جلسه بازنگری مدیریت یا MRM چیست؟
جلسه بازنگری مدیریت یا MRM چیست؟
جلسه بازنگری مدیریت یا MRM مخفف management review meeting در اکثر سازمان‌ها صرفاً یک امر رسمی است و هدف آن بحث، بررسی و ثبت صورت‌جلسه است. این بازنگری برای آماده‌سازی یک شرکت یا کسب‌وکار هنگام اخذ گواهینامه ISO، به‌ویژه استاندارد سیستم مدیریت کیفیت (QMS) به نام ISO 9001 است. بند ۹ استاندارد ایزو ۹۰۰۱ الزامات بازنگری مدیریت، به‌ویژه ورودی و خروجی‌های ضروری آن را تشریح می‌کند.
بازنگری مدیریت چیست؟
بررسی مدیریت یک جزء حیاتی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت شما و ضروری‌ترین منبع بهبود است. یک MRM مؤثر تأثیر گسترده‌ای بر پذیرش QMS، بهبود عملکرد، به‌حداقل‌رساندن عدم انطباق، نگهداری، ممیزی، نوآوری فناوری، ارزیابی فروشنده و غیره دارد.
بازنگری مدیریت، ارزیابی منظمی از عملکرد سیستم‌های مدیریتی بر اساس اهداف آنها و همچنین است. بازبینی‌های مدیریتی را برای بهبود مستمر فرایندها و استانداردها به‌منظور رسیدگی فعالانه به نگرانی‌ها و مسائل انجام می‌دهند.
اما چگونه می توان بازنگری موفق در سیستم‌های مدیریتی انجام داد؟ برای شروع، به احتمال زیاد بررسی مدیریت یکی از اولین مواردی خواهد بود که حسابرسان در حین ممیزی نظارت یا تصدیق مجدد انجام خواهند داد. استانداردهای ایزو در حال حاضر تأکید بیشتری بر تفکر مبتنی بر ریسک دارند تا اطمینان حاصل شود که سیستم‌های پیاده‌سازی شده با جهت استراتژیک یک سازمان همگام هستند. بازبینی مدیریت، تیم مدیریت اجرایی را مجبور می‌کند تا همه چیزهایی را که انجام شده یا در حال اجرا است، مجددا ارزیابی کند.
اهمیت بررسی مدیریت
درحالی‌که جلسات بررسی مدیریت بخشی از الزامات اجرای یک سیستم مدیریت تأیید شده توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) نیست، تیم‌های مدیریت ارشد شرکت‌ها هنوز باید بررسی‌های مدیریتی را انجام دهند. این الزام به این دلیل است که آنها جزء ضروری تکمیل و پیروی از الزامات انطباق در ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تعیین شده توسط استاندارد گواهینامه هستند.
معمولاً بازنگری مدیریت برای ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت سازمان (QMS) استفاده می‌شود. به‌غیراز بررسی مدیریت کیفیت، سایر سیستم‌های مدیریتی که نیاز به انجام بازبینی‌های مدیریتی نیز دارند عبارت‌اند از:
- ISO 45001 – سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHSMS)
- ISO 14001 – سیستم مدیریت زیست‌محیطی (EMS)
- ISO 27001 – سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS)
روش کلی جلسه بازنگری مدیریت
درک و اجرای روش کلی بازنگری مدیریت شامل ۳ مرحله حیاتی آماده‌سازی و برنامه‌ریزی، جلسه بازنگری مدیریت و نظارت و پیگیری است که در ادامه هرکدام را بررسی می‌کنیم:
۱. آماده‌سازی و برنامه‌ریزی
باید یک دستور کار مشخص برای بررسی آماده کنید. همچنین بهتر است یک برنامه زمان‌بندی عملی تنظیم کنید و مطمئن شوید که همه کسانی که نیاز دارید در جلسه شرکت کنند از جزئیات بازنگری مطلع شوند. آماده‌سازی برای اطمینان از اینکه چنین بررسی‌هایی عملی و سنجیده خواهند بود، کلیدی است.
در مرحله اول، بینش‌ها و داده‌هایی را جمع‌آوری کنید که نشان‌دهنده نتایج واقعی از نحوه عملکرد سیستم‌های مدیریت سازمان شما است. بسته به قالبی که به بهترین نحو چنین داده‌هایی را نشان داده و خلاصه می‌کند، گزارش‌هایی را از بخش‌های مربوطه جمع‌آوری کنید یا افراد را برای ارائه در جلسه بررسی آماده کنید. اینها سپس می‌توانند به‌عنوان اسناد راهنما برای بحث و ارزیابی عمل کنند. برخی از سؤالات راهنما که هنگام جمع‌آوری بینش‌ها و داده‌ها باید پرسیده شود شامل موارد زیر است:
- وضعیت حسابرسی داخلی انجام شده چگونه است؟ آیا خطرات و فرصت‌ها کشف شده است؟
- پیشرفتی در CAPA وجود دارد؟
- تأمین‌کنندگان فعلی در طول ۶ ماه گذشته به طور مستمر از سازمان حمایت کرده‌اند؟
۲. جلسه بازنگری مدیریت
به‌عنوان یک الزام سیستم مدیریت دارای گواهی ISO، بحث‌ها، ارزیابی‌ها و نتایج بررسی‌های مدیریت باید به‌خوبی مستند باشد. این جایی است که خروجی‌های بررسی مدیریت وارد عمل می‌شود. متداول‌ترین آنها شامل صورت‌جلسه جلسه بررسی، گام‌های بعدی توصیه شده و منابع کلیدی موردنیاز برای اجرای اهداف و اهداف برنامه بهبود است.
استفاده از الگوی بررسی مدیریت همچنین به راهنمایی تیم مدیریت و سایر رهبران در مورد نحوه برگزاری جلسه بازنگری مدیریت کمک می‌کند. فرم الگو می‌تواند روند مستندسازی صورت‌جلسات جلسه بررسی را در عین ثبت نکات بحث و نتایج تجزیه‌وتحلیل مناسب در طول بررسی کارآمدتر کند. اکنون بسته به بحث، باید طرحی آماده کنید که شامل موارد باشد:
- جزئیات واضح از آنچه باید انجام شود
- تعریف نقش و مسئولیت افراد
- زمان‌بندی و برنامه زمانی قابل‌اجرا برای انجام مراحل بعدی و برنامه‌ریزی پیگیری‌های لازم
- منابع مشخص شده و سایر الزامات
- معیارها و فرایندهای تعیین شده برای ارزیابی نتایج
۳. نظارت و پیگیری
بررسی عملکرد سیستم‌های مدیریتی به مستندسازی ورودی‌ها و خروجی‌های موردنیاز ختم نمی‌شود؛ بلکه تنظیم فرایند نظارت، گزارش پیگیری وضعیت و پیشرفت برنامه اقدام بسیار مهم است.
به‌عنوان بهترین شیوه مدیریت، اطمینان حاصل کنید که فرهنگ مسئولیت‌پذیری و مالکیت را ایجاد می‌کنید تا هر جنبه از اقدامات بهبودی که باید اجرا شوند، به طور مستمر روی کار و نظارت باشند. با این کار، وجود نتایج کلیدی هدف (OKR) می‌تواند به اندازه گیری عینی موفقیت هر آیتم اقدام کمک کند. در نهایت، اطمینان حاصل کنید که یک برنامه زمان‌بندی توافق شده برای جلسات بازنگری بعدی وجود دارد.
نکات مهم برای برگزاری جلسه بازنگری مدیریت
جلسه بازنگری مدیریت بخش ضروری سیستم مدیریت شما است! اما چرا این‌قدر مهم است و برای اطمینان از برگزاری یک جلسه مؤثر چه کاری می‌توانید انجام دهید. در ادامه به برخی از سؤالات متداول در این زمینه پاسخ می‌دهیم:
جلسه بازنگری مدیریت چیست؟
بازنگری مدیریت جلسه‌ای است که در فواصل زمانی برنامه‌ریزی‌شده برای بحث در مورد عناصر اصلی سیستم مدیریت شما برنامه‌ریزی می‌شود.
هر چند وقت یک‌بار باید این جلسات را برگزار کنیم؟
توصیه می‌کنیم چهار بار در سال یک جلسه بازنگری مدیریت برگزار کنید تا مطمئن شوید که نتایج مفید و معنادار هستند.
در مورد چه چیزی بحث کنیم؟
شما باید عناصر اصلی سیستم مدیریت خود را مرور کنید. این کمک می‌کند تا تیم مدیریت از مواردی مانند تغییرات، تجدیدنظرها، به‌روزرسانی‌ها، سیاست‌ها، فعالیت‌ها و فرصت‌های بهبودآگاه شوید. برای صرفه‌جویی در زمان، کل دستور کار را در هر جلسه پوشش ندهید و تصمیم بگیرید که چه چیزی می‌تواند سالانه، شش‌ماهه، سه‌ماهه یا در صورت لزوم موردبحث قرار گیرد.
اقدامات قبل از برگزاری جلسه بازنگری مدیریت
اجرای صحیح جلسه بررسی مدیریت گام مهمی در توسعه شرکت شما است. این اطمینان را ایجاد می‌کند که مدیران وظایف خود را انجام می‌دهند، به ایجاد یک ذهنیت مشترک برای جهت‌گیری کسب‌وکار شما کمک می‌کند و بازخورد ارزشمندی را در مورد اینکه شرکت شما باید انرژی خود را در کجا متمرکز کند به شما ارائه می‌دهد. در صورت شناسایی هر گونه مشکل، می‌توان اقدامات مناسبی را برای رفع آنها انجام داد اما قبل از اینکه همه برای جلسه جمع شوند، مهم است که ابتدا چند نکته را در نظر بگیرید:
۱- فرکانس را در نظر بگیرید
هر چند وقت یک‌بار می‌خواهید جلسه بازنگری مدیریت برگزار کنید؟ پاسخ ساده این است که همه چیز به نیازهای کسب‌وکار شما بستگی دارد. به‌طورکلی، بهتر است با یک جلسه نقد در هر سه‌ماهه کوچک شروع کنید. سالانه، بهترین گزینه بعدی است. بااین‌حال، اگر در حال ایجاد تغییرات بزرگ در شرکت خود هستید، بهتر است جلسات مدیریتی را به‌دفعات بیشتر برگزار کنید تا قبل از اینکه امور بیش از حد مشکل‌ساز شود، آنها را برطرف کنید.
صاحبان مشاغلی که جلسات متعددی در یک سال دارند، ممکن است از تقسیم هر جلسه به اجزای کوچک‌تر، مانند رویه‌های ایمنی یا نگرانی‌های کنترل کیفیت، سود ببرند، نه اینکه همه آنها برای یک بازبینی در کنار هم قرار گیرند.
۲- شرکت‌کنندگان را در نظر بگیرید
چه کسی باید در جلسه بررسی شرکت کند؟ شرکت‌کنندگان را متناسب با امور مورد بررسی در جلسات خود انتخاب کنید. از تیم مدیریت ارشد شروع کنید و بر اساس نیازهای فرایند مدیریت پیش بروید. شما باید آن دسته از اعضای مدیریت ارشد را که در این رویداد موردنیاز هستند شناسایی کنید تا همه چیز به‌آرامی و بدون هیچ مشکلی پیش برود.
۳- دستور کار ایجاد کنید
موارد زیر برخی از موضوعاتی است که باید در طول بررسی مدیریت به آنها پرداخته شود:
- مسائل و مشکلات: از آخرین جلسه چه مسائل یا مشکلاتی به وجود آمده است؟
- تغییرات: آیا سیستم مدیریت نیاز به به‌روزرسانی یا جابه‌جایی ندارد؟
- تجزیه‌وتحلیل روند سیستم: کدام بخش‌ها به‌خوبی کار می‌کنند؟ آیا چیزی نیاز به به‌روزرسانی یا تغییر دارد؟ تیم مدیریت شما باید روندهایی را شناسایی کند که با سیستم مدیریت کلی مرتبط است. به رشد فروش، بهبود محصول و غیره نگاه کنید.
- اقدامات: در مورد مشکلات یا مسائلی که شناسایی شده‌اند چه کاری می‌خواهید انجام دهید؟ چه کسی مسئول هر عمل است؟ برای داشتن یک برنامه اقدام، ضرب‌الاجل تعیین کنید.
برگزاری جلسه بازنگری مدیریت
اقدامات پیش‌نیاز برگزاری این جلسات را در بخش قبلی بررسی کردیم. اکنون که همه را دور هم جمع کرده‌اید، زمان شروع است. برای شروع باید مطابق با روند زیر پیش بروید:
مرحله ۱: اهداف جلسه را روشن کنید
اولین گام برای انجام یک جلسه موفق این است که با تصدیق دلیل و هدفی که می‌خواهید به دست آورید، شروع کنید. این مهم است که همه نقش خود را درک کنند، بنابراین نباید در مورد وظایف در دست اقدام یا سایر مسائل مربوط به آنها سردرگمی وجود داشته باشد.
مرحله ۲: سیستم را بررسی کنید
هنگامی که سیستم‌های خود را به‌طورکلی بررسی می‌کنید، باید از زوایای مختلف به آنها نگاه کنید؛ به‌طوری‌که هر یک از اعضای تیم مدیریت بتوانند تخصص خود را در شناسایی نقاط قوت و ضعف مشارکت دهند.
نقاط ضعف اغلب توسط کسانی برجسته می‌شود که مستقیماً تحت‌تأثیر آنها قرار گرفته‌اند، بنابراین مهم است که افراد دارای دیدگاه فرصتی برای صحبت داشته باشند. بهتر است در جلسات خود موضوعات زیر را نیز بررسی کنید:
- نحوه عملکرد سیستم
- عوامل انسانی: برای استفاده بهتر از این افراد چه کاری می‌توانید انجام دهید و چه سودی برای کل کسب‌وکار خواهد داشت؟
- خطرات خاص: آیا رویداد یا حادثه‌ای رخ‌داده است؟ چرا این حادثه رخ داد و چگونه می‌شد از آن جلوگیری کرد.
- روندهای قابل‌توجه: بررسی روندها همواره بینشی در مورد آنچه نیاز به تغییر در فرایندها دارد ایجاد می‌کند که برای ایجاد بهبود حیاتی است.
مرحله ۳: یک برنامه اقدام تهیه کنید
مطمئن شوید که برنامه اقدام خود را با هر جلسه بازنگری مدیریت مرور می‌کنید. این امر به افزایش مسئولیت‌پذیری و بینش نسبت به اثربخشی کاری که دررابطه‌با دستیابی به اهداف یا اهداف انجام می‌شود کمک می‌کند. هنگامی که متوجه شدید که سیستم مدیریت به کجا می‌رود، زمان آن است که اهدافی را برای آنچه باید به دست آورید تعیین کنید:
- ضرب‌الاجل‌ها و تعهدات را برای هر فرد در تیم خود تعیین کنید.
- فهرستی از همه چیزهایی که باید اتفاق بیفتد تا سیستم شما بهبود یابد، تهیه کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم رهبری شما از مسئولیت‌های خودآگاه هستند.
- به سؤالاتی مانند چه باید کرد، چه چیزی باید تغییر کند و چه کسی مسئول هر عمل است پاسخ دهید.
مرحله ۴: جمع‌بندی جلسه
جلسه را با مرور برنامه‌های اقدامی که تنظیم شده است، پایان دهید و مشخص کنید که آیا آنها برای همه اولویت دارند یا خیر. سپس یک جدول زمانی برای زمان ملاقات بعدی ارائه دهید.
جلسات بررسی به اینجا ختم نمی‌شود. هیچ جلسه بازنگری مدیریتی بی‌نقصی وجود ندارد، اما باید به دنبال جلسه‌ای مؤثر باشید که کسب‌وکار شما را به جلو می‌برد و به شما بینش‌های کلیدی در مورد اینکه چگونه سیستم‌های مدیریتی می‌توانند بهبود یابند ارائه دهد.
مرحله ۵: ارسال یادداشت‌های جلسه
مستندسازی جلسه کاملاً ضروری است. اطمینان حاصل کنید که این اسناد را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا آنها از تصمیم‌گیری و زمان انجام اقدامات آگاه باشند. این عمل ساده به‌عنوان یک یادآوری عمل می‌کند، اهداف را روشن می‌کند و به شرکت‌کنندگان در جلسه این رضایت را می‌دهد که ورودی آنها اکنون مستند و قابل‌پیگیری است.
جمع‌بندی
اگر برای هر دوره زمانی یک شرکت را مدیریت کرده‌اید، فرایندهایی در سیستم مدیریتی وجود خواهد داشت که نیاز به به‌روزرسانی دارند. به همین دلیل است که جلسات بررسی مدیریت راه خوبی برای مرتبط نگه‌داشتن سیستم مدیریت شما است.
جلسه بازنگری مدیریت فقط برای یافتن نقاط ضعف سیستم شما نیست، بلکه در مورد یافتن نقاط قوت و سرمایه‌گذاری بر روی آنها است. به آنچه درست انجام داده‌اید نگاه کنید، به آنچه می‌توانید پیشرفت دهید و نحوه رسیدن از یک نقطه‌به‌نقطه دیگر نگاه کنید. این یک فرایند ساده است که می‌تواند تأثیر زیادی بر آینده شرکت شما داشته باشد.
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.
برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
نمادهای اطمینان
