چارت سازمانی ، انواع چارت سازمانی + نمونه چارت سازمانی شرکت و نمودار سازمانی
چارت سازمانی و نمودار سازمانی چیست؟
چارت سازمانی یا نمودار سازمانی (Organizational Chart)، ساختار داخلی یک سازمان یا شرکت را نشان می‌دهد. کارکنان و موقعیت آنها با کادر (قاب) یا اشکال دیگر نشان داده می‌شوند. گاهی اوقات عکس‌ها، اطلاعات تماس، ایمیل و پیوندهای صفحه، نمادها و تصاویر را شامل میشود. خطوط مستقیم یا خطوط غیر مستقیم، سطوح را به هم متصل می‌کند. با نرم افزار org chart، می‌توان یک تصویر بصری واضح از سلسله مراتب و رتبه افراد مختلف، مشاغل و بخشهای تشکیل دهنده سازمان ایجاد کرد.
اگر بخواهیم بدانیم یکی از بخشهای مهم مرتبط با منابع انسانی و ایزو چیست، نباید از اهمیت چارت سازمانی غافل شویم. به‌عنوان نمونه، سازمان‌هایی که برای اخذ ایزو ۹۰۰۱ اقدام کرده‌اند همگی دارای چارت سازمانی مدون نیز می‌باشند.
چارت‌های سازمانی نیز با نام‌های دیگر ازجمله نمودارهای سازمانی، ارگانوگرام‌ها، نمودارهای ارگانوگرام (گاهی اوقات Organigrams یا Organigrammes) و نمودارهای سلسله مراتبی (Hierarchy Charts) شناخته می‌شوند. توجه کنید که تمام این نام‌ها در واقع همان چارت سازمانی هستند و فقط نام‌های مختلفی از آنها استفاده میشود.
برای گرفتن ایزو می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید.
تاریخچه چارت سازمانی
در سال ۱۸۵۵، دانیل مک کالوم، سرپرست عمومی راه آهن، اولین نمودار سازمانی مدرن را طراحی کرد. نمودار مذکور به تصویر کشیده شده از راه آهن نیویورک و اری بود. مک کالوم، متولد اسکاتلند همچنین به‌عنوان ژنرال اتحادیه در جنگ داخلی خدمت کرد.
اصطلاح چارت سازمانی (نمودار سازمانی) ۵۰ تا ۶۰ سال به‌طول انجامید تا مورد استفاده قرار بگیرد. مهندس مشاور، ویلارد سی برینتون از این اصطلاح در کتاب درسی خود در سال ۱۹۱۴ تحت عنوان «روشهای گرافیکی برای ارائه حقایق» استفاده کرد. او ارزش چارت‌ها را اعلام کرد و گفت که باید از آنها بیشتر استفاده شود. چارت‌ها عمدتا در محافل مهندسی تا دهه ۱۹۲۰ مورد استفاده قرار می‌گرفتند؛ اما پس از آن در دنیای تجارت راه پیدا کردند.
مترادف کمتر شناخته شده “Organigram” و “Organogram” در دهه ۱۹۶۰ مورد استفاده قرار گرفت.
چارت مربوطه Organigraph نامیده میشود. در حالی این چارت که هنوز ساختار سازمانی را منعکس می‌کند، هدف متفاوتی را ارائه می‌دهد که شامل نشان دادن ارتباطات و فرصت‌ها بین بخش‌ها، محصولات یا زنجیره‌های تأمین است.
انواع چارت سازمانی (نمودار سازمانی)
اکنون سوال این است که بهترین قالب چارت سازمانی شرکت کدام است؟
بسته به نیازهای شما و نوع شرکت (سازمان)، ممکن است بخواهید فرمت یک قالب سازمانی را انتخاب کنید. مواردی که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم، متداول ترین نوع چارت سازمانی هستند:
- چارت سازمانی سلسله مراتبی
- چارت سازمانی ماتریسی
- چارت سازمانی مسطح
- ساختار شبکه‌ای
- ساختار تقسیمی
- ساختار سازمانی خطی
- ساختار سازمانی مبتنی بر تیم
چارت سازمانی سلسله مراتبی (ساختار سلسله مراتبی) (Hierarchical Org Chart)
چارت سازمانی سلسله مراتبی رایج ترین نوع و مترادف نمودار سلسله مراتبی است. سلسله مراتب بخشی است که یک گروه یا سرپرست در راس قرار دارد، در حالی که افراد دارای قدرت کمتر در زیر آنها، به شکل هرم هستند.
به‌عبارت دیگر، در ساختار سازمانی سلسله مراتبی، کارکنان با هر کارمند دارای یک سرپرست مشخص گروه بندی می‌شوند. گروه بندی بر اساس چند عامل انجام میشود. بنابراین مدلهای زیادی از آن درنظر گرفته شده است. در ادامه به تعدادی از این عوامل ذکر شده است:
عملکرد: کارکنان بر اساس عملکردی که ارائه می‌دهند گروه بندی می‌شوند. تصویر فوق یک نمودار سازمانی کاربردی با گروه های مالی، فنی، منابع انسانی و مدیران را نشان می‌دهد.
جغرافیا: کارکنان بر اساس منطقه خود گروه بندی می‌شوند. به عنوان مثال در ایالات متحده کارکنان ممکن است بر اساس ایالت گروه بندی شوند. اگر یک شرکت جهانی باشد، گروه بندی می‌تواند بر اساس کشورها انجام شود.
محصول: اگر شرکتی محصولات متعددی تولید می‌کند یا خدمات متفاوتی را ارائه می‌دهد،، می‌تواند بر اساس محصول یا خدمات گروه بندی شود.
اینها برخی از رایج ترین عوامل هستند؛ اما عوامل بسیار بیشتری نیز وجود دارد. موارد مذکور شیوه سازماندهی غالب در بین سازمانهای بزرگ است.
مزایای ساختار سلسله مراتبی چیست؟
ساختار سلسله مراتبی می تواند مزایایی را برای مشاغل ایجاد کند. به عنوان مثال، می تواند به ایجاد موارد زیر کمک کند:
- خطوط واضح اختیارات و گزارشگری در داخل تجارت
- درک واضح تری از نقش ها و مسئولیت های کارکنان
- پاسخگویی برای اقدامات یا تصمیمات در سطوح مختلف مدیریت
- مسیرهای شغلی روشن و چشم اندازهای توسعه که می تواند کارکنان را برانگیزد
معایب ساختار سازمانی سلسله مراتبی چیست؟
سلسله مراتب محل کار همیشه مفید نیست. معایب معمول ساختارهای سلسله مراتبی عبارتند از:
- سلسله مراتب پیچیده‌ای که می‌تواند تصمیم گیری را کند کند
- ناهماهنگی در مدیریت در سطوح مختلف که می تواند مانع کار شود
- تأخیر در برقراری ارتباط عمودی از طریق سطوح و افقی بین تیم ها
- انعطاف پذیری کمتری برای سازگاری و واکنش به فشارهای محیطی و بازار
- قطع ارتباط کارکنان با افراد عالی‌رتبه
- فشار بر روابط کارمند و مدیر به دلیل عدم استقلال
چارت سازمانی ماتریس (Matrix Org Chart)
در چارت سازمانی ماتریس، روابط گزارش‌دهی به جای یک سلسله مراتب سنتی به صورت یک شبکه یا ماتریس تنظیم میشود. این چارت یک نوع مدیریت سازمانی است که در آن افراد با مهارتهای مشابه برای انجام وظایف کاری جمع می‌شوند و معمولاً فقط زمانی به‌کار می‌رود که افراد بیش از یک مدیر داشته باشند.
به عنوان مثال، همه‌ی مهندسان ممکن است در یک واحد مهندسی باشند و گزارش‌های خود را به یک مدیر مهندسی ارائه دهند؛ اما همین مهندسان ممکن است به پروژه های مختلف اختصاص داده شوند و ممکن است به مدیران پروژه نیز گزارش دهند. بنابراین برخی از مهندسان ممکن است مجبور شوند با چندین مدیر در نقش شغلی خود کار کنند.
مزایای ساختار سازمانی ماتریسی چیست؟
مزیت اصلی ساختار ماتریسی عبارت است از:
- بهبود تصمیم‌گیری به‌دلیل وجود دو سلسله مراتب (زنجیره‌ی فرماندهی)
- بهبود ارتباطات در سراسر تجارت
- اجازه به کارکنان در به‌کاربردن مهارتهای خود در نقش‌های مختلف
- کمک به اشتراک گذاری بهترین شیوه‌ها و ایده‌ها بین تیم‌ها
ساختار ماتریسی همچنین می‌تواند به مشاغل کمک کند تا سریع بازار را با نیازهای مشتری تغییر دهند؛ زیرا می‌تواند زمان تولید محصول جدید را کاهش دهد. این ساختار بیشتر برای مشاغلی که در محیطی پویا فعالیت می‌کنند، مناسب است.
معایب ساختار سازمانی ماتریسی چیست؟
یک ساختار ماتریسی ممکن است برای مشاغلی که در محیطی آرام و با شرایط مورد نیاز مشتری کار می کنند مناسب نباشد. به دلیل پیچیدگی و نیاز به گزارش کارکنان به دو رئیس، می تواند منجر به وقوع موارد زیر شود:
- سردرگمی در مورد نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اولویت‌ها
- تقسیم وظیفه‌شناسی بین تیم‌های پروژه
- خطوط مبهم پاسخگویی
- مشکلات در هماهنگی وظایف یا عملکردها
- هزینه های سربار بزرگ به‌دلیل داشتن چندین مدیر
چارت سازمانی افقی یا مسطح (Flat Org Chart)
نمودار سازمانی افقی یا مسطح یک نوع چارت سازمانی است که بیشتر توسط شرکت‌های کوچک و شرکت‌های نوپا در مراحل اولیه پذیرفته میشود. تقریباً غیرممکن است که از این ساختار برای شرکت‌های بزرگتر با پروژه‌ها و کارکنان زیاد استفاده شود.
مهمترین نکته در مورد این ساختار، حذف بسیاری از سطوح مدیریت میانی است. این چارت کارکنان را قادر می‌سازد تا سریع و مستقل تصمیم‌گیری کنند. بنابراین یک نیروی کار آموزش دیده می‌تواند با مشارکت مستقیم در فرایند تصمیم گیری مفیدتر باشد.
به‌طور خلاصه، هنگام تصمیم گیری در مورد چارت سازمانی مناسب، درک ساختار سازمانی فعلی شرکت شما بسیار مهم است.
مزایای ساختار سازمانی افقی یا مسطح چیست؟
در حالی که این ساختار برای همه‌ی سازمانها مناسب نیست؛ اما مزایایی نیز دارد که عبارت است از:
- ارتباط بهتر و روابط بین نقش های مختلف
- روحیه تیمی بهتر به‌دلیل وجود سلسله مراتب کمتر
- تصمیم گیری ساده و سریع‌تر به‌دلیل کوتاه بودن سلسله مراتب
- توانایی بهتر برای تغییر و سازگاری کسب و کار
- استقلال بیشتری به کارکنان و ایجاد رضایت شغلی بیشتر
- توانایی کاهش هزینه‌های عملیاتی
معایب ساختار سازمانی مسطح یا افقی چیست؟
مانند هر مدل سازمانی دیگر، ساختار سازمانی مسطح یا افقی نقاط ضعف خود را دارد. معایب معمول ساختار سازمانی مسطح عبارتند از:
- خطر سردرگمی به‌دلیل نبود فرد مربوطه برای ارائه‌ی گزارش
- حس پایین‌تر مسئولیت‌پذیری به‌دلیل احتمال وجود بیش از یک رئیس برای کارکنان
- عدم تخصص کارکنان و عملکردهای شغلی خاص
- عدم رشد بلند مدت یا فرصت ارتقاء
- مشکلات در گسترش و رشد شرکت
ساختار شبکه‌ای (Network Structure)
ساختار شبکه نوع جدیدی از ساختار سازمانی است که از نظر سلسله مراتبی، غیر متمرکزتر و انعطاف پذیرتر از سایر ساختارها دیده میشود. در ساختار شبکه، مدیران روابط داخلی و خارجی شرکت را هماهنگ و کنترل می‌کنند.
ساختار شبکه نسبت به سایر سازه‌ها به عنوان چابک (روش مدیریت پروژه) تلقی می شود؛ زیرا ردیف یا سطح کمی دارد، کنترل بیشتری دارد و جریان تصمیم گیری پایین است.
مزایای ساختار شبکه‌ای چیست؟
مزایای ساختار شبکه‌ای عبارت است از:
- تمرکز واضح تر و شفاف
- هزینه های پایین تر
- انعطاف پذیری
معایب ساختار شبکه‌ای چیست؟
معایب ساختار شبکه‌ای عبارت است از:
- کنترل دشوار به‌دلیل گسترش ساختار شبکه‌ی شرکت
- عدم اعتماد کافی به شرکا به‌دلیل دسترسی دور به آنها
- عدم محرمانه بودن در زمان برون‌سپاری کارها و احتمال کارکردن برای رقبا با دریافت رشوه
ساختار تقسیمی (Divisional Structure)
در این چارچوب، نمودارهای سازمانی دارای بخش خاص خود هستند که با محصولات یا مناطق جغرافیایی مطابقت دارند. هر بخش شامل منابع و عملکردهای لازم برای پشتیبانی از خط تولید و موقعیت جغرافیایی است.
شکل دیگر ساختار نمودار سازمانی تقسیم شده، ساختار چند بخشی است. همچنین به شکل M معروف است. این یک ساختار قانونی است که در آن یک شرکت مادر دارای چندین شرکت فرعی است که هر یک از آنها از نام شرکت اصلی استفاده می‌کنند.
مزایای استفاده از ساختار تقسیمی چیست؟
- ایجاد پاسخگویی و شفافیت بیشتر برای افراد شایسته
- به‌دست آوردن مزیت رقابتی
- بهبود فرهنگ شرکت
معایب استفاده از ساختار تقسیمی چیست؟
- هزینه عملیاتی بیشتر
- نبود انگیزه در بخشهای مختلف برای همکاری با یکدیگر
ساختار سازمانی خطی (Line Organizational Structure)
ساختار سازمانی خطی قدیمی ترین و ساده ترین شکل سازماندهی است. در این سازمانها، ناظر نظارت مستقیم بر زیرمجموعه انجام می‌دهد. همچنین، قدرت از افراد برتر در سازمان به شخصی که در پایین ترین ردیف قرار دارد جریان می‌یابد.
مزایای ساختار سازمانی خطی چیست؟
در ادامه برخی از مزایای ساختار سازمانی خطی آورده شده است که عبارت است از:
- درک و پیاده‌سازی بسیار ساده و تعریف و توضیح راحت برای همه‌ی کارکنان
- مسئولیت ثابت
- کنترل واحد به‌دلیل مسئولیت ثابت
- تصمیم گیری سریع به‌دلیل کنترل یکپارچه و مسئولیت ثابت
معایب ساختار سازمانی خطی چیست؟
در ادامه برخی از معایب ساختار سازمانی خطی آورده شده است که عبارت است از:
- بار زیاد بر دوش گذاشتن یا به‌عبارتی یکسان‌نبودن سطح کارایی برای مدیران اجرایی
- عدم تخصص در سازمانهای تجاری و صنعتی
ساختار سازمانی مبتنی بر تیم (Team-based Organizational Structure)
ساختارهای سازمانی مبتنی بر تیم از تیم‌هایی تشکیل شده است که در حین کار بر روی وظایف فردی خود به سمت یک هدف مشترک کار می‌کنند. ساختار مذکور کمتر حالت سلسله مراتبی (رده بندی) دارد و دارای ساختارهای منعطف هستند که در نتیجه، حل مشکل، تصمیم گیری و کار گروهی را تقویت می‌کنند.
ساختارهای گروهی شیوه کار بسیاری از صنایع را تغییر داده است. جهانی شدن به افراد در تمام صنایع در سراسر جهان اجازه داده است که به صورت مشترک کالا و خدمات تولید کنند. به ویژه، شرکت های تولیدی باید با تامین کنندگان سراسر جهان در حالی که هزینه را در حین تولید محصولات با کیفیت بالا به حداقل می‌رسانند، همکاری کنند.
مزیت ساختار سازمانی مبتنی بر تیم چیست؟
- ارتباط بهتر
- حل سریع مشکلات در تیم‌ها
- نیروی کار انعطاف پذیر و توانمند
معایب ساختار سازمانی مبتنی بر تیم چیست؟
- احتمال درگیری به‌دلیل تضادهای شخصیتی درون تیم
- مناسب نبودن برخی کارکنان برای کار تیمی
با چارت‌های سازمانی (نمودارهای سازمانی) دامنه‌ی دید بیشتری ایجاد کنید
قوانین کمی در رابطه با نمودارهای سازمانی (چارت سازمانی شرکت) وجود دارد، بنابراین هرگونه عنصر بصری (دامنه‌ی دید بیشتر) به برقراری ارتباط بیشتر کمک می‌کند. قوانین موارد زیر را شامل میشود:
- استفاده از عکس می‌تواند به افراد در شناخت و ارتباط نام و چهره کمک کند.
- استفاده از اشکال یا رنگ‌های مختلف می‌تواند به تعریف بخشهای مختلف، گروه‌های کاری، سطوح شغلی و سایر موارد کمک کند.
- استفاده از آرم‌ها یا نمادهای شرکت می‌تواند نمودار شما را بر حسب سازمان شما سفارشی کند.
- استفاده از انیمیشن‌ها در پاورپوینت می‌تواند به ارائه‌ی یک طرح زنده در حین صحبت در مورد قسمت‌های مختلف نمودار کمک کند.
- استفاده از اشکال سه بعدی می تواند نمودار شما را با ظاهر شدن از صفحه جذاب‌تر کند.
محدودیت چارت سازمانی
چارت‌های سازمانی به‌سرعت می‌توانند منسوخ شوند، به‌ویژه در سازمان‌هایی که حجم گردش بالایی دارند. به‌روزرسانی نمودارهای آنلاین آسان‌تر از نمودارهای چاپ شده است؛ اما حتی اگر نمودارهای آنلاین به طور منظم به‌روزرسانی نشوند، قدیمی می‌شوند. با اسناد آنلاین قابل ویرایش و همچنین اتوماسیون، مانند خروج و ورود کارکنان که باعث به روزرسانی چارت سازمانی میشود، می‌توان این مورد را کاهش داد.
نحوه‌ی برنامه ریزی و ترسیم یک نمودار سازمانی اولیه
- هدف و محدوده چارت سازمانی شرکت خود را مشخص کنید. به عنوان مثال، آیا قصد دارید چارت سازمانی شرکت شما «هویت یا شغل اشخاص مختلف» باشد؟ ممکن است بخواهید عکس‌ها و اطلاعات تماس، از جمله ایمیل را وارد کنید. آیا کل شرکت خود یا فقط بخش یا گروه کاری را ترسیم می‌کنید. ممکن است بیش از یک نمودار باشد؟ به این فکر کنید که چه‌نوعی بیشتر برای اهداف شما مفید است.
- جمع آوری اطلاعات شما ممکن است یک فهرست موجود از کارکنان باشد که بر اساس آن نمودار خود را تنظیم می‌کنید یا یک نمودار سازمانی قدیمی که هنوز هم می‌تواند نقطه شروع مفیدی باشد. به یاد داشته باشید که اطلاعات تماس، عکس‌ها و هر چیز دیگری که ممکن است برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید را جمع‌آوری کنید. ممکن است لازم باشد منابع دیگری برای روشن شدن خطوط اختیار (زنجیره فرماندهی در یک سازمان که قدرت را به زیردستان می‌دهد تا وظیفه خود را در توصیف شغل خود انجام دهند) و بیان آنها در نمودار خود پیدا کنید.
- تعیین کنید که از چه پلتفرمی برای ساخت نمودار خود استفاده می‌کنید و چگونه می‌خواهید آن را نمایش دهید.
- برای به‌روزرسانی‌های مداوم نمودار برنامه ریزی کنید. به یاد داشته باشید در بسیاری از سازمانها همه چیز به سرعت تغییر می‌کند؛ بنابراین به روشی نیاز دارید که نمودارها را به‌روز نگه دارید.
نکات بیشتر برای نمودارهای سازمانی
برای شروع سعی کنید نمودار سازمان شرکت (چارت سازمان شرکت) خود را به بخشهای قابل کنترل تقسیم کنید. به این ترتیب، تمام اطلاعات یکپارچه هستند و به بالاترین سطح سازمان باز می‌گردند. شما می‌توانید نمودار خود را با دسته‌های زیر تقسیم کنید:
- بخش
- تیم
- واحد
- پروژه
- موقعیت
ممکن است بخواهید نمودار خود را با درج مشخصات افراد یا بخش‌ها کامل کنید. افزودن اطلاعات تماس، موقعیت و سایر یادداشت‌ها می‌تواند سازمان را کارآمدتر کرده و ابهام در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد را از بین ببرد. ممکن است که لازم باشد از رنگ‌ها یا اشکال برای تعریف گروه‌ها یا سطوح خاصی از کارمندان استفاده کنید.
انواع دیگر نمودارهای سازمانی
مواردی که در بالا توضیح داده شده است، پرکاربردترین انواع نمودارهای سازمانی (چارت سازمانی شرکت) هستند؛ اما مدلهای دیگری نیز وجود دارد که براساس موقعیت و سازمان از مزایا و معایب مختلفی بهره می‌برند.
در این مقاله با انواع چارت سازمانی و نمودار سازمانی آشنا شدید و اینکه تدوین و رسم چارت سازمانی یکی از اولین و مهم ترین مراحل اخذ ایزو برای سازمان می باشد. مقالات دیگر ایزوسیستم را حتما مطالعه کنید تا با سایر ابزارهای مدیریتی و سازمانی آشنا شوید.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
