ممیزی ایزو چیست؟ پاسخ به ۵ سوال رایج در فرایند ممیزی

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

۰۲۳-۳۶۶۵۰ (۳۰ خط) ۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴

مشاوره رایگان

سفارش گواهینامه ایزو

ممیزی ایزو مثل یک بازرسی دقیق از کار یک شرکت است. به این صورت که یک کارشناس بررسی می‌کند تا ببیند همه چیز درست و طبق قوانین انجام می‌شود یا نه. این کارشناس همه جای شرکت را می‌گردد، با کارمندان حرف می‌زند و مدارک را چک می‌کند تا مطمئن شود که شرکت طبق استانداردهای جهانی ایزو  کار می‌کند. ممیزی ایزو را به چهار دسته تقسیم می‌کنند:

• ممیزی داخلی
• ممیزی خارجی
• ممیزی صدور گواهینامه
• ممیزی نظارتی

در ادامه این مقاله با انواع ممیزی و هزینه آن آشنا می‌شویم و به ۵ سوال متداول ممیزان ایزو پاسخ می‌دهیم.

ممیزی ایزو چیست؟

خیلی از افراد می‌پرسند معنی ممیزی چیست؟ در واقع ممیزی ایزو یک فرآیند ارزیابی و بررسی سیستماتیک است که توسط یک سازمان مستقل انجام می‌شود تا مشخص کند آیا سیستم مدیریت یک شرکت با استانداردهای بین‌المللی ایزو مطابقت دارد یا خیر.

ممیزی سیستم‌های مدیریتی

ممیزی سیستم‌های مدیریتی فرآیندی ساخت‌یافته برای بررسی عملکرد یک سازمان در انطباق با الزامات استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 است. این ممیزی‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:

• کارایی فرآیندها را ارزیابی کنند،
• نقاط عدم انطباق را شناسایی کرده و اصلاح نمایند،
• فرهنگ بهبود مستمر را در سازمان نهادینه کنند.

ممیزی ممکن است به‌صورت داخلی توسط پرسنل آموزش‌دیده سازمان انجام شود یا توسط نهادهای مستقل به‌عنوان ممیزی خارجی. در هر دو حالت، هدف اصلی ارتقاء کیفیت سیستم مدیریتی و افزایش رضایت مشتریان و ذی‌نفعان است.

«شرکت‌ها باید به ممیزی ایزو به‌عنوان ابزاری برای بهبود مستمر و افزایش کیفیت نگاه کنند، نه صرفاً یک الزام قانونی. عدم اجرای دقیق توصیه‌های ممیزی می‌تواند منجر به کاهش کارایی و از دست دادن اعتماد مشتریان شود.»

مراحل ممیزی ایزو

حسابرسی یا ممیزی به طور کامل تمام جنبه‌های یک تجارت، محصول یا خدمات را بررسی می‌کند و برای ارزیابی دقت و کارایی عملیات یک شرکت طراحی شده است. فرآیند شامل موارد زیر است:

1. بررسی اسناد و مدارک
2. مصاحبه با کارکنان
3. مشاهده فرآیندهای کاری
4. ارزیابی انطباق با الزامات استاندارد

نحوه انجام ممیزی ایزو

ممیزی ایزو معمولاً با برنامه‌ریزی دقیق و تدوین چک‌لیست‌هایی بر اساس الزامات استاندارد شروع می‌شود. در ابتدا، کارشناسان ممیزی ایزو مستندات و سوابق مربوط به سیستم مدیریتی سازمان را بررسی کرده و سپس با انجام بازدیدهای میدانی و مصاحبه با کارکنان، انطباق فرآیندهای سازمان با استانداردهای ایزو را ارزیابی می‌کنند.

در این فرآیند، نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی می‌شوند و گزارش‌های ممیزی تهیه می‌گردند که شامل توصیه‌هایی برای بهبود و رفع نقاط عدم انطباق است. این گزارش‌ها به مدیران ارائه می‌شود تا تصمیمات لازم جهت بهبود عملکرد سازمان گرفته شود.

هزینه ممیزی ایزو

 هزینه ممیزی ایزو بسته به نوع استاندارد، حجم فرایندها و محل ممیزی، بین ۲ میلیون تا ۸ میلیون تومان می‌باشد.

نمونه پاسخ به سوالات رایج در فرایند ممیزی ایزو

یک شرکت تولیدکننده لوازم خانگی را در نظر بگیرید. در ادامه به برخی از سوالات رایج فرایند ممیزی ایزو در این سازمان پاسخ می‌دهیم:

۱- سوال: خط مشی کیفیت سازمان شما چیست؟

پاسخ: خط مشی کیفیت شرکت ما بر تولید محصولات با کیفیت بالا، دوستدار محیط زیست و مطابق با نیازهای مشتریان تمرکز دارد. ما متعهد به بهبود مستمر فرآیندها، کاهش ضایعات و افزایش رضایت مشتری هستیم.

۲- سوال: چگونه از آخرین نسخه مستندات اطمینان حاصل می‌کنید؟

پاسخ: ما از یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده می‌کنیم. تمام مستندات دارای شماره نسخه و تاریخ بازنگری هستند. فقط مدیر کیفیت اجازه ایجاد تغییرات را دارد و پس از هر تغییر، یک ایمیل اطلاع‌رسانی به تمام کاربران ارسال می‌شود.

۳- سوال: فرایند رسیدگی به شکایات مشتریان چگونه است؟

پاسخ: شکایات از طریق وب‌سایت، تلفن یا ایمیل دریافت می‌شوند. هر شکایت در سیستم CRM ما ثبت شده و یک شماره پیگیری دریافت می‌کند. تیم خدمات مشتری ظرف ۲۴ ساعت پاسخ اولیه را ارائه می‌دهد. شکایات فنی به بخش مهندسی ارجاع می‌شوند. هر ماه هم گزارشی از شکایات و اقدامات اصلاحی تهیه می‌کنیم.

۴- سوال: اهداف کیفی بخش شما چیست و چگونه آن‌ها را پایش می‌کنید؟

پاسخ: در بخش تولید، اهداف ما شامل کاهش نرخ محصولات معیوب به زیر ۱%، بهبود بهره‌وری به میزان ۵% سالانه، و کاهش مصرف انرژی به میزان ۳% است. ما این اهداف را از طریق گزارش‌های روزانه تولید، بررسی‌های ماهانه کیفیت و اندازه‌گیری مصرف انرژی پایش می‌کنیم.

۵- سوال: چگونه ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرایندهای خود را شناسایی و مدیریت می‌کنید؟

پاسخ: ما یک فرایند ارزیابی ریسک سالانه داریم که در آن از روش FMEA استفاده می‌کنیم. برای هر فرایند اصلی، ریسک‌ها و فرصت‌ها را شناسایی کرده و بر اساس شدت، احتمال وقوع و قابلیت تشخیص، رتبه‌بندی می‌کنیم. برای ریسک‌های با اولویت بالا، اقدامات کنترلی تعریف می‌کنیم. فرصت‌های شناسایی شده نیز در برنامه بهبود سالانه گنجانده می‌شوند.

این سوالات نمونه‌ای از پرسش‌های رایج در ممیزی ایزو هستند. ممیزان معمولاً سوالات را بر اساس مشاهدات خود و زمینه خاص سازمان تنظیم می‌کنند. شما نیز باید از قبل مشخص کنید که پاسختان به سوالات ممیزی ایزو چیست.

۵ سوال مهم در فرایند ممیزی ایزو:
۱- خط مشی کیفیت سازمان شما چیست؟
۲- چگونه از آخرین نسخه مستندات اطمینان حاصل می‌کنید؟
۳- فرایند رسیدگی به شکایات مشتریان چگونه است؟
۴- اهداف کیفی بخش شما چیست و چگونه آن‌ها را پایش می‌کنید؟
۵- چگونه ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرایندهای خود را شناسایی و مدیریت می‌کنید؟

۶ نکته مهم پیش از ممیزی سازمان شما جهت دریافت گواهینامه ایزو

شش راهنمایی برای تحت تاثیر قرار دادن ممیز و کسب گواهینامه ایزوی شما در اولین مرحله:

1. آماده باشید.
2. ممیزی داخلی را جدی بگیرید.
3. اقدامات اصلاحی را انجام دهید.
4. بازنگری مدیریت خود را فراموش نکنید.
5. به اهداف خود نظارت کنید.
6. اطمینان حاصل کنید که همه چیز تمیز و منظم است.

برای جزئیات بیشتر در این مورد می‌توانید مقاله ۶ نکته مهم پیش از ممیزی سازمان را نیز بخوانید.

هدف از ممیزی ایزو چیست؟

ممیزی می‌تواند به شما بگوید که آیا الزامات مربوط به انطباق با ISO را برآورده می‌کنید یا خیر. می‌تواند نقاط ضعف در عملیات سازمان شما را آشکار کند، به‌طوری‌که قوی‌ترین استراتژی مدیریت ریسک ممکن را توسعه دهید. شما می‌توانید از ممیزی به‌عنوان بخشی از مراحل اولیه طرح ارزیابی ریسک استفاده کنید و به توسعه سیستم‌ها و پایگاه‌های مشتریان جدید دسترسی پیدا کنید. هدف از ممیزی ایزو عبارت است از:

• اطمینان از پیاده‌سازی صحیح استانداردها
• شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت
• ارائه پیشنهادات برای بهبود مستمر

چک لیست ممیزی ایزو

چک لیست ممیزی ایزو بخشی از برنامه حسابرسی استانداردها است. به این صورت که بندهای اساسی از استاندارد که باید بررسی شوند را در این چک لیست‌ها ذکر می‌کنند و بر اساس آن میزان انطباق سیستم را با الزامات استاندارد می‌سنجند. از این چک لیست حسابرسی می‌توانید برای ممیزی داخلی، یا به‌عنوان یک دستورالعمل توسط ممیز خارجی برای آماده‌سازی اولیه استفاده کنید. به طور معمول چک لیست ممیزی ایزو را یک نشانه انطباق یا عدم انطباق برای بندهای مربوطه می‌دانیم.

انواع ممیزی ایزو چیست؟

 ممیزی را به چهار دسته تقسیم می‌کنند:

• ممیزی داخلی
• ممیزی خارجی
• ممیزی صدور گواهینامه
• ممیزی نظارتی

شما می‌توانید بسته به اهداف انطباق و صدور گواهینامه، دامنه، مقیاس و بودجه نوع آن را انتخاب کنید. در ادامه هر مورد را بررسی می‌کنیم:

۱- ممیزی داخلی

ممیزی داخلی ایزو می‌تواند توسط یک حسابرس تعیین شده در شرکت شما انجام شود. این نوع از ممیزی را می‌توانید برای اطمینان از اینکه شرکت شما استانداردهای ISO را به‌عنوان مدلی برای بهترین شیوه‌ها اتخاذ می‌کند، به کار ببرید. استفاده از چک‌لیست برای مشاهده اینکه چگونه سیستم‌های سازمان شما مطابق با دستورالعمل‌های ISO است به حسابرسان داخلی کمک می‌کند.

۲- ممیزی خارجی

ممیزی‌های خارجی توسط حسابرسان شخص ثالث برای ارزیابی انطباق سازمان با استانداردها انجام می‌شود. چند نوع ممیزی خارجی از جمله ممیزی مشتریان و تأمین‌کنندگان وجود دارد، زیرا بسیاری از استانداردهای ISO نیاز به انطباق توسط همه اعضای زنجیره تأمین دارند. ممیزی‌های گواهی و نظارت نیز زیرمجموعه حسابرسی خارجی قرار می‌گیرند.

۳- صدور گواهینامه و ممیزی مجدد

ممیزی مجدد چیست؟ این ممیزی دررابطه‌با برخی از استانداردها و سازمان‌های خاص الزامی است. در این مواقع قبل از صدور گواهینامه، یک مرجع صدور، ممیزی را انجام می‌دهد و گواهی انطباقی صادر می‌کند که انقضا سه‌ساله دارد. سازمان شما نیز تضمین می‌کند که فرایندها، کنترل‌های محصول و سیستم‌هایی را که تحت پوشش آن گواهی هستند، حفظ کند. پس از پایان بازه ۳ ساله شما مجددا به ممیزی و صدور گواهی نیاز دارید.

۴- ممیزی‌های نظارتی

هنگامی که گواهینامه ISO را دریافت کردید، باید حداقل سالی یک‌بار ممیزی نظارتی را با سازمان صدور گواهینامه برنامه‌ریزی کنید. ممیزی نظارتی شامل بررسی مدیریت، اقدامات مرتبط با تصحیح عدم انطباق‌های قبلی و بررسی نحوه پاسخ سازمان به توصیه‌های ممیزی داخلی می‌شود.

چگونه برای ممیزی ISO آماده شوم؟

هر ممیزی که انجام می‌دهید به شما کمک می‌کند تا برای ممیزی بعدی آماده شوید. ممیزی‌های داخلی به شما کمک می‌کند تا برای ممیزی‌های نظارتی آماده شوید و ممیزی‌های نظارتی به شما کمک می‌کنند تا برای ممیزی‌های تأیید مجدد آماده شوید. در ادامه نکاتی را مطرح می‌کنیم که در روند ممیزی اولیه به ما کمک می‌کند:

۱- یک برنامه حسابرسی ایجاد کنید

یک برنامه زمانی برای ممیزی‌های خود ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. با برنامه زمانی خود برای ممیزی داخلی شروع کنید. در جدول زمانی را برای تکمیل پروژه‌ها یا کاهش مشکلات انعطاف‌پذیری ایجاد کنید و به سمت یک جدول زمانی تخمینی برای تعامل با یک نهاد گواهی‌کننده پیشرفت کنید.

۲- چک‌لیست‌های ممیزی را جمع‌آوری کنید

چک‌لیست‌های ممیزی چیست؟ به‌طورکلی، چک‌لیست ممیزی تضمین می‌کند که متوجه می‌شوید چگونه حسابرسی با اهداف و زمینه کلی کسب‌وکار مطابقت دارد و شما را گام‌به‌گام در فرایند ممیزی قابل‌اجرا راهنمایی می‌کند. به طور مفصل، هر جزء از استاندارد ایزو خاصی را که به دنبال آن هستید، پوشش می‌دهد؛ همچنین ارزیابی می‌کند که آیا آن الزامات را برآورده می‌کنید یا نیاز به اصلاح در سیستم‌ها، فرایندها یا محصولات خود دارید.

۳- اهداف خود را تعیین کنید

اگر هدف شما دستیابی به گواهینامه است، بهتر است هنگام ایجاد برنامه حسابرسی خود، این هدف را در نظر داشته باشید. صدور گواهینامه می‌تواند زمان بر باشد، به‌خصوص زمانی که شما تجزیه‌وتحلیل شکاف را انجام می‌دهید و عدم انطباق‌ها را کاهش می‌دهید. آگاهی از هدف به شما کمک می‌کند تا هنگام ممیزی در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنید.

۴- محیط را سازماندهی کنید

اگر یک حسابرس شخص ثالث را به محیط کار خود دعوت می‌کنید، ساماندهی و تمیز بودن فضا را فراموش نکنید. آماده‌بودن اسناد شما برای بررسی، زمان لازم برای انجام ممیزی را کوتاه می‌کند و به حسابرس شما کمک می‌کند کار را ساده کند تا بهترین بازخورد ممکن را برای بهبود ارائه دهد.

۵- حسابرسی‌های داخلی را انجام دهید

ممیزی داخلی بهترین آمادگی شما برای ممیزی‌های خارجی، صدور گواهینامه یا نظارت است. حسابرسان می‌خواهند در مورد پیشرفت شما به سمت اهداف و بهبود سیستم‌های شما برای هماهنگی با استانداردهای ایزو بدانند. ممیزی داخلی این فرایند را آغاز می‌کند و به حسابرسان شما نشان می‌دهد که سازمان شما در مورد انطباق با الزامات این استانداردها جدی است.

در طول ممیزی ISO چه اتفاقی می‌افتد؟

روند کلی ممیزی چیست؟ ممیزان ISO بر روی سیستم‌ها، محصولات یا فرایندها تمرکز می‌کنند. بسته به اینکه حسابرس سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) یا ایمنی محصول را ارزیابی می‌کند، مراحل متفاوت خواهند بود. صرف‌نظر از اینکه آیا در حال انجام ممیزی داخلی یا خارجی استانداردها هستید، حسابرس سیستم‌های شما را با چک‌لیست ممیزی آزمایش می‌کند. او تعیین می‌کند که آیا عملیات روزانه با استانداردها مطابقت دارد یا خیر، و پیشرفت در کاهش شکاف‌ها یا عدم انطباق‌های قبلی را ارزیابی می‌کند.

چگونه مستندات ایزو را برای ممیزی داخلی آماده کنیم؟

برای اجرای مؤثر یک ممیزی داخلی، آماده‌سازی مستندات ایزو یکی از مهم‌ترین مراحل است. مستندات باید شفاف، به‌روز و در دسترس ممیزان داخلی باشند. برخی نکات کلیدی در آماده‌سازی مستندات شامل موارد زیر است:

• مرور و به‌روزرسانی مستندات: پیش از ممیزی، کلیه دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی و سوابق مرتبط با الزامات استاندارد باید بررسی و در صورت نیاز، اصلاح شوند.

• اطمینان از تطابق با الزامات ایزو: هر مستند باید با بندهای استاندارد مربوطه هم‌راستا باشد. بررسی تطابق کمک می‌کند تا ممیزان بتوانند ارزیابی دقیقی از سیستم انجام دهند.

• دسته‌بندی و نظم‌دهی مستندات: مستندات باید براساس حوزه‌های کاری و فرآیندها دسته‌بندی شده و به‌راحتی قابل بازیابی باشند.

• آمادگی کارکنان برای ارائه مستندات: کارکنانی که در فرآیندها نقش دارند باید با نحوه ارائه مستندات و پاسخگویی به سوالات ممیزان آشنا باشند.

آماده‌سازی صحیح مستندات نه‌تنها روند ممیزی داخلی را تسهیل می‌کند، بلکه نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریتی را نیز شفاف‌تر می‌سازد.

ممیزی استانداردهای مهم ایزو

ممیزی استانداردهای ایزو برای سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، چرا که ممیزی این استانداردهای مهم ایزو می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کیفیت، ایمنی، و پایداری فرآیندهای خود را ارتقا دهند و اعتماد مشتریان و ذینفعان را به دست آورند. اجرای منظم ممیزی‌های ایزو موجب بهبود مستمر، کاهش هزینه‌ها و ارتقای جایگاه رقابتی سازمان‌ها در بازار جهانی می‌شود. در ادامه به برخی از این استانداردهای مهم ایزو که معمولاً مورد ممیزی قرار می‌گیرند اشاره می‌کنیم:

ممیزی ایزو ۹۰۰۱ (سیستم مدیریت کیفیت)

استاندارد ایزو 9001 بر بهبود کیفیت و کارایی فرآیندها و خدمات تمرکز دارد. ممیزی ایزو ۹۰۰۱ شامل بررسی تمامی فرآیندهای مدیریتی، تولید و ارائه خدمات است تا اطمینان حاصل شود که سازمان به‌طور مداوم می‌تواند نیازهای مشتریان و الزامات قانونی را برآورده کند. این ممیزی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساختارهای مدیریتی منسجم‌تری داشته باشند و با ایجاد چرخه بهبود مستمر، سطح رضایت مشتریان را افزایش دهند.

ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ (سیستم مدیریت زیست‌محیطی)

استاندارد ایزو ۱۴۰۰۱ برای مدیریت زیست‌محیطی طراحی شده و هدف آن کاهش اثرات منفی فعالیت‌های سازمان بر محیط زیست است. ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ شامل ارزیابی سیستم‌های مدیریت زیست‌محیطی، بررسی رعایت قوانین زیست‌محیطی و ارزیابی اقدامات پایدار و کاهش آلاینده‌ها است. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأثیرات زیست‌محیطی خود را مدیریت کنند و به تعهدات زیست‌محیطی خود پایبند بمانند.

ممیزی ایزو ۴۵۰۰۱ (مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی)

ایزو ۴۵۰۰۱ استانداردی است که به مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی اختصاص دارد و هدف آن کاهش خطرات ایمنی و بهداشتی در محیط کار است. در ممیزی ایزو ۴۵۰۰۱، فرآیندها و روش‌های ایمنی سازمان بررسی می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که محیط کار برای کارکنان ایمن و عاری از خطرات جدی است. این ممیزی می‌تواند منجر به کاهش حوادث شغلی و افزایش رضایت و ایمنی کارکنان شود.

ممیزی ایزو ۲۷۰۰۱ (مدیریت امنیت اطلاعات)

ایزو ۲۷۰۰۱ یکی از استانداردهای مهم در زمینه مدیریت امنیت اطلاعات است که به سازمان‌ها کمک می‌کند از اطلاعات حساس خود محافظت کنند. ممیزی ایزو ۲۷۰۰۱ شامل ارزیابی سیاست‌ها و فرآیندهای امنیت اطلاعات است تا اطمینان حاصل شود که تمامی داده‌ها و اطلاعات سازمان به‌طور امن مدیریت و محافظت می‌شوند. این استاندارد به ویژه برای سازمان‌هایی که با حجم زیادی از اطلاعات محرمانه سروکار دارند اهمیت ویژه‌ای دارد.

ممیزی ایزو ۲۲۰۰۰ (مدیریت ایمنی مواد غذایی)

ایزو ۲۲۰۰۰ استانداردی است که به مدیریت ایمنی مواد غذایی و کنترل خطرات مرتبط با آن‌ها اختصاص دارد. ممیزی ایزو ۲۲۰۰۰ شامل ارزیابی سیستم‌های ایمنی غذایی، روش‌های کنترل خطر و رعایت اصول بهداشتی است تا اطمینان حاصل شود که محصولات غذایی تولید شده برای مصرف ایمن هستند. این استاندارد به تولیدکنندگان، تأمین‌کنندگان و توزیع‌کنندگان مواد غذایی کمک می‌کند تا سلامت و ایمنی مشتریان را تضمین کنند.

اهمیت ممیزی ایزو

ممیزی ایزو یکی از مهم‌ترین ابزارهای نظارتی و کنترلی در سازمان‌ها محسوب می‌شود. این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انطباق خود با استانداردهای بین‌المللی را ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند. اهمیت این نوع ممیزی در این است که از بروز خطاهای بزرگ جلوگیری کرده و اطمینان حاصل می‌کند که تمامی فعالیت‌های سازمان در چارچوب استانداردها انجام می‌شود. همچنین ممیزی ایزو می‌تواند در حفظ اعتبار و افزایش رقابت‌پذیری سازمان نقش مؤثری داشته باشد و به عنوان ابزاری برای بهبود مستمر عملکرد سازمان به کار گرفته شود.

مزیت‌های ممیزی ایزو

ممیزی ایزو دارای مزایای بسیاری برای سازمان‌هاست. از جمله این مزایا می‌توان به شفاف‌سازی فرآیندها، بهبود کیفیت خدمات و محصولات، افزایش اعتماد مشتریان و حفظ اعتبار سازمان اشاره کرد. از طریق ممیزی ایزو، سازمان‌ها می‌توانند مشکلات و نقاط ضعف خود را به‌سرعت شناسایی کرده و اقدامات لازم برای اصلاح آن‌ها را اجرا کنند. این موضوع به ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در سازمان کمک می‌کند و باعث می‌شود که سازمان همواره در مسیر ارتقا و بهینه‌سازی عملکرد حرکت کند.

تکنیک‌های ممیزی

تکنیک‌های ممیزی روش‌هایی هستند که ممیزان برای جمع‌آوری شواهد و ارزیابی سیستم مدیریت استفاده می‌کنند. برخی از مهم‌ترین تکنیک‌های ممیزی ایزو عبارتند از:

1. مصاحبه:
   • گفتگو با کارکنان در سطوح مختلف سازمان
   • پرسیدن سؤالاتی برای درک فرآیندها و عملکردها
2. مشاهده:
   • بازدید از محل کار و مشاهده مستقیم فعالیت‌ها
   • ارزیابی انطباق عملی با روش‌های مستند
3. بررسی اسناد و مدارک:
   • مطالعه خط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، و سوابق
   • تأیید انطباق مستندات با الزامات استاندارد
4. نمونه‌برداری:
   • انتخاب تصادفی نمونه‌ها برای بررسی دقیق‌تر
   • ارزیابی کیفیت و انطباق بر اساس نمونه‌های انتخابی
5. ردیابی:
   • پیگیری یک فرآیند از ابتدا تا انتها
   • بررسی ارتباطات بین بخش‌های مختلف سیستم
6. تأیید متقابل:
   • مقایسه اطلاعات از منابع مختلف برای اطمینان از صحت
   • شناسایی تناقضات احتمالی در سیستم
7. تجزیه‌وتحلیل داده‌ها:
   • بررسی آماری داده‌ها و شاخص‌های عملکرد
   • شناسایی روندها و الگوها
8. آزمون عملکرد:
   • انجام آزمایش‌های عملی برای تأیید کارآیی سیستم
   • ارزیابی واکنش سیستم در شرایط خاص

استفاده ترکیبی از این تکنیک‌ها به ممیزان کمک می‌کند تا تصویر جامعی از وضعیت سیستم مدیریت به دست آورند و ارزیابی دقیق‌تری انجام دهند.

برخی از مهم‌ترین تکنیک‌های ممیزی ایزو:
مصاحبه
مشاهده
بررسی اسناد و مدارک
نمونه‌برداری
ردیابی
تأیید متقابل
تجزیه‌وتحلیل داده‌ها
آزمون عملکرد

اصول ممیزی چیست؟

اصول ممیزی ایزو شامل چندین اصل کلیدی است که راهنمای عملکرد ممیزان و فرآیند ممیزی هستند. این اصول عبارتند از:

1. یکپارچگی: ممیزان باید با صداقت، اخلاق حرفه‌ای و بی‌طرفی عمل کنند.
2. ارائه منصفانه: یافته‌ها، نتیجه‌گیری‌ها و گزارش‌های ممیزی باید دقیق و واقعی باشند.
3. مراقبت حرفه‌ای: ممیزان باید با دقت، مهارت و قضاوت صحیح عمل کنند.
4. حفظ محرمانگی: اطلاعات به دست آمده در طول ممیزی را محرمانه نگه دارند.
5. استقلال: ممیزان باید مستقل از فعالیت‌هایی باشند که مورد ممیزی قرار می‌گیرند.
6. رویکرد مبتنی بر شواهد: نتیجه‌گیری‌ها باید بر اساس شواهد قابل تأیید باشند.
7. رویکرد مبتنی بر ریسک: ممیزی را با در نظر گرفتن ریسک‌ها و فرصت‌های سازمان انجام دهند.

این اصول به اطمینان از اعتبار، ثبات و قابلیت اطمینان فرآیند ممیزی کمک می‌کنند و نتایج ممیزی را معتبر و قابل اعتماد می‌سازند.

نقش ممیزی ایزو در بهبود عملکرد سازمانی

ممیزی ایزو به عنوان یک ابزار قدرتمند نظارتی، نقشی کلیدی در بهبود عملکرد سازمان ایفا می‌کند. این نوع ممیزی با بررسی دقیق فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی، امکان شناسایی نقاط قوت و نقاط ضعف را فراهم می‌کند و به سازمان کمک می‌کند تا با اجرای توصیه‌های بهبود، به کارایی بیشتری دست یابد. همچنین، ممیزی ایزو موجب افزایش هماهنگی در سازمان، بهبود کیفیت خدمات و محصولات، و افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

سازمان‌ها با اجرای ممیزی ایزو می‌توانند اعتماد مشتریان و ذینفعان خود را جلب کنند و در فضای رقابتی بازار، جایگاه بهتری پیدا کنند. این نقش اساسی در بهبود مداوم عملکرد سازمانی، ممیزی ایزو را به یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریتی برای رشد و توسعه پایدار سازمان‌ها تبدیل کرده است.

شغل ممیزی چیست؟

شغل ممیزی، حرفه‌ای است که در آن متخصصان با ارزیابی دقیق فرآیندها، سیستم‌ها و فعالیت‌های مختلف یک سازمان، به شناسایی نقاط قوت و ضعف آن پرداخته و راهکارهایی برای بهبود ارائه می‌کنند. ممیزها در حوزه‌های مختلفی مانند مالی، کیفیت، ایمنی و بهداشت و محیط زیست فعالیت می‌کنند.

وظیفه اصلی آن‌ها این است که از انطباق سازمان با استانداردهای ملی و بین‌المللی اطمینان حاصل کنند. شغل ممیزی به دلیل اهمیت بالای آن در ایجاد شفافیت، ارتقای کیفیت و کاهش ریسک‌ها، به یکی از شغل‌های کلیدی در هر سازمان تبدیل شده است. در ممیزی ایزو، این نقش به‌طور خاص بر ارزیابی انطباق سیستم‌های مدیریتی سازمان با الزامات استانداردهای ایزو متمرکز است.

«وظیفه اصلی ممیزان ایزو این است که از انطباق سازمان با استانداردهای ملی و بین‌المللی اطمینان حاصل کنند.»

شرح وظایف کارشناس ممیزی ایزو

کارشناسان ممیزی ایزو وظایف مهم و گسترده‌ای دارند. آن‌ها ابتدا باید با استانداردهای ایزو و ساختار سازمان مورد بررسی آشنا باشند و تمامی جوانب آن را مورد ارزیابی قرار دهند. برخی از مهم‌ترین وظایف آن‌ها شامل بررسی مستندات و سوابق سازمان، اجرای ممیزی‌های داخلی و خارجی، تهیه گزارش‌های ممیزی و ارائه پیشنهادات بهبود است. این کارشناسان همچنین باید توانایی تجزیه و تحلیل فرآیندها را داشته و بتوانند نقاط عدم انطباق و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند. برگزاری جلسات توجیهی و آموزشی برای کارکنان و ارائه بازخوردهای سازنده به تیم مدیریتی نیز از دیگر وظایف کلیدی آن‌ها محسوب می‌شود.

بازرسی چیست؟ (Inspection)

ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ بازرسی را به صورت «تعیین انطباق با الزامات مشخص شده» تعریف می‌کند. بازرسی معمولاً یک قطعه از تجهیزات، منطقه کاری یا یک فرد را ارزیابی می‌کند تا مشخص کند که آیا برخی از الزامات مشخص شده را برآورده می‌کند یا خیر. این سبک از بازرسی‌ها را اغلب سازمان‌های نظارتی مانند سازمان غذا و دارو یا اداره ایمنی و بهداشت شغلی انجام می‌دهند. کارکنان داخلی نیز ممکن است بازرسی را انجام دهند.

تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟

فکر کردن به چرخه Plan-Do-Check-Act برای فهم تمایز بین ممیزی و بازرسی مفید است. در سطح بالا، بازرسی یک “Do” و ممیزی یک “Check” است.

• بازرسی معمولاً عملیاتی است که یک مجموعه به دلیل رعایت تعهدات ملزم به انجام آن است.
• ممیزی فرایندی است برای بررسی تعهدات و بازرسی‌های موردنیاز.

به عنوان مثال، یک مجوز عملیات زیست‌محیطی ممکن است به مرکزی نیاز داشته باشد تا بازرسی هفتگی روی یک قطعه از تجهیزات را انجام دهد و از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کند. سپس شرکت یک ممیزی سالانه برای بررسی انطباق با الزامات انجام دهد.

جمع‌بندی

بازرسی‌ها و ممیزی‌ها دو نوع مختلف نظارت فعال هستند که بازخوردی را برای جلوگیری از وقوع حوادث و صدمات ارائه می‌دهند: بازرسی‌ها به مواردی می‌پردازند که علل فوری حوادث هستند، در حالی که ممیزی‌ها به مناطقی می‌پردازند که می‌توانند علل اصلی حوادث باشند.

سوالات متداول

در این مقاله بررسی کردیم که ممیزی ISO به سازمان‌ها فواید متعددی ارائه می‌دهد. این فواید شامل بهبود عملکرد سازمان، افزایش رضایت مشتریان، کاهش خطاها و هزینه‌ها، افزایش اعتماد عمومی، رقابت‌پذیری بیشتر در بازار و بهبود فرآیندهای داخلی می‌شوند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم: