خط مشی کیفیت چیست ؟ (همراه با نمونه ای از خط مشی یک شرکت)
خط مشی کیفیت یا سیاست کیفیت ابزاری است که در هر سازمانی به‌منظور بهبود کیفیت محصولات و خدمات به کار می‌رود. اجرای این خط مشی از اهمیت بسیاری برخوردار است و می‌تواند تأثیرات بزرگی بر روی عملکرد و اعتبار سازمان داشته باشد. درواقع به‌عنوان یک سند راهبردی، اهداف کیفیتی سازمان را تعیین کرده و راه‌های دستیابی به این اهداف را مشخص می‌کند. این سند شامل تعهدات و نقش‌آفرینی‌های مختلف کارکنان و مدیران سازمان در بهبود کیفیت است.
اهمیت تعهد به کیفیت
شفاف بودن در مورد هدف، زمینه، جهت استراتژیک، سیاست‌ها و مقاصد، اولین گام به سمت اثربخشی و نتایج مثبت در سازمان است. درک و برنامه‌ریزی این موضوعات اساسی، پایه ی پیشرفت و موفقیت را تشکیل می‌دهد.
شرکت ها و سازمان هایی که برای اخذ گواهینامه ایزو اقدام می کنند نظیر گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ حتما باید خط مشی کیفیت خود را ترسیم کنند. برای اخذ ایزو در یک سازمان، سیاست کیفیت توسط عالی ترین مقام مدیریتی سازمان تدوین و در اختیار همه ذینفعان قرار می گیرد.
خط مشی کیفیت یکی از چندین موضوع برنامه ریزی در سطح کلان یک سازمان است:
- هدف: دلیل اصلی وجود یک سازمان
- زمینه: مسائل داخلی و خارجی که بر شرکت تاثیر می گذارند و طرفین درگیر آن هستند
- جهت استراتژیک: مسیر دلخواه پیشرفت برای سازمان به طور کلی
- خطی مشی کیفیت: بیانیه کلی تعهد سازمان نسبت به کیفیت
- اهداف کیفیت: نتیجه مطلوب، قابل اندازه گیری در رابطه با کیفیت
تعریف سیاست کیفیت
خط مشی یا همان سیاست کیفیت بیانیه‌ای است که توسط مدیریت ارشد اتخاذ می‌شود که تعهد خود را برای رسیدن به کیفیت به عنوان نتیجه عملیات سازمان بیان می‌کند. سیاست کیفیت چیزی بیش از یک شعار است و خروجی آن بررسی دقیق اهداف سازمان، زمینه، جهت استراتژیک و اهداف کیفی است.
با توسعه، برقراری ارتباط و حفظ یک خط مشی مستند، سازمان مسئول پاسخگویی به دستیابی به انتظارات مندرج در سیاست سازمان است.
بررسی خط مشی کیفیت توسط ممیزان
ممیزان ثالث (خارج از سازمان) به دنبال شواهدی عینی هستند مبنی بر این که این سیاست به طور موثر در سراسر سازمان ابلاغ و اجرا می‌شود. معمولا ممیزان از چندین کارمند برای توصیف سیاست کیفیت سازمان استفاده می کنند. هر کارمند باید بتواند:
۱) درک درستی از خط مشی نشان دهد
۲) توضیح دهد چگونه آن را در فعالیت های روزمره خود اعمال می کند.
بنابراین، هر برنامه آماده‌سازی برای ممیزی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ باید شامل سیاست کیفیت و نحوه استفاده از آن برای کار هر کارمند باشد.
الزامات خط مشی کیفیت
مدیریت ارشد باید یک سیاست کیفیت ایجاد، پیاده سازی و مستند سازی کند که :
- برای هدف و چارچوب سازمان مناسب باشد
- از مسیر و حرکت استراتژیک شرکت پشتیبانی کند
- پایه ای برای ایجاد اهداف کیفیت باشد
- شامل تعهد به انجام تمام الزامات قابل اجرا باشد
- شامل تعهد به بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت باشد
- مستند و در دسترس همه گروههای مورد ذینفع باشد
- قابل درک و کاربرد توسط کارکنان باشد
این نیازمندی‌ها مشخص می‌کنند که تیم مدیریت ارشد شرکت است که باید خط مشی خود را تعیین کند. آن‌ها دانش موضوعاتی را دارند که باید در طول توسعه خط مشی در نظر گرفته شوند. بیایید به یک مثال نگاه کنیم:
مثال برای خط مشی کیفیت
برخی اطلاعات اولیه درباره محصولات شرکت X را بررسی کنید و سپس ببینید که چگونه خط مشی کیفیت می تواند هدف، زمینه و مسیر استراتژیک سازمان را منعکس کند.
هدف: تولید دقیق محصولات
زمینه: نیروی کار کوچک، رقبای جدیدی که وارد بازار می شوند.
جهت استراتژیک: حفظ و توسعه سهم بازار و ارائه محصولات جدید و نوآورانه.
سیاست کیفیت محصولات شرکت X
- شرکت x متعهد به تولید محصولات با کیفیت بالا می نماید.
- کیفیت بالای مشتریان فعلی و رو به رشد ما به صورت دقیق و به موقع پایه گذاری شده است.
- ما تمام نیازهای مشتری ها و الزامات استاندارد ایزو را برآورده می کنیم و به طور مداوم فرایندهایمان را بهبود می دهیم تا منجر به افزایش رضایت مشتری و وفاداری شود.
از طریق سیاست کیفیت، می توان اهداف کیفیت را تعیین کرد. نکته مهم در سیاست کیفیت این است که باید صرفا برای شرکت شما طراحی شده باشد و باید پایه ای برای اهداف کیفیت شما باشد.
نمونه یک خط مشی کیفیت برای سیستم IMS ( ایزو ۹۰۰۱ ، ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ )
برای شما یک نمونه از سیاست کیفیت برای سیستم مدیریت یکپارچه IMS که شامل سه گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ، گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ و گواهینامه ایزو ۴۵۰۰۱ می باشد را ذکر می کنیم که باید توسط مدیر ارشد مجموعه امضا و ابلاغ گردد. . به نحوی در دسترس دید همه کارمندان و ذی نفعان سازمان قرار گیرد.
تعریف خطی مشی کیفیت
” در راستای بهبود کیفیت بر اساس دانش فنی پرسنل، بکارگیری ماشین آلات مدرن، اشاعه و ترویج کار گروهی و حفظ صیانت ازنیروی انسانی وتوجه به طرفهای ذینفع و برقراری توسعه پایدار از الگوی نظام مدیریت یکپارچه بر پایه الزامات استاندارد ISO 9001:2015 – ISO ۱۴۰۰۱:۲۰۱۵ و ISO 45001:2018 ، استانداردهای ملی و محلی و سایر الزامات مشتریان و طرفهای ذینفع برای نیل به اهداف زیر بهره می گیرد.
در این راستا اهداف ذیل مد نظر قرار گرفته است:
- منظور افزایش رضایت مشتریان و مصرف کنندگان با توجه به کیفیت در جهت تضمین بقای شرکت.
- کاهش هزینه ها از طریق افزایش راندمان ، افزایش ظرفیت واحدها،استفاده بهینه از امکانات موجود و اختصاص منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف کیفی.
- ارتقاء سطح کیفی و کمی محصولات.
- کاهش آلاینده هاوانواع آلودگی هاوپیشگیری ازآنها.
- کاهش حوادث ورویدادهاوارتقای وضعیت ایمنی بهداشتی پرسنل.
این خط مشی بیانگر تعهد ویژه مدیریت شرکت نسبت به مقوله کیفیت وایمنی بهداشت ومحیط زیست بوده و مسئولیت پیاده سازی، اجرا و نگهداری سیستم مورد نظر با نماینده مدیریت شرکت می باشد. بدینوسیله کلیه پرسنل شرکت ملزم می باشند تا با تعهد، مسئولیت پذیری و همکاری تام با نماینده مدیریت نسبت به ایجاد زمینه های اجراء، استقرار، توسعه و افزایش اثر بخشی سیستم مورد نظر و دستیابی به اهداف فوق الذکر در راستای بهبود مستمر کوشیده و از هیچ تلاشی فروگذار ننمایند. همچنین نماینده مدیریت متعهد به اطلاع رسانی به ذینفعان شرکت می باشند.”
بازبینی سیاست کیفیت
زمانی که سیاست کیفیت شما ایجاد شد و به عنوان یک سند کنترل‌شده منتشر شد، به عنوان بخشی از سیستم مدیریت کیفیت، باید به طور منظم به منظور مناسب بودن آن، مورد بازبینی قرار گیرد. این بررسی ها معمولا در طول جلسات بازبینی مدیریت رخ می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که هنوز به هدف فعلی سازمان، زمینه و مسیر استراتژیک مربوط است. اگر تغییر قابل‌توجهی در این ها وجود داشته باشد، احتمالا خط مشی کیفیت (و اهداف کیفی) نیز باید تغییر کند.
یک خط مشی با کیفیت خوب، متفکرانه و مدیریت‌شده، یکی از ارکان سازنده یک سیستم مدیریت کیفیت کارآمد است. این کار باید هدف و نیت سازمان شما و یک نیروی محرک برای تعیین اهداف با کیفیت تان باشد.
اهمیت سیاست کیفیت در سازمان‌ها
سیاست کیفیت از اهمیت بسیاری برخوردار است. اجرای این خط مشی منجر به بهبود عملکرد و کیفیت محصولات و خدمات سازمان می‌شود. همچنین، باعث افزایش رضایت مشتریان و ایجاد اعتماد به‌نام سازمان در بازار می‌شود. از طرفی، تدوین و اجرای این روش باعث افزایش اعتبار سازمان در نظر مشتریان، تامین‌کنندگان و جامعه می‌گردد.
مزایای اجرای خط مشی کیفیت
خط مشی کیفیت به عنوان یک مستند اساسی شناخته می‌شود که اهداف کیفیت و استراتژی‌های مرتبط با آن‌ها را تعیین می‌کند. این خط‌مشی چارچوبی را فراهم می‌کند که مطابق با آن تمامی اعضای سازمان برای رسیدن به هدف کیفیت با یکدیگر همکاری کنند و تصمیم‌های منطقی‌تری بگیرند. در ادامه برخی از مزایای استفاده از آن را بررسی می‌کنیم:
بهبود عملکرد و کیفیت محصولات یا خدمات
اجرای سیاست کیفیتمنجر به بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود. با تعیین استانداردها و راه‌های بهبود کیفیت، می‌توان از عملکرد موثرتر و کاهش خطاها و نواقص بهره‌مند شد. همچنین، ارتقاء کیفیت محصولات و خدمات باعث ارتقاء رضایت مشتریان و کسب بازخورد مثبت از آن‌ها خواهد شد.
افزایش رضایت مشتریان
یکی از مهم‌ترین مزایای اجرای سیاست کیفیت، افزایش رضایت مشتریان است. با تضمین کیفیت محصولات و خدمات، مشتریان به سمت سازمان جذب می‌شوند و احتمال انتخاب مجدد محصولات و خدمات سازمان توسط آن‌ها بالا می‌رود.
افزایش اعتبار سازمان
سیاست کیفیت به‌عنوان یک اثربخش روش در بهبود کیفیت و ارتقاء اعتبار سازمان در بازار عمل می‌کند. با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت، سازمان اعتماد و اطمینان مشتریان و همکاران خود را جلب خواهد کرد و به رشد و پیشرفت مستمر دست خواهد یافت.
مراحل تدوین خط مشی کیفیت
در عصر حاضر، تلاش برای بهبود کیفیت و عملکرد در هر سازمانی امری بسیار حیاتی است. سیاست کیفیت یکی از ابزارهای اصلی برای دستیابی به اهداف کیفیتی است و لازم است تا با مراحل تدوین آن آشنا باشید:
تعیین اهداف و ارزیابی نیازها
ابتدا باید اهداف کیفیتی سازمان را مشخص کرد و نیازها و مشکلات فعلی را ارزیابی کرد. این مرحله به تعیین اولویت‌ها و هدف‌های کلان خط مشی کیفیت کمک می‌کند.
جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها
در این مرحله، باید داده‌های مرتبط با کیفیت محصولات یا خدمات را جمع‌آوری و تحلیل کرد. این اطلاعات اساسی برای تدوین اهداف و استراتژی‌های سیاست کیفیتخواهد بود.
تدوین متن خط مشی کیفیت
با توجه به اطلاعات جمع‌آوری شده، باید متن خط مشی را تدوین کرد. این متن باید شامل اهداف کلی، استراتژی‌ها، مسئولیت‌ها و تعهدات افراد مختلف در سازمان باشد.
اجرا و انتقال خط مشی
بعد از تدوین خط مشی کیفیت، باید آن را در سازمان اجرا کرد و به کارکنان انتقال داد. برای اجرای موثر این خط مشی، آموزش‌ها و جلسات آگاهی‌رسانی برگزار شده و فرهنگ کیفیت در سازمان تقویت می‌شود.
عوامل مؤثر بر موفقیت سیاست کیفیت
اجرای سیاست کیفیت می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به اهداف کیفیتی خود دست یابند و رشد و پیشرفتی مستدام را تجربه کنند. با توجه به اهمیت آن، توصیه می‌شود که همه سازمان‌ها در جهت بهبود کیفیت و عملکرد خود، به پیاده‌سازی اصول کیفیت اقدام نمایند. عول موصر بر این سیسیتم شامل موارد زیر است:
رهبری و تعهد سازمانی
رهبری موثر و تعهد سازمانی از عوامل اساسی برای موفقیت سیاست کیفیت است. رهبران با نشان دادن تعهد کامل به اجرای خط مشی کیفیت و به‌عنوان نمونه‌های الگو، باید همگان را به همکاری و تعهد به کیفیت محصولات و خدمات تشویق کنند.
مشارکت کارکنان
مشارکت کارکنان در فرآیند تدوین و اجرای سیاست کیفیت بسیار حیاتی است. افرادی که در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت می‌کنند، به عنوان صاحبان خط مشی حساب می‌شوند و به‌راحتی خط مشی را به‌عنوان راهنمای خود قبول خواهند کرد.
ارتقاء فرهنگ کیفیت
فرهنگ کیفیت باید در سازمان ارتقاء یابد و به‌عنوان یک ارزش و فرهنگ سازمانی تثبیت شود. افراد باید به معنای واقعی کلمه به اهمیت کیفیت پایبند باشند و این ارزش در تمامی فعالیت‌های سازمانی به‌کار گرفته شود.
چالش‌ها و راهکارهای اجرای خط مشی کیفیت
تعیین سیاست کیفیت نقش بسیار مهمی در تعیین جهت‌دهی سازمان‌ها به سوی بهبود کیفیت دارد. این خط‌مشی به عنوان یک نقطه شروع برای تعیین اهداف کیفیتی و تدوین راهبردها و سیاست‌های مرتبط با کیفیت عملکرد سازمان عمل می‌کند. با داشتن یک سیاست کیفیت محکم، سازمان‌ها می‌توانند به طور مداوم بهبودهایی را در فرآیندها و خدمات خود اعمال کنند. اما در پیروی از این اصول با چالش‌هایی نیز همراه می‌شویم:
عدم تطابق با عملکرد فعلی سازمان
اجرای سیاست کیفیت ممکن است با مقاومت و عدم تطابق با عملکرد فعلی سازمان همراه باشد. برای مقابله با این چالش، لازم است مزایا و اثربخشی آن به‌وضوح برای کارکنان تبیین شود.
مقاومت در برابر تغییر
بعضی افراد واکنش‌های منفی به تغییرات دارند و اجرای سیاست کیفیت نیز ممکن است با مقاومت مواجه شود. راهکارهایی مانند اطلاع‌رسانی مناسب و آموزش‌های مؤثر می‌توانند مقاومت‌ها را کاهش دهند.
کمبود منابع و زمان
اجرای سیاست کیفیت ممکن است نیازمند منابع مالی و انسانی زیادی باشد. کمبود منابع و زمان می‌تواند به چالش‌های اجرای خط مشی تبدیل شود. برای مقابله با این مشکلات، باید منابع را به‌صورت استراتژیک تخصیص داد و برنامه‌ریزی متناسب با زمان و شرایط انجام داد.
جمع‌بندی
خط مشی کیفیت ابزاری قدرتمند است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود عملکرد و کیفیت محصولات و خدمات خود را مدیریت کنند. اجرای این خط مشی به‌عنوان یک فرایند تحول‌آفرین، می‌تواند موفقیت سازمان را تضمین کند. اما برای موفقیت در اجرای این خط مشی، لازم است به عوامل مؤثر بر موفقیت آن توجه کرده و با چالش‌ها و تغییرات کارآمدی مقابله کنیم.
برای اخذ گواهینامه ایزو چگونه اقدام کنیم؟
ایزوسیستم به عنوان رتبه یک شرکت های مشاور مدیریت و واحد برتر فنی مهندسی در کل کشور به انتخاب سازمان صنعت، معدن و تجارت آماده صدور گواهینامه ایزو ویژه شرکت ها، سازمان ها . اصناف می باشد. برای دریافت گواهینامه ایزو معتبر تنها کافی است درخواست خود را از طریق فرم درخواست گواهینامه ایزو ، ثبت نمایید یا با شماره های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ تماس حاصل فرمایید.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
