ایزو ۳۰۴۰۹، استانداردی مرتبط با مدیریت منابع انسانی
ایزو ۳۰۴۰۹ چیست؟
ایزو ۳۰۴۰۹ مانند ایزو ۳۰۴۱۴ یک استاندارد در زمینه مدیریت منابع انسانی است که آن را تحت عنوان برنامه‌ریزی نیروی کار می‌شناسیم.
برنامه‌ریزی نیروی کار چیست؟
برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار (ISO 30409:2016)، برای شناسایی استعدادهای مورد نیاز در راستای اهداف آتی سازمان برنامه‌ریزی می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم که سازمان از ترکیب مناسبی از استعداد، فناوری و موقعیت‌های شغلی برای رسیدن به این اهداف برخوردار است.
سازمان جهانی استاندارد این سند را در پاسخ به تقاضای جهانی برای مشاوره و پشتیبانی برنامه‌ریزی نیروی کار تدوین کرده است تا صنعت، سازمان‌ها و کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای بتوانند قابلیت‌های برنامه‌ریزی نیروی کار خود را ارتقا دهند و به تقاضاهای فعلی و پیش‌بینی‌شده بازار کار با پویایی پاسخ دهند.
دامنه کاربرد ایزو ۳۰۴۰۹
این سند دستورالعمل‌ها و چارچوبی را برای برنامه‌ریزی نیروی کار ارائه می‌دهد و هر سازمانی بدون در نظر گرفتن اندازه یا زمینه فعالیت، متناسب با نیازهای خود می‌تواند از آن بهره ببرد.
برنامه‌ریزی نیروی کار در مورد تولید اطلاعات، تجزیهوتحلیل آن و تبدیل آن به مجموعه‌ای از اقدامات است که بر اساس نیروی کار موجود، برای برآورده کردن تقاضا و توسعه ساخته می‌شود.
چرا برنامه‌ریزی نیروی کار مهم است؟
برنامه‌ریزی نیروی کار در محیط کسب‌وکار امروز ضروری است. استاندارد ایزو ۳۰۴۰۹ به شما کمک می‌کند تا برای چالش های آینده آماده شوید، شایستگی‌های نیروی کار شما را تجزیه و تحلیل می‌کند تا اطمینان حاصل شود که می‌توانید به اهداف خود برسید، و همچنین هزینه فرآیندهای استخدام ناکارآمد را کاهش دهید.
مراحل اصلی برنامه‌ریزی نیروی کار
- جهت‌گیری استراتژیک
- تجزیهوتحلیل عرضه
- تجزیهوتحلیل تقاضا
- تجزیهوتحلیل نیاز
- پیاده‌سازی راه‌حل
- نظارت بر پیشرفت
در ادامه به توضیحی خلاصه از شیوه کار در هر مرحله می‌پردازیم:
۱- جهت‌گیری استراتژیک در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
تعیین جهت استراتژیک برای نیروی کار شما شامل درک اهداف اصلی ماموریت و اهداف آتی تعیین شده توسط رهبر سازمان، همچنین چگونگی همسو شدن نیروی کار برای دستیابی به آن اهداف است.
سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- تغییرات برنامه مورد انتظار خود را طی ۱-۳ سال آینده (در صورت امکان ۵ سال) پیش‌بینی کنید. چه چیزی باعث این تغییرات خواهد شد؟
- استراتژی کوتاه مدت و بلندمدت سازمانی شما چیست؟
- چه چالش هایی در بازارهای نوظهور، محیط‌های اقتصادی و سیاسی وجود دارد؟
- چه قوانین، سیاست‌ها یا تغییراتی ممکن است بر سازمان شما تأثیر بگذارد؟
- نقاط قوت و چالش‌های سازمانی شما چیست؟
- سازمان شما چقدر برای زنده ماندن از تغییرات (به عنوان مثال افزایش یا از دست دادن همکاران، بودجه، یا برنامه و غیره) موقعیت خوبی دارد؟
- انتظار دارید بودجه در ۱، ۳ و ۵ سال آینده چقدر ثابت بماند؟
- روابط استراتژیک کلیدی شما چیست و چه چیزی می‌تواند بر آن روابط تأثیر بگذارد؟
- چگونه طرح بخش شما با استراتژی و جهت کلی سازمان هماهنگ است؟
۲- تجزیهوتحلیل عرضه در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
انجام تجزیهوتحلیل عرضه شامل درک نیروی کار فعلی و چگونگی تغییر آن در طول زمان، به دلیل فرسایش و سایر روندها است.
سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- نیروی کار فعلی چقدر استراتژی کسب و کار شما را حمایت می‌کند؟
- در هر سطح سازمان چند کارمند وجود دارد؟
- چگونه جابجایی کارکنان کلیدی بر توانایی سازمان شما برای ارائه خدمات تأثیر می‌گذارد؟
- در کدام بخش برای پر کردن موقعیت های شغلی با متقاضیان با کیفیت به چالش کشیده می‌شوم؟
- آیا منابع محلی استخدام وجود دارد که بتواند استعدادهای برتر را فراهم کند؟
- چه روش‌های جدیدی از کار یا ترکیب مهارت‌ها می‌تواند به استخدام کمک کند؟
- آیا می‌توان با چینش متناسب کارکنان حجم کار را منصفانه تقسیم کرد؟
- در حال حاضر توزیع سنوات خدمت کارکنان چگونه است؟
۳- تجزیهوتحلیل تقاضا در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
انجام تجزیهوتحلیل تقاضا شامل درک نیازهای فعلی و آینده نیروی کار سازمان شما است.
سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- چه عواملی بر حجم کاری سازمان من تأثیر می‌گذارد؟
- حجم کار از سرویس به سرویس چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟
- برای ارائه هر خدمت به چند کارمند نیاز است؟
- چند درصد از زمان برای ارائه خدمات/محصول مورد نیاز است؟
- آیا تغییرات پیش‌بینی‌شده‌ای در فناوری، سیاست‌ها، مقررات یا پایگاه مشتری وجود دارد که بر تقاضای حجم کاری تأثیر بگذارد؟
- چگونه بار کاری در هر خط خدمات تحت تأثیر آن تغییرات قرار می‌گیرد؟
- چگونه تغییرات بر حجم کاری در سازمان من تأثیر می‌گذارد؟
- چه فرصت هایی برای استفاده از منابع داخلی وجود دارد؟
۴- تجزیهوتحلیل نیاز در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
این مرحله شامل درک شکاف‌های بین عرضه و تقاضای نیروی کار و تأثیر آن بر عملکرد سازمانی است.
- سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- چه شایستگی/مهارتی در نیروی کار من وجود دارد؟
- چگونه آن شایستگی ها/مهارت ها به روز می‌شوند تا محیط کسب و کار در حال تغییر را بهبهود بخشند ؟
- آیا مشاغلی وجود دارند که نیاز به مهارت خاصی داشته باشند؟
- چه تنوعی در نیروی کار من وجود دارد؟
- چگونه می‌توانم تنوع نیروی کار خود را از طریق شیوه‌های برنامه‌ریزی نیروی کار بهبود بخشم؟
- بازنشستگی چه تاثیری بر کارکنان خواهد داشت؟
۵- پیاده‌سازی راه‌حل در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
این مرحله شامل مداخلات و فعالیت‌های مناسب نیروی کار برای رفع شکاف‌های شناسایی شده سازمان شما در رسیدن به اهداف استراتژیک خود می‌باشد.
سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- چگونه می‌توانم از استراتژی‌های کوتاه مدت و بلندمدت سازمان برای بهبود اهداف نیروی کار استفاده کنم؟ چگونه برنامه‌ریزی نیروی کار را با استراتژی و جهت کلی سازمانم هماهنگ کنم؟ بزرگ‌ترین نیازهای برنامه‌ریزی نیروی کار سازمان من کجاست؟
- سازمان من برای کدام خدمات برنامه‌ریزی نیروی کار آماده است؟
- چگونه می‌توانم نیروی کار خود را به سمت فعالیت‌های برنامه‌ریزی نیروی کار جذب کنم؟
- چگونه می‌توانم مزایای برنامه‌ریزی نیروی کار را بیان کنم؟
- چگونه قابلیت‌های برنامه‌ریزی نیروی کار خود را توسعه دهم؟
- کدام معیارها به بهترین وجه به من کمک می‌کنند تا چالش‌ها/خطرات نیروی کار را شناسایی کنم؟
- از چه معیارهایی برای تشخیص چالش‌های نیروی کار استفاده کنم؟
- چگونه تعیین کنم که کدام منبع داده به بهترین وجه با نیاز من مطابقت دارد؟
۶- نظارت بر پیشرفت در برنامه‌ریزی نیروی‌کار
راه‌حل‌های برنامه‌ریزی نیروی کار باید پیاده‌سازی شوند و تأثیر آنها بر شکاف‌هایی که برای رفع آنها طراحی شده‌اند مشاهده شود. همچنین بهبود مستمر راه‌حل‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی آنها مهم است. همانطور که جهت استراتژیک، عرضه نیروی کار و تقاضای راه‌حل در طول زمان تغییر می‌کند، استراتژی ها نیز باید به‌روز شوند.
سوالاتی که باید در نظر بگیرید:
- سازمان من چگونه موفقیت را تعریف می‌کند؟ چه نوع معیارهایی به من در تعیین موفقیت کمک می‌کند؟
- چگونه بفهمم سازمان من به هدف خود رسیده است؟ آیا برنامه اقدام به موقع تکمیل شد؟
- چگونه بفهمم که آیا استراتژی نیروی کار سازمانم باید اصلاح شود؟ آیا تغییراتی در نیروی کار رخ داده است که باعث شود استراتژی ها نیاز به تجدید نظر داشته باشند؟
تقسیم‌بندی دیگری از ایزو ۳۰۴۰۹
برنامه‌ریزی نیروی کار در یک تقسیم‌بندی ۳ مرحله‌ای با نام‌های زیر نیز شناخته می‌شود:
- مرحله پیش استخدام
- مرحله آموزش
- مرحله پس از استخدام
آیا برنامه‌ریزی نیروی کار بخشی از مدیریت منابع انسانی است؟
از آن‌جایی که واحد مدیریت منابع انسانی معمولاً مسئول بخش عمده برنامه‌ریزی‌های نیروی کار است و استاندارد ۳۰۴۰۹ در بهبود این برنامه‌‌ها کمک می‌کند، پس می‌توان گفت که ایزو ۳۰۴۰۹ به طور غیرمستقیم بر مدیریت منابع انسانی تاثیر می‌گذارد.
مثال از چگونگی پیاده‌سازی برنامه‌ریزی نیروی کار
با استفاده از داده هایی مانند درآمد فعلی، رشد سالانه مورد انتظار و تعداد کارکنان فروش و پشتیبانی، رهبران می‌توانند به هدفی برای درآمد در سال آینده دست یابند. این یک روش ساده برای ارزیابی چگونگی رشد کارکنان بر اساس این اهداف و داده‌های فعلی است.
تفاوت بین برنامه‌ریزی نیروی کار و مدیریت استعداد چیست؟
برنامه‌ریزی نیروی کار رویکردی برای ایجاد یک تیم یکپارچه و حفظ کارکنان خوب است. در حالی که نقش اصلی مدیریت استعداد، حفظ نرخ معقولی از نگهداری نیروی کار است.
یک برنامه‌ریز نیروی کار چه می‌کند؟
مشاوران برنامه‌ریزی نیروی کار توضیح می‌دهند که یک برنامه‌ریز نیروی کار، نیازهای کارکنان یک شرکت را پیش‌بینی می‌کند و بر خروجی آنها نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که شرکت سطوح مناسبی از کارکنان را همیشه حفظ می‌کند.
معیارهای کلیدی ایزو ۳۰۴۰۹
- تعداد کارمندان،
- نرخ فرسایش،
- نرخ گردش مالی،
- نرخ ماندگاری،
- زمان برای استخدام،
- نرخ تصدی،
- نرخ تحرک داخلی،
- میزان غیبت
چه کسی مسئول برنامه‌ریزی نیروی کار است؟
مدیریت نیروی کار، یکی از پست‌های مدیریتی عالی در هر سازمانی است. یک مدیر نیروی کار باید یک حرفه‌ای باتجربه و مهارت‌های مدیریتی عالی باشد. دلیلی که یک سازمان، مدیری را برای برنامه‌ریزی نیروی کار استخدام می‌کند این است که طرح تجاری شرکت را با نیروی کار خود هماهنگ کند.
آشنایی با ایزوسیستم
ایزوسیستم برترین مجری مشاوره و صدور گواهینامه‌های بین المللی ISO و CE با مجوز رسمی خدمات مشاور مدیریت و کیفیت بوده که با همکاری برترین مراجع صدور (CB) اقدام به صدور گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری می‌نماید.
خدمات ایزوسیستم نیز در زمینه‌ی مشاوره، پیاده‌سازی و اخذ ایزو برای مشاغل مختلف است که منتج به گرفتن ایزو و دریافت ایزو معتبر خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره‌ی انواع گواهینامه ایزو می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می‌باشد.
نمادهای اطمینان
