بند چهار ایزو ۹۰۰۱ ورژن ۲۰۱۵: زمینه سازمان (به همراه مثال عملی)
بند چهار ایزو ۹۰۰۱ (زمینه سازمان – Context of the Organization) یکی از بندهای استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ است که به مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن مربوط می‌شود. این‌بند شامل چهار زیربند است که شامل فهم سازمان، فهم نیازها و انتظارات طرف‌های مرتبط، تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت و مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن است. ISO 9001 در بهبود نیازمندی‌ها و حفظ تطابق سیستم مدیریت کیفیت برای دریافت گواهی این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند.
فهرست مطالب
استاندارد ISO 9001
استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در ابتدا در دهه ۱۹۸۰ منتشر شد و از آن زمان بهبود یافته و توسعه یافته است و به‌عنوان یک راهکار جامع برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات در سطح جهانی شناخته می‌شود. این استاندارد یک استاندارد جهانی در زمینه مدیریت کیفیت است که برای بهبود فرآیندها و ارتقاء کیفیت محصولات و خدمات در سازمان‌ها طراحی شده است.
بندهای مختلف ISO 9001 بر اصولی همچون تمرکز بر مشتری، رهبری، مشارکت کارکنان و رویکرد مبتنی بر فرآیند تاکید می‌کند. این اصول اساسی‌ترین مبانی برای بهبود کیفیت و کارایی در سازمان‌ها هستند. بهبودپذیری پیوسته منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هدررفت‌ها، افزایش رضایت مشتریان و ایجاد رقابت‌پذیری بیشتر برای سازمان‌ها می‌شود. این عمل به‌عنوان یک چرخه مداوم در حال حرکت، سازمان‌ها را به سمت ارتقاء مستمر هدایت می‌کند.
بند چهار ایزو ۹۰۰۱ (زمینه سازمان – Context of the Organization)
بندهای ایزو ۹۰۰۱ شامل ۱۰ مورد است. در بند چهارم از این استاندارد، زمینه سازمان موردبررسی قرار می‌گیرد. زمینه سازمان به شناخت مواردی از محیط داخلی و خارجی سازمان اشاره دارد که می‌تواند تأثیری بر موفقیت سازمان و سیستم مدیریت کیفیت داشته باشد. این بند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در خصوص تعیین اولویت‌ها و تنظیم استراتژی‌های کیفیتی بهترین تصمیمات را بگیرند. در این بند به موارد زیر تأکید می‌شود:
- شناخت موارد خارجی: سازمان باید عوامل خارجی مثل مشتریان، رقبا، مقررات قانونی و شرایط بازار را به دقت شناسایی کرده و درک کند که چگونه این عوامل می‌توانند تأثیرگذار باشند.
- شناخت موارد داخلی: عوامل داخلی سازمان شامل فرآیندها، منابع انسانی، فناوری و منابع مالی نیز باید شناسایی شوند.
- شناخت نیازها و انتظارات ذی‌نفعان: سازمان باید نیازها و انتظارات ذی‌نفعان از محصولات یا خدمات خود را به دقت درک کند.
- تعیین محیط عملیاتی: محیط عملیاتی سازمان از جمله عوامل محیطی که ممکن است بر فرآیندها و محصولات تأثیر بگذارند نیز باید مشخص گردند.
- تطابق با محیط: سازمان باید معماری و سیاق محیط خود در سیستم مدیریت کیفیت را در نظر بگیرد و از تأثیرات مثبت و منفی آنها آگاهی داشته باشد.
عناصر تفهیم محیط
عناصر تفهیم محیط فیزیکی سازمان که در بند چهار ایزو ۹۰۰۱ بیان شده، به عنوان بخشی از این استاندارد، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا محیط فیزیکی و شرایط محیطی خود را به دقت تعیین کنند و به کیفیت و عملکرد بهتری دست پیدا کنند. این اطلاعات اساسی برای ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) قوی و مؤثر در سازمان است. در ادامه این عناصر را توضیح می‌دهیم:
مکان فیزیکی سازمان
این بخش شامل تعیین موقعیت و مکان ساختمان‌ها، ادارات و اماکن مرتبط با سازمان است و به طور مفصل شامل موارد زیر است:
- تعیین مکان و موقعیت ساختمان‌ها، ادارات و اماکن مرتبط با سازمان
- شناسایی و تعریف محل‌هایی که برای انجام فعالیت‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند
- تعریف و تفهیم مناطق مختلف داخلی و خارجی سازمان به منظور انجام عملیات و ارائه خدمات
تجهیزات و منابع فیزیکی
سازمان باید تجهیزات و منابع فیزیکی مورد نیاز برای ارائه محصولات و خدمات خود را تعریف کند. این بخش به طور مفصل شامل موارد زیر است:
- شناسایی و تعریف تجهیزات و منابع فیزیکی مورد نیاز برای تولید محصولات و ارائه خدمات سازمان
- مشخص‌کردن وضعیت و نگهداری تجهیزات و منابع به منظور حفظ کارایی آنها
- اندازه‌گیری و نظارت بر عمر مفید تجهیزات و منابع فیزیکی
زیرساخت‌های مرتبط
این بخش شامل تعیین زیرساخت‌هایی مانند انرژی، ابزارها و فناوری‌های مورد استفاده برای تولید محصولات است و به طور مفصل شامل موارد زیر است:
- تعیین زیرساخت‌های مورد نیاز برای اجرای عملیات و فعالیت‌های سازمان، از جمله انرژی، ابزارها و فناوری‌های مرتبط
- مشخص‌کردن نیازمندی‌ها و استانداردهای مربوط به زیرساخت‌ها
- اندازه‌گیری و به‌روزرسانی منابع زیرساختی به منظور تضمین عملکرد بهینه
شرایط محیطی
طبق بند چهار ایزو ۹۰۰۱ سازمان باید شرایط محیطی خود را تعریف کند. این ممکن است شامل عواملی نظیر دما، رطوبت و شرایط نوری باشد. این بخش به طور مفصل شامل موارد زیر است:
- تعریف و تفهیم شرایط محیطی مانند دما، رطوبت و فشار
- مشخص‌کردن تأثیر شرایط محیطی بر فرآیندها و محصولات سازمان
- اتخاذ تدابیر مناسب برای کنترل و مدیریت شرایط محیطی
مشتریان و اطلاعات اشتراکی
تفهیم محیط شامل شناخت مشتریان و نیازهای آنها نیز می‌شود. همچنین، اطلاعات اشتراکی با مشتریان و تأثیرات آنها بر محیط را باید تعریف کنید. این بخش به طور مفصل شامل موارد زیر است:
- شناخت مشتریان و تعیین نیازها و انتظارات آنها
- ایجاد روابط مؤثر با مشتریان و برقراری ارتباط با آنها
- جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات اشتراکی با مشتریان به منظور بهبود محصولات و خدمات
مثال عملی از نحوه پیاده‌سازی بند چهار ایزو ۹۰۰۱
همان‌طور که گفتیم بند چهار ایزو ۹۰۰۱ به‌عنوان بخشی از استاندارد ISO 9001 تعریف می‌شود که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد فرآیندهای خود را مداوماً ارزیابی کرده و بهبود دهند. بند چهار استاندارد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را بهبود دهند، کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهند و تأثیرگذاری مثبتی بر مشتریان خود داشته باشند. در این بخش، یک مثال عملی از نحوه پیاده‌سازی بند چهار ISO 9001 در یک سازمان را برایتان شرح می‌دهیم:
معرفی سازمان
فرض کنید که ما با یک شرکت تولیدی خودروهای برقی به نام «الکتروموتورز» سروکار داریم. این شرکت تولیدکننده موتورهای برقی برای خودروهای هیبریدی و الکتریکی است. الکتروموتورز به دنبال بهبود کیفیت محصولات و کاهش هزینه‌ها بوده و تصمیم می‌گیرد بند چهار ایزو ۹۰۰۱ را پیاده‌سازی کند.
تجزیه‌وتحلیل فرایندها
اولین گام در پیاده‌سازی بند چهار استاندارد، تجزیه‌وتحلیل فرآیندهای کلی سازمان است. تیم مدیریت کیفیت الکتروموتورز همه مراحل تولید موتورها را مورد مطالعه دقیق قرار می‌دهد. این بخش شامل مراحل تولید از طراحی اولیه تا تست‌های نهایی محصول می‌شود.
شناسایی مشکلات
پس از تجزیه‌وتحلیل، الکتروموتورز به مشکلات اصلی دست پیدا می‌کند. این مشکلات عبارت‌اند از:
- زمان‌بندی نامناسب تولید.
- عدم انطباق با استانداردهای کیفیت برای برخی از محصولات.
- نقص‌های موجود در فرآیند کنترل کیفیت.
اجرای بند چهار ایزو ۹۰۰۱
بعد از شناسایی مشکلات، این شرکت تصمیم به اجرای بند چهار استاندارد می‌گیرد. این اقدام به شکل زیر انجام می‌شود:
- آموزش کارکنان: ابتدا تمامی کارکنان شرکت در دوره‌های آموزشی کیفیت و استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ شرکت می‌کنند تا با اهداف و مفاهیم ایزو آشنا شوند.
- تشکیل گروه‌های کیفیت: الکتروموتورز گروه‌های کاری کیفیت تشکیل می‌دهد که وظیفه نظارت بر فرآیندها و اجرای استانداردهای ایزو را دارند.
- پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل کیفیت: سیستم‌های کنترل کیفیت جدیدی در فرآیندها نصب می‌شوند تا انطباق با استانداردهای ایزو تضمین شود.
- برگزاری مرورهای دوره‌ای: تیم‌های کیفیت به طور دوره‌ای عملکرد فرآیندها و پیشرفت در اجرای بند چهار را مرور و ارزیابی می‌کنند.
اهمیت تفهیم محیط در بند چهار ایزو ۹۰۰۱
تفهیم محیط فیزیکی سازمان اهمیت زیادی در سیستم مدیریت کیفیت دارد. با تعیین و تفهیم محیط، سازمان قادر خواهد بود تا فرآیندهای خود را بهبود ببخشد، نیازهای مشتریان را بهتر درک کند و اطمینان حاصل کند که شرایط محیطی بهینه برای تولید محصولات و ارائه خدمات وجود دارد. تفهیم محیط یکی از مراحل بسیار حیاتی در فرآیند مدیریت کیفیت سازمان‌ها است و اهمیت آن به دلایل زیر بسیار بالاست:
- بهبود عملکرد: تفهیم محیط به سازمان کمک می‌کند تا بهترین عملکرد را در محیط فیزیکی خود داشته باشد. با شناخت دقیق مکان فیزیکی، تجهیزات و زیرساخت‌های مرتبط، سازمان می‌تواند فرآیندهای خود را بهینه‌تر مدیریت کند و از منابع بهتری بهره‌برداری کند.
- کاهش ریسک: تعیین شرایط محیطی مرتبط با عملکرد سازمان به شناسایی و کاهش ریسک‌های محیطی کمک می‌کند. به عنوان مثال، در مواجهه با شرایط آب و هوایی خاص، سازمان می‌تواند اقدامات مناسبی برای حفاظت از تجهیزات و منابع خود انجام دهد.
- ارتقاء ایمنی: در برخی صنایع و محیط‌ها، ایمنی عوامل بسیار حیاتی است. تفهیم محیط به سازمان کمک می‌کند تا شرایط ایمنی را به درستی ارزیابی کند و اقدامات ایمنی مناسب را اتخاذ کند.
- رضایت مشتریان: شناخت محیط فیزیکی توسط سازمان می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان کمک کند. اطلاعاتی که از محیط تفهیم شده به دست می‌آید، به سازمان کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات مشتریان را بهتر درک کند و محصولات و خدمات خود را با توجه به این نیازها بهبود دهد.
- توسعه استراتژی‌های موثر: تفهیم محیط فیزیکی اطلاعات اساسی در مورد منابع و محیط خود به سازمان می‌دهد. این اطلاعات می‌توانند به تدوین استراتژی‌های موثرتر و بهینه در زمینه تولید، توزیع و ارائه محصولات کمک کنند.
- پایداری کسب‌وکار: با تفهیم محیط، سازمان می‌تواند پایداری کسب‌وکار خود را تضمین کند. این اطلاعات به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و مدیریت منابع کمک می‌کنند تا سازمان را در برابر تغییرات محیطی مقاوم نماید.
جمع‌بندی
تفهیم محیط فیزیکی سازمان به عنوان بند چهار ایزو ۹۰۰۱ بسیار مهم است. این بند کمک می‌کند تا سازمان‌ها به بهبود کیفیت و عملکرد خود بپردازند و با محیط فیزیکی خود بهتر آشنا شوند. این موضوع به تضمین کیفیت محصولات و خدمات سازمان و رضایت مشتریان کمک می‌کند و به عنوان یکی از اصول مدیریت کیفیت ارزشمند مطرح می‌شود.
به طور کلی، تفهیم محیط فرآیندی مهم و بسیار پایه در مدیریت کیفیت است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای بهبود عملکرد، ایمنی و رضایت مشتریان خود برنامه‌ریزی کنند و با موفقیت در محیط فیزیکی خود عمل کنند.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.
برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...
۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.
هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!
