KPI چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

۰۲۳-۳۶۶۵۰ (۳۰ خط) ۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴

مشاوره رایگان

سفارش گواهینامه ایزو

KPI چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator به‌صورت عددی، کیفیت و نتیجه اقدامات را در یک دوره زمانی معین منعکس می‌کنند. معیارها به ارزیابی عملکرد کارکنان، فرایندهای تجاری و شرکت به‌عنوان یک کل کمک می‌کنند.

KPI چیست؟

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، ابزاری است که به کسب‌وکارها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را اندازه‌گیری و ارزیابی کنند. این شاخص‌ها به‌طور خاص برای بررسی میزان موفقیت در رسیدن به اهداف مشخص طراحی می‌شوند. به‌عبارت ساده، KPI نشان می‌دهد که یک سازمان چقدر خوب در دستیابی به اهدافش عمل کرده است، مثلاً افزایش فروش، بهبود کیفیت یا کاهش هزینه‌ها. این شاخص‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری بگیرند و استراتژی‌های خود را اصلاح کنند.

دسته‌بندی کلی KPI

لیست واحدی از شاخص‌ها وجود ندارد؛ آن‌ها بسته به صنعت و ویژگی‌های شرکت به‌صورت جداگانه انتخاب می‌شوند. ترکیب شاخص‌ها باید نتیجه متعادلی را از زوایای مختلف ارائه دهند.

• معیارهای ورودی: اطلاعاتی از مقدار، نوع و کیفیت منابع مصرف‌شده در اختیار ما قرار می‌دهد.
• معیارهای فرایند: بر روی کارایی و کیفیت فرایندهایی که در تولید خروجی استفاده می‌شوند تمرکز دارد.
• معیارهای خروجی: نمایشی از مقدار کاری که انجام شده و محصولی که تولید شده در اختیار ما قرار می‌دهد.
• معیارهای نتیجه: کمیت و کیفیت کار را توصیف می‌کند.
• معیارهای هزینه: میزان منابع مادی و زمان صرف شده برای کار را نشان می‌دهد.

انواع شاخص کلیدی عملکرد

انواع KPI چیست؟ شاخص‌ها باید متناسب با سبک کسب‌وکار شما انتخاب شود. برخی از شاخص‌های اصلی شامل موارد زیر است:

• زمان بازار: زمان راه‌اندازی یک محصول از ایده تا فروش است.
• طول فرایند: طول زمانی که به یک فرایند اختصاص داده می‌شود.
• سهم بازار: به سهم بازار محصول در یک بازه زمانی محدود اشاره دارد.
• اوقات تلف‌شده: محاسبه درصد زمانی که صرف فعالیت‌های تولیدی نمی‌شود.
• گردش موجودی: رابطه مستقیم بین خروجی و تعادل میانگین در سهام.
• حجم معاملات: نرخ جایگزینی کارمندان که مربوط به تفاوت عددی بین پذیرش و اخراج است.
• متوسط فروش:  به معنی مجموع درآمد تقسیم بر فروش کل است.

نحوه پیاده‌سازی و استفاده از KPI چیست؟

اجرای KPI در چهار مرحله انجام می‌شود:

۱- تعیین اهداف و تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد

هدف و عوامل مؤثر بر دستیابی به هدف را تعیین کنید. شرکت می‌خواهد به چه نتایجی دست یابد؟ اهداف انتخاب شده تعیین می‌کنند که شرکت باید روی کدام معیارهای تجاری تمرکز کند.

آنچه در شاخص‌های کلیدی عملکرد شما گنجانده می‌شود بستگی به حوزه تجاری و جهتی دارد که این شاخص‌ها برای آن تجویز می‌شوند. KPIها را می‌توان هم برای تیم و هم برای پیمانکار تنظیم کرد تا اثربخشی همکاری افزایش یابد.

۲- آموزش کارکنان

اهداف جدید شرکت را به کارکنان منتقل کنید. توضیح دهید که چگونه کار یک کارمند خاص بر نتیجه کلی تأثیر می‌گذارد، چرا این شاخص‌های خاص انتخاب شده‌اند و چگونه محاسبه می‌شوند. نظرات و اعتراضات را جمع‌آوری کنید.

فراموش نکنید که معرفی یک سیستم جدید کاری اغلب باعث نارضایتی کارکنان می‌شود و سازگاری به زمان و جدیت نیاز دارد.

۳- ساخت ماتریس KPI

ماتریس KPI چیست؟ ساده‌ترین راه برای خودکارسازی محاسبات، یک صفحه گسترده در اکسل است. کارمندان گزارش‌هایی از کار انجام شده تهیه می‌کنند و رئیس بخش صحت را بررسی می‌کند و داده‌ها را وارد برنامه می‌کند.

KPIها به طور جداگانه برای هر موقعیت و بخش توسعه داده می‌شوند. شما نمی‌توانید یک سیستم ارزیابی را برای همه کارکنان اعمال کنید.

۴- توسعه یک سیستم انگیزشی

پس از پرکردن ماتریس، محاسبه شاخص‌ها و نسبت عملکرد، باید تجزیه‌وتحلیل انجام دهید. آیا تحقق KPI بر کیفیت کار و دستیابی به اهداف تأثیر می‌گذارد؟

در غیر این صورت، سیستم متریک باید بازنگری شود، استراتژی تغییر کند، و تمرکز بر وظایف جدید است.

مزایا و معایب شاخص‌های کلیدی عملکرد

KPI نیز مانند بقیه سیستم‌های مدیریتی در کنار مزایای بسیاری که دارد، معایبی را نیز به همراه می‌آورد. از جمله:

مزایای KPI چیست؟

• یک سیستم واضح و عینی برای ارزیابی کارکنان و فرایندهای تجاری
• انگیزه و خودکنترلی پرسنل
• تشخیص سریع خطاها و راه‌حل‌های ناکارآمد

معایب KPI چیست؟

• تعریف و محاسبه صحیح شاخص‌ها دشوار است.
• شاخص‌های انتخاب نادرست، کارایی را کاهش می‌دهد.
• هزینه‌های مدیریت اضافی مانند هزینه تأیید گزارش‌ها، کنترل بر صحت محاسبات و … را به وجود می‌آورد.
• کارکنان برای انطباق با الزامات جدید به یک دوره زمانی نیاز دارند.

چرا به KPI نیاز داریم؟

دلایل نیاز به KPI چیست؟ این اشتباه است که فکر کنیم KPI فقط یک سیستم انگیزشی برای کارکنان است. شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌عنوان ابزاری برای ارزیابی اجرای یک استراتژی طراحی شده‌اند.

این سیستم کمک می‌کند بفهمیم آیا کسب‌وکار به سمت دستیابی به اهداف خود حرکت می‌کند یا خیر. استفاده از شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کند تا:

• با تحلیل و برنامه‌ریزی، نتیجه کار را ارزیابی کنید.
• معیارهای قابل‌درک، به اندازه‌گیری عینی بهره‌وری کارکنان، بخش‌ها و شرکت به‌عنوان یک کل کمک می‌کند.
• فرایندهای تجاری سازماندهی پیدا می‌کنند.
• نشان می‌دهد که چه فرایندهایی در شرکت اتفاق می‌افتد و هرکس مسئول چه وظیفه‌ای است.
• نقاط ضعف و قوت را مشخص کنید.
• برای تغییر استراتژی، منابع را مجدداً تخصیص دهید و وظایف و اهداف جدیدی را برای کارمندان تعیین کنید.
• معیارهای ارزیابی واضح به تمرکز تلاش‌های کارکنان بر روی وظایف کلیدی کمک کرده و انگیزه ایجاد می‌کند.

انطباق KPI با معیارهای SMART

از راه‌های بهبود ساختار KPI چیست؟ SMART یک مدل‌ها برای هدف‌گذاری است که در سیستم‌ها دیگر نظیر تعیین KPI صحیح کاربرد دارد. این مدل از حروف ابتدای ۵ کلمه زیر تشکیل شده است:

• Specific (خاص): شاخص‌ها باید ویژه کسب‌وکار شما طراحی شده و واضح باشند.
• Measurable (قابل‌اندازه‌گیری): اهداف و شاخص‌ها باید قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند.
• Attainable (قابل‌دستیابی): اهداف نباید دورازذهن باشند و قابل‌دسترس بودن آن‌ها اهمیت دارد.
• Relevant (مربوط): تعیین شاخص‌های مرتبط کمک می‌کند تا به اهداف خود برسید.
• Time (زمان): ایجاد محدودیت زمانی برای رسیدن به اهداف را فراموش نکنید.

SMART KPI را می‌توان با ارزیابی مجدد بهبود داد و به طور پیوسته ارتباط با کسب‌وکار را حفظ کرد.

تفاوت معیار و شاخص کلیدی عملکرد

معیار و KPI چیست؟ معیار (Metric) و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به هم مرتبط هستند؛ اما یکسان نیستند.

KPIها برای رسیدن به تأثیرگذارترین اهداف استراتژیک کسب‌وکار دنبال می‌شوند اما Metricها به‌نوعی زیرمجموعه شاخص کلیدی عملکرد  هستند و به‌صورت روزانه، فعالیت‌ها را اندازه‌گیری می‌کنند.

زمینه‌های کاربرد KPI چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌عنوان یک ابزار عمومی در اکثر زمینه‌ها کاربرد دارد. از جمله:

• فناوری اطلاعات
• بازاریابی و فروش
• مدیریتی
• مالی و حسابداری

اخذ گواهینامه ایزو معتبر