ساختار شکست کار یا WBS

ساختار شکست کار یا WBS

ساختار شکست کار یا WBS یک ساختارشکنی بصری، سلسله‌مراتبی و تحویل‌پذیر از یک پروژه است. این سیستم، یک نمودار مفید برای مدیران پروژه است؛ زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد تا محدوده پروژه خود را تجزیه‌وتحلیل و تمام وظایف مورد‌نیاز را تجسم کنند.

تمام مراحل پروژه در این نمودارها مشخص شده است به همین دلیل آن را به یک ابزار ضروری برنامه‌ریزی تبدیل می‌‎کند. تحویل نهایی پروژه و همچنین وظایف و بسته‌های کاری مرتبط با آن در بالای نمودار WBS قرار دارد. سطوح WBS، زیر محدوده پروژه را برای نشان‌دادن وظایف، محصولات تحویلی و بسته‌های کاری مورد‌نیاز برای تکمیل پروژه تقسیم می‌کنند.

مدیران پروژه از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای چیدمان و اجرای ساختار شکست کار استفاده می‌کنند که می‌تواند برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و اجرای پروژه‌ها مؤثر باشد.

چرا از WBS در مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟

ساخت WBS (Work Breakdown Structure) اولین گام در تدوین برنامه زمان‌بندی پروژه است. این سیستم تمام کارهایی را که باید تکمیل شوند و ترتیب آن‌ها برای دستیابی به اهداف پروژه تعریف می‌کنند. با تجسم پروژه خود به این روش، می‌توانید محدوده پروژه را درک کنید و منابع لازم را به تمام بخش‌های پروژه اختصاص دهید.

یک ساختار شکست کار که به‌خوبی ساخته شده باشد، به گروه‌های فرایند مدیریت پروژه مهم و حوزه‌های دانش از‌جمله بخش‌های زیر کمک می‌کند:

• برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی پروژه
• مدیریت ریسک، منابع، وظیفه و تیم

علاوه بر این، جلوگیری از مسائل رایج مدیریت پروژه مانند ضرب‌الاجل‌های از‌دست‌رفته، خزش دامنه، کنترل هزینه و موارد دیگر را نیز پوشش می‌دهد.

به‌عبارت‌دیگر، ساختار شکست کار به‌عنوان نقشه شما از ساختار پروژه‌های پیچیده عمل می‌کند. محدوده پروژه شما ممکن است شامل چندین مرحله یا پروژه‌های فرعی کوچک‌تر باشد که حتی آن پروژه‌های فرعی نیز به وظایف، قابل تحویل و بسته‌های کاری تقسیم می‌شوند! WBS می‌تواند به شما در مدیریت این موارد کمک کند تا جزئیات مورد‌نیاز برای انجام هر جنبه‌ای از محدوده پروژه خود را شفاف کنید.

انواع ساختار شکست کار یا WBS

دو نوع اصلی ساختار شکست کار یا WBS وجود دارد و بسته به این‌که بخواهید پروژه خود را از نظر زمان تقسیم کنید یا محدوده، متفاوت هستند:

• مبتنی بر تحویل
• مبتنی بر فاز

ساختار شکست کار مبتنی بر تحویل

WBS مبتنی بر تحویل ابتدا پروژه را به تمام حوزه‌های اصلی محدوده پروژه به‌عنوان حساب‌های کنترلی و سپس آن‌ها را به تحویل پروژه‌ها و بسته‌های کاری تقسیم می‌کند. در این ساختار، مراحل پروژه به تحویل پروژه‌ها و بسته‌های کاری تقسیم می‌شوند.

ساختار شکست کار مبتنی بر فاز

WBS مبتنی بر فاز، تحویل نهایی را در بالا و سطوح WBS در به‌عنوان زیرمجموعه نمایش می‌دهد، پنج مرحله پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بسته‌شدن، در این سبک نمایش داده می‌شوند.

داده‌های اولیه برای تهیه WBS

برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص به اطلاعات اولیه‌ای به‌عنوان ورودی سیستم نیاز دارید:

بودجه

نحوه و مقدار تأمین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص می‌کند.

برآورد هزینه

میزان هزینه‌های پروژه را بر مبنای تأمین خدمات فنی و مهندسی، تأمین کالا و تجهیزات، هزینه‌های ساخت، اجرا، نصب و راه‌اندازی را تعیین می‌کند.

بهره‌وری

نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار شکست کار است.

زمان‌بندی

جدول و برنامه‌ زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است.

منابع

برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشین‌آلات، ‌تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده می‌شود که اطلاعات آن‌ها برای تدوین ساختار شکست کار ضرورت دارد.

انواع نمودارهای ساختار شکست کار یا WBS

انواع مختلفی از نمودارهای ساختار شکست کار یا WBS وجود دارد. هنگامی که سبک مبتنی بر تحویل یا فاز را مشخص کردید، می‌توانید از نمودار دلخواه خود استفاده کنید. در ادامه نگاهی به انواع اصلی نمودارهای ساختار شکست کار می‌اندازیم:

لیست

لیست، به‌عنوان نمای کلی پروژه شناخته می‌شود و لیستی از بسته‌های کاری، وظایف و موارد قابل‌تحویل را ارائه می‌دهد. این مدل، ساده‌ترین روش برای ساخت WBS است و گاهی اوقات تنها چیزی است که شما نیاز دارید.

نمودار درختی

متداول‌ترین نسخه مشاهده شده، نمودار ساختار درختی WBS است که تمام عناصر ساختار شکست کار (فازها، تحویل‌ها، وظایف و بسته‌های کاری) را دارد و گردش کار یا پیشرفت پروژه را با یک نمایش نموداری تعریف می‌کند.

نمودار گانت

نمودار گانت، هم یک صفحه گسترده و هم یک جدول زمانی است. این نمودار می‌تواند بیشتر از لیست یا نمودار درختی جزئیات را نشان دهد. با یک نمودار گانت پویا، می‌توانید وابستگی‌ها را پیوند دهید، نقاط عطف و حتی یک خط پایه را تعیین کنید. این مورد، رایج‌ترین نسخه در نرم‌افزار مدیریت پروژه است.

ساختار شکست کار متناسب با اهداف پروژه

هر پروژه‌ای باتوجه‌به اهداف آن، ساختار شکستش فرق می‌کند. چند نمونه از معروف‌ترین ساختارها بر اساس موارد زیر است:

۱- مراحل کار (Phase or Stage Structure)

۲- بخش‌های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)

۳- مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)

۴- پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)

۵- سیستم‌های موردنیاز پروژه (System Breakdown Structure)

۶- اقلام قابل حمل‌ونقل (Transport Breakdown Structure)

۷- هزینه (Cost Breakdown Structure)

عناصر ساختار شکست کار یا WBS

ساختار شکست کار یا WBS در یک پروژه معمولی از چندین جزء کلیدی تشکیل شده است. این اجزا شامل موارد زیر می‌شود:

فرهنگ لغت WBS

فرهنگ لغت، سندی است که عناصر مختلف ساختار شکست کار یا WBS را تعریف می‌کند. این جزء به شرکت‌کنندگان و ذی‌‍نفعان پروژه اجازه می‌دهد تا اصطلاحات ساختار تجزیه کار را با وضوح بیشتری درک کنند.

سطوح WBS

سطوح WBS چیزی است که سلسله‌مراتب عناصر را تعیین می‌کند. اکثر ساختارهای شکست کار دارای ۳ سطح هستند که نشان‌دهنده تحویل اصلی پروژه، حساب‌های کنترل و تحویل پروژه‌ها و بسته‌های کاری است.

حساب‌های کنترلی

حساب‌های کنترلی برای گروه‌بندی بسته‌های کاری و اندازه‌گیری وضعیت آن‌ها، در کنترل مناطقی از محدوده پروژه استفاده می‌شوند.

تحویل پروژه‌ها

تحویل پروژه‌ها نتیجه مطلوب وظایف پروژه و بسته‌های کاری است. در این بخش ما می‌توانیم نمونه‌هایی از تحویل پروژه‌ها مانند بودجه پروژه یا کارهای داخلی را مشاهده کنیم. هر دوی آن‌ها نتیجه وظایف و بسته‌های کاری کوچک‌تر هستند.

بسته‌های کاری

همان‌طور که توسط مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) تعریف شده است، یک بسته‌کاری «پایین‌ترین سطح WBS» است؛ زیرا مجموعه‌ای از وظایف مرتبط را عنوان می‌کند که به‌اندازه کافی کوچک هستند تا به یک عضو تیم یا بخش اختصاص داده شوند. به‌عنوان مدیر پروژه می‌توانید هزینه‌ها و مدت‌زمان این بسته‌های کاری را به‌عنوان یک عنصر ضروری WBS تخمین بزنید.

وظایف

وظایف شما بسته‌های کاری و در نتیجه محدوده پروژه شما را تشکیل می‌دهد. WBS به شما کمک می‌کند تا الزامات، وضعیت، شرح، مالک وظیفه، وابستگی‌ها و مدت‌زمان هر وظیفه را تعریف کنید.

مزایای ساختار شکست کار

برخی از مزایا و فواید ساختار شکست کار یا WBS عبارت‌اند از:

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مطمئن‌تر
• تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری
• تخمین دقیق‌تر هزینه‌های پروژه
• اطمینان از، ازقلم‌نیفتادن اقلام تحویلی مهم
• کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع
• ابزاری ایده‌ال برای طوفان فکری تیم
• بهبود انسجام تیمی

مراحل ایجاد ساختار شکست کار یا WBS

ایجاد WBS برای پروژه، به اطلاعاتی از سایر اسناد مدیریت پروژه نیاز دارد. در اینجا شش مرحله ساده برای ایجاد ساختار شکست کار را بررسی می‌کنیم.

1. محدوده پروژه و اهداف را تعریف کنید

اهداف پروژه شما قوانینی را برای تعریف محدوده پروژه تعیین می‌کند. محدوده پروژه، اعضای تیم و اهداف شما باید در منشور پروژه ثبت شود.

2. مراحل پروژه و کنترل حساب‌ها را شناسایی کنید

مرحله بعدی، شناسایی مراحل پروژه است. محدوده پروژه بزرگ‌تر را به مجموعه‌ای از مراحل تقسیم کنید که آن را از مفهوم تا تکمیل طی می‌کند. همچنین می‌توانید حساب‌های کنترلی ایجاد کنید که دسته‌بندی وظایف برای حوزه‌های کاری مختلفی هستند که می‌خواهید آن‌ها را پیگیری کنید.

3. موارد تحویلی پروژه خود را فهرست کنید

محصولات تحویلی پروژه شما چیست؟ همه آن‌ها را فهرست کنید و کارهای مورد‌نیاز برای تحویل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها را یادداشت کنید. (موارد فرعی، بسته‌های کاری، منابع، شرکت‌کنندگان و غیره)

4. سطوح WBS را تنظیم کنید

سطوح ساختار شکست کار یا WBS، این مجموعه را می‌سازد. شما باید از تحویل نهایی پروژه شروع کنید و از همان ابتدا در مورد تمام تحویل‌ها و بسته‌های کاری مورد‌نیاز برای رسیدن به آن فکر کنید.

5. بسته‌های کاری ایجاد کنید

اقلام قابل تحویل خود را به کارهای فرعی و اصلی که برای ارائه آن‌ها ضروری است تقسیم و در بسته‌های کاری، گروه‌بندی کنید.

6. صاحبان وظیفه را انتخاب کنید

وظایفی که اکنون تعیین شده است را به تیم پروژه خود محول کنید. به هر یک از اعضای تیم ابزارهای مدیریت کار، منابع و اختیاراتی که برای انجام کار نیاز دارند را محول کنید.

نرم‌افزار ساختار شکست کار یا WBS

نرم‌افزار ساختار شکست کار یا WBS برای ترسیم محصول نهایی یک پروژه و تعریف مراحلی که برای دستیابی به آن ضروری است استفاده می‌شود. این ابزار به روش‌های مختلفی فرایند را تسهیل می‌کند. برخی از نمودار شبکه و برخی دیگر از نمودار گانت استفاده می‌کنند. بااین‌حال، همه آن‌ها نمایشی بصری از پروژه هستند و به معنای واقعی کلمه مراحل مختلف مورد‌نیاز برای جمع‌آوری محصول نهایی پروژه را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند.

نحوه ایجاد WBS در مدیریت پروژه

هدف نرم‌افزار ساختار شکست کار در مدیریت پروژه سازماندهی و تعریف محدوده پروژه شماست. استفاده از نمودارهای گانت آنلاین ProjectManager برای ساخت WBS شما نه‌تنها کارآمدتر است، بلکه به دلیل دارابودن مجموعه قوی از ویژگی‌های مدیریت پروژه، با هر جنبه دیگری از پروژه شما هماهنگ است.

در ادامه خلاصه‌ای سریع از نحوه ایجاد WBS با استفاده از نمودار گانت آمده است:

1. محصولات تحویلی پروژه را شناسایی کنید

در چرخه عمر پروژه ۵ مرحله، شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و جمع‌بندی وجود دارد. هرکدام از آن‌ها اقلام قابل تحویلی را تولید می‌کنند که برای تولید محصول نهایی که تکمیل پروژه شماست، لازم است.

مراحل پروژه خود را شناسایی کنید. آن‌ها را با ویژگی نقطه عطف در ابزار نمودار گانت متمایز کنید. همچنین می‌توان آن‌ها را کد رنگی زد تا فازها را بهتر تفکیک کند.

2. فهرست وظایف فرعی، توصیف وظایف و تنظیم Task Owner

وظایف فرعی بخشی از یک کار بزرگ و پیچیده‌تر هستند. در این مورد، بسته‌های کاری ساختار شکست کار یا WBS برای این ویژگی عالی هستند. وظایف خلاصه یا بسته‌های کاری را به بالای وظایف مرتبط اضافه کنید که بسته به نوع اولویت شما می‌تواند مبتنی بر فازها یا تحویل باشد.

3. وابستگی‌ها را پیوند دهید

وابستگی‌های وظیفه، کارهایی هستند که نمی‌توانند شروع شوند تا زمانی که کار دیگری تمام یا شروع شود. وظایفی را که به یکدیگر وابسته هستند با کشیدن یکی به دیگری پیوند دهید. با شناسایی به‌موقع این وظایف، از تنگناها در طول اجرا جلوگیری خواهید کرد.

4. منابع و هزینه‌ها را تنظیم کنید

منابع هر چیزی است که برای تکمیل مراحل پروژه، محصولات تحویلی و بسته‌های کاری به آن نیاز دارید. منابع از افراد تیم شما تا مواد، لوازم و تجهیزات را شامل می‌شوند. WBS به شما این امکان را می‌دهد که محدوده پروژه خود را به بسته‌های کاری تقسیم کنید تا بتوانید منابع و هزینه‌ها را برآورد کنید.

5. تاریخ شروع و پایان را تخمین بزنید

هر کاری یک تاریخ شروع و پایان دارد؛ آن‌ها را در ستون تاریخ برنامه‌ریزی اضافه کنید. همچنین یک ستون تکمیل تخمینی برای مدت زمانی که برای انجام کار برنامه‌ریزی می‌کنید در نظر بگیرید.

6. وضعیت حساب‌های کنترلی و بسته‌های کاری را پیگیری کنید

ردیابی یعنی چگونه بفهمیم یک پروژه طبق برنامه‌ریزی انجام می‌شود یا خیر. به همین دلیل است که ساختار شکست کار یا WBS دارای حساب‌های کنترلی و بسته‌های کاری است. هنگام صحبت از وظایف، ردیابی چندین چیز را به شما می‌گوید: ساعات ثبت‌شده، هزینه‌ها، اولویت، ارتباطات جدید، درصد تکمیل و اینکه چگونه پیشرفت واقعی آن با پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده شما مقایسه می‌شود.

7. یادداشت بنویسید

داشتن بخشی که در آن نکته‌ها را یادداشت کنید همیشه توصیه می‌شود. ساختار WBS معمولاً کامل است، اما ممکن است نکته‌ای وجود داشته باشد که باید به آن توجه کنید که در ساختار سفت‌وسخت آن قرار نگیرد.

8. گزارش ارائه دهید

گزارش‌های پروژه پیشرفت، سلامت کلی، هزینه‌ها و موارد دیگر را روشن می‌کنند. با استفاده از ابزار گزارش‌دهی، یک گزارش در مورد WBS خود ایجاد کنید. گزارش‌ها داده‌های پروژه شما را خلاصه می‌کند و به شما امکان می‌دهد نتایج را فیلتر کنید تا فقط خواسته‌های خود را نشان دهید. همچنین می‌توان آن‌ها را با ذی‌نفعان به اشتراک گذاشت.

چه زمانی از WBS استفاده کنیم؟

راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید از ساختار شکست کار برای کمک به مدیریت استفاده کنید. در اینجا سه مثال رایج از نحوه استفاده از WBS برای اهداف مختلف آورده شده است.

محدوده کار

محدوده کار یک سند جامع است که محدوده پروژه شما را توضیح می‌دهد و شامل تمام کارهایی است که باید انجام شود. WBS ابزاری عالی برای تقسیم محدوده پروژه به بسته‌های کاری است که کنترل آن آسان‌تر است. علاوه بر این، ساختار شکست کار به شما امکان می‌دهد تا به‌راحتی نقاط عطف، قابل تحویل و مراحل را شناسایی کنید.

گزارش کار

بیانیه کار یک سند الزام‌آور قانونی بین مشتری و سازمانی است که مسئول اجرای پروژه است. این جزئیات جنبه‌های مدیریت پروژه مانند جدول زمانی، محصولات تحویلی، الزامات پروژه را شرح می‌دهد.

سفارش کار

سفارش کاری شبیه یک بیانیه کار طراحی می‌شود، اما هدف اصلی آن، نشان‌دادن هزینه‌های مربوط است. ساختار شکست کار یا WBS برای برآورد دقیق هزینه ضروری است.

بهترین شیوه‌های ساختار شکست کار

زمانی که روی WBS خود کار می‌کنید، حفظ برخی از بهترین شیوه‌ها مفید است. در اینجا مواردی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.

قانون ۱۰۰%

این مهم‌ترین اصل مدیریت کار برای ساخت WBS است. این روش شامل ۱۰۰٪ از کار تعریف‌شده توسط محدوده پروژه است و به سطوح WBS که شامل حساب‌های کنترلی، تحویل پروژه‌ها، بسته‌های کاری و وظایف است، تقسیم می‌شود. این قانون را برای تمام سطوح WBS اعمال می‌کنند. بنابر این قانون، مجموع کار در سطح WBS پایین‌تر باید بدون استثنا برابر با ۱۰۰% کار ارائه‌شده توسط سطح WBS بالا باشد.

از اسم‌ها استفاده کنید

WBS در مورد موارد قابل تحویل و وظایفی است که به تحویل نهایی شما منجر می‌شود؛ بنابراین شما بیشتر با چیستی سروکار دارید تا چگونگی. توضیح افعال برای معرفی عمل عالی هستند؛ اما برای وضوح، برای هر یک از مراحل WBS خود از اسامی استفاده کنید.

دقیق باشید

برای اینکه WBS کار خود را انجام دهد، نباید هیچ شکافی وجود داشته باشد. جزئیات نیز مهم است؛ زیرا به تحویل نهایی منجر می‌شوند. برای مدیریت مطلوب، به فهرست کاملی از هر کار کوچک و بزرگی نیاز دارید که شما را به هدف می‌رساند.

به میزان لازم عمیق شوید

درگیری بیش‌ازحد با کارهای فرعی فقط شما را از هدف نهایی دورتر می‌کند. WBS باید شامل جزئیات باشد، اما نه آن‌قدر عمیق که گیج‌کننده شود.

جمع‌بندی

با سیستم ساختار شکست کار یا WBS بادقت بیشتری به تعریف و سازماندهی کل محدوده پروژه بپردازیم. هر سطح از این ساختار، اقلام قابل تحویل یا اهداف پروژه را به تکه‌های مشخص و قابل‌اندازه‌گیری تجزیه می‌کند.

درواقع WBS به ما کمک می‌کند تا بتوانیم مسئولیت‌ها را تعیین کنیم، منابع مورد‌نیاز را برآورد و تخصیص دهیم و همچنین بتوانیم بر پروژه نظارت و کنترل بیشتری داشته باشیم.

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB) اقدام به صدور گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) برای شرکت‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری می‌نماید.

برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.