوشش میدهد؛ همچنین ارزیابی میکند که آیا آن الزامات را برآورده میکنید یا نیاز به اصلاح در سیستمها، فرایندها یا محصولات خود دارید.
۳- اهداف خود را تعیین کنید
اگر هدف شما دستیابی به گواهینامه است، بهتر است هنگام ایجاد برنامه حسابرسی خود، این هدف را در نظر داشته باشید. صدور گواهینامه میتواند زمان بر باشد، بهخصوص زمانی که شما تجزیهوتحلیل شکاف را انجام میدهید و عدم انطباقها را کاهش میدهید. آگاهی از هدف به شما کمک میکند تا هنگام ممیزی در زمان و هزینه خود صرفهجویی کنید.
۴- محیط را سازماندهی کنید
اگر یک حسابرس شخص ثالث را به محیط کار خود دعوت میکنید، ساماندهی و تمیز بودن فضا را فراموش نکنید. آمادهبودن اسناد شما برای بررسی، زمان لازم برای انجام ممیزی را کوتاه میکند و به حسابرس شما کمک میکند کار را ساده کند تا بهترین بازخورد ممکن را برای بهبود ارائه دهد.
۵- ابتدا حسابرسیهای داخلی را انجام دهید
ممیزی داخلی بهترین آمادگی شما برای ممیزیهای خارجی، صدور گواهینامه یا نظارت است. حسابرسان میخواهند در مورد پیشرفت شما به سمت اهداف و بهبود سیستمهای شما برای هماهنگی با استانداردهای ایزو بدانند. ممیزی داخلی این فرایند را آغاز میکند و به حسابرسان شما نشان میدهد که سازمان شما در مورد انطباق با الزامات این استانداردها جدی است.
در طول ممیزی ISO چه اتفاقی میافتد؟
روند کلی ممیزی چیست؟ ممیزان ISO بر روی سیستمها، محصولات یا فرایندها تمرکز میکنند. بسته به اینکه حسابرس سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) یا ایمنی محصول را ارزیابی میکند، مراحل متفاوت خواهند بود. صرفنظر از اینکه آیا در حال انجام ممیزی داخلی یا خارجی استانداردها هستید، حسابرس سیستمهای شما را با چکلیست ممیزی آزمایش میکند. او تعیین میکند که آیا عملیات روزانه با استانداردها مطابقت دارد یا خیر، و پیشرفت در کاهش شکافها یا عدم انطباقهای قبلی را ارزیابی میکند.
تکنیکهای ممیزی
تکنیکهای ممیزی روشهایی هستند که ممیزان برای جمعآوری شواهد و ارزیابی سیستم مدیریت استفاده میکنند. برخی از مهمترین تکنیکهای ممیزی ایزو عبارتند از:
- مصاحبه:
- گفتگو با کارکنان در سطوح مختلف سازمان
- پرسیدن سؤالاتی برای درک فرآیندها و عملکردها
- مشاهده:
- بازدید از محل کار و مشاهده مستقیم فعالیتها
- ارزیابی انطباق عملی با روشهای مستند
- بررسی اسناد و مدارک:
- مطالعه خطمشیها، روشهای اجرایی، و سوابق
- تأیید انطباق مستندات با الزامات استاندارد
- نمونهبرداری:
- انتخاب تصادفی نمونهها برای بررسی دقیقتر
- ارزیابی کیفیت و انطباق بر اساس نمونههای انتخابی
- ردیابی:
- پیگیری یک فرآیند از ابتدا تا انتها
- بررسی ارتباطات بین بخشهای مختلف سیستم
- تأیید متقابل:
- مقایسه اطلاعات از منابع مختلف برای اطمینان از صحت
- شناسایی تناقضات احتمالی در سیستم
- تجزیهوتحلیل دادهها:
- بررسی آماری دادهها و شاخصهای عملکرد
- شناسایی روندها و الگوها
- آزمون عملکرد:
- انجام آزمایشهای عملی برای تأیید کارآیی سیستم
- ارزیابی واکنش سیستم در شرایط خاص
استفاده ترکیبی از این تکنیکها به ممیزان کمک میکند تا تصویر جامعی از وضعیت سیستم مدیریت به دست آورند و ارزیابی دقیقتری انجام دهند.
اصول ممیزی چیست؟
اصول ممیزی ایزو شامل چندین اصل کلیدی است که راهنمای عملکرد ممیزان و فرآیند ممیزی هستند. این اصول عبارتند از:
- یکپارچگی: ممیزان باید با صداقت، اخلاق حرفهای و بیطرفی عمل کنند.
- ارائه منصفانه: یافتهها، نتیجهگیریها و گزارشهای ممیزی باید دقیق و واقعی باشند.
- مراقبت حرفهای: ممیزان باید با دقت، مهارت و قضاوت صحیح عمل کنند.
- حفظ محرمانگی: اطلاعات به دست آمده در طول ممیزی را محرمانه نگه دارند.
- استقلال : ممیزان باید مستقل از فعالیتهایی باشند که مورد ممیزی قرار میگیرند.
- رویکرد مبتنی بر شواهد: نتیجهگیریها باید بر اساس شواهد قابل تأیید باشند.
- رویکرد مبتنی بر ریسک: ممیزی را با در نظر گرفتن ریسکها و فرصتهای سازمان انجام دهند.
این اصول به اطمینان از اعتبار، ثبات و قابلیت اطمینان فرآیند ممیزی کمک میکنند و نتایج ممیزی را معتبر و قابل اعتماد میسازند.
بازرسی چیست؟ (Inspection)
ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ بازرسی را به صورت «تعیین انطباق با الزامات مشخص شده» تعریف میکند. بازرسی معمولاً یک قطعه از تجهیزات، منطقه کاری یا یک فرد را ارزیابی میکند تا مشخص کند که آیا برخی از الزامات مشخص شده را برآورده میکند یا خیر. این سبک از بازرسیها را اغلب سازمانهای نظارتی مانند سازمان غذا و دارو یا اداره ایمنی و بهداشت شغلی انجام میدهند. کارکنان داخلی نیز ممکن است بازرسی را انجام دهند.
تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟
فکر کردن به چرخه Plan-Do-Check-Act برای فهم تمایز بین ممیزی و بازرسی مفید است. در سطح بالا، بازرسی یک “Do” و ممیزی یک “Check” است.
- بازرسی معمولاً عملیاتی است که یک مجموعه به دلیل رعایت تعهدات ملزم به انجام آن است.
- ممیزی فرایندی است برای بررسی تعهدات و بازرسیهای موردنیاز.
به عنوان مثال، یک مجوز عملیات زیستمحیطی ممکن است به مرکزی نیاز داشته باشد تا بازرسی هفتگی روی یک قطعه از تجهیزات را انجام دهد و از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کند. سپس شرکت یک ممیزی سالانه برای بررسی انطباق با الزامات انجام دهد.
جمعبندی
بازرسیها و ممیزیها دو نوع مختلف نظارت فعال هستند که بازخوردی را برای جلوگیری از وقوع حوادث و صدمات ارائه میدهند: بازرسیها به مواردی میپردازند که علل فوری حوادث هستند، در حالی که ممیزیها به مناطقی میپردازند که میتوانند علل اصلی حوادث باشند.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که ممیزی ISO به سازمانها فواید متعددی ارائه میدهد. این فواید شامل بهبود عملکرد سازمان، افزایش رضایت مشتریان، کاهش خطاها و هزینهها، افزایش اعتماد عمومی، رقابتپذیری بیشتر در بازار و بهبود فرآیندهای داخلی میشوند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ میدهیم:
ممیزی ISO فرایندی است که در آن یک ممیز خارجی یا داخلی، سازمان را بررسی میکند تا مطمئن شود که سازمان مورد بررسی، استانداردهای ایزو را رعایت میکند و سیستم مدیریت کیفیت، محیط زیست، ایمنی و سایر استانداردها را پیادهسازی کرده است.
برای اینکه به یک ممیز ایزو تبدیل بشوید، معمولاً به داشتن تجربه کاری و آموزش مرتبط با استانداردهای ISO نیاز دارید. ممیزان ایزو میتوانند توسط سازمانهای معتبر ممیزی یا به صورت مستقل فعالیت کنند. همچنین، حضور در دورههای آموزشی ممیزی و دریافت گواهینامه ممیزی میتواند به شما در این زمینه کمک کند.
ممیزی داخلی را افرادی انجام میدهند که درون سازمان مشغول به کار هستند. معمولا سازمان این افراد را برای انجام مسئولیت ارزیابی و بررسی استانداردهای ISO آموزش میدهد. ممیزان خارجی هم که از سازمان خارجی هستند و مستقل از سازمان مورد ممیزی عمل میکنند. این ممیزان معمولاً در سازمانهای معتبر ممیزی فعالیت میکنند.
یک ممیز، مسئولیت ارزیابی و بررسی استانداردها، سیستمها و فرآیندهای یک سازمان را به منظور تأیید رعایت استانداردها و ارائه گواهینامههای مربوطه بر عهده میگیرد. ممیزان میتوانند به صورت داخلی در سازمانها یا به صورت خارجی توسط سازمانهای مستقل ممیزی فعالیت کنند.
ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.
هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!