مدیریت زمان در یک حرفه و اهمیت آن

مدیریت زمان در واقع همان مدیریت زندگی است. بهبود بهره‌وری شخصی با بررسی ارزش‌ها آغاز می‌شود. یکی از قوانین مورفی می‌گوید که قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید، کار دیگری برای انجام دادن وجود دارد. نمی‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، مگر اینکه اهدافتان را ارزش‌گذاری کنید.

با توجه به اهمیت و ارزش روزافزون زمان در زندگی، چه از نظر حرفه‌ای و چه شخصی، ضروری است که بدانیم چگونه آن را به طور موثر برنامه‌ریزی و تقسیم کنیم. در این مقاله به موضوع مدیریت زمان می‌پردازیم تا این داستان را کمی بهتر درک کنیم.

در ایزو ۲۱۵۰۰ (استاندارد مدیریت پروژه) در مجموع ۱۶ بار از واژه زمان، ۴۱ بار از واژه زمان‌بندی و ۱۲ بار از واژه مدت استفاده شده است. مطابق با این استاندارد مدیریت زمان در سازمان‌ها نقش پررنگی دارد.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان شامل تکنیک‌هایی است که باید برای سازماندهی روتین روز خود انجام دهیم. مطابق با آن برای کلیه وظایف روزانه به شیوه‌ای سازنده و کارآمد برنامه‌ریزی می‌کنیم. می‌توانیم کلیه فعالیت‌های کاری و حرفه‌ای و حتی کارهای روزمره را به طور منظم در برنامه بگنجانیم. وقتی زمان خود را مدیریت می‌کنیم، بدون از دست دادن کارایی، می‌توانیم وظایف خود را با اشتیاق و تمایل بیشتری انجام دهیم.

یک برنامه‌ریزی جامع حتی بر کیفیت کاری که انجام می‌دهیم نیز تأثیر می‌گذارد. مطابق با اصول مدیریت زمان، لازم نیست همه کارها را یکباره انجام دهیم، بلکه لازم است کارها را اولویت‌بندی کنیم، زمان انجان آن‌ها را تخمین بزنیم و مطابق با آن برنامه‌ریزی کنیم تا از برنامه عقب نمانیم.

تاریخچه مدیریت زمان

از زمانی که انسان به این بینش رسید که با استفاده از زمان می‌شود به دستاوردهای بیشتری رسید، بر مدیریت این زمان تمرکز کرد. به همین خاطر دانشمندان حیطه کسب و کار در این زمینه پیش قدم شدند و دانسته‌های بسیاری از جانب آن‌ها در مورد تکنیک مدیریت زمان به ما رسیده است. بنجامین فرانکلین، سیاستمدار، مخترع و دانشمند امریکایی می‌گوید: زمان یعنی همان پول!

اهداف مدیریت زمان

همه هدف مدیریت زمان این است که موضوعات فرعی را کنار گذاشته و به شما کمک کند تا مهم‌ترین وظیفه خود در لحظه را مشخص کنید و سپس ابزارها و تکنیک‌هایی در اختیارتان قرار دهد تا فورا شروع به انجام آن کنید و آن‌قدر بر آن کار کنید تا کامل شود.

یکی از عالی‌ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که کار را به طور کامل به شخص دیگری واگذار کنید. توانایی شما برای واگذاری کارهای کم‌اهمیت‌تر به افراد دیگری که می‌توانند آن‌ها را با دستمزد ساعتی و حقوق کمتر انجام دهند، یکی از مهارت‌های مهم در مدیریت مدرن است.

اهمیت مدیریت زمان

مهم‌ترین کاری که برای ارتقای ارزش خود، بهبود نتایج و افزایش اهمیت خود برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید این است که در مهم‌ترین کارهایتان بهتر و بهتر شوید. بهبود فردی باید بخشی مداوم و همیشگی از کارهای روزانه باشد. این یک اقدام کلیدی در مدیریت زمان است که می‌تواند شما را در مسیر رشد قرار دهد. بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

• با مدیریت زمان بهره‌وری و کارایی خود را افزایش می‌دهیم.
• وجهۀ حرفه‌ای خود را بهبود می‌بخشیم.
• استرس کمتری به ما تحمیل می‌شود.
• موقعیت‌های پیشرفت خود را افزایش می‌دهیم.
• احساس رضایتمندی از خود بوجود می‌آوریم.
• اعتماد‌به‌نفس خود را تقویت می‌کنیم.
• کیفیت کاری را بالا می‌بریم.

زمان، منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت

زمان ارزشمندترین دارایی شما است. نمی‌توان آن را پس‌انداز کرد یا زمان ازدست‌ رفته را بازیافت.

هر کاری که باید انجام دهید نیازمند زمان است و هر چه از زمان خود بهتر استفاده کنید، موفق‌تر خواهید بود و پاداش‌های بزرگتری دریافت خواهید کرد.تا زمانی که به چهار عامل معروف بهره‌وری عمل کنید، تکنیک‌های مدیریت زمان برای شما موفقیت‌ به همراه دارد.

چهار عامل بهره‌وری

نخستین عامل اشتیاق است: باید اشتیاقی عمیق داشته باشید تا زمان را تحت کنترل درآورده و به حداکثر بهره‌وری برسید.

دومین عامل قاطعیت است: باید به صراحت تصمیم بگیرید که تکنیک‌های خوب مدیریت زمان را آن‌قدر تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند.

سومین عامل اراده است: باید در مقابل همه وسوسه‌ها مقاومت کنید تا مدیریت زمانی موثر داشته باشید. اشتیاق شما اراده‌تان را تقویت می‌کند.

 چهارمین عامل انضباط است: باید خود را موظف کنید که مدیریت زمان را به روشی دائمی در زندگی خود تبدیل کنید.

انضباط موثر تمایل به مجبور کردن خودتان برای پرداخت هزینه هر کار است و اینکه کاری که می‌دانید باید انجام دهید را در زمانی که باید، انجام دهید. چه آن را دوست داشته باشید و چه نداشته باشید. این کار برای موفقیت حیاتی است. یکی از مهم‌ترین قوانین موفقیت «ایجاد عادات خوب و تبدیل کردن آن‌ها به اصول زندگی است».

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

مدیریت زمان و به‌کارگیری صحیح آن در یک حرفه، ما را در میان رقیبان متمایز می‌سازد. این روزها اکثر مردم از کمبود وقت گلایه دارند. معمولاً شکایت می‌کنیم که زمان کافی برای انجام کارها و استراحت نداریم. به ندرت با افرادی مواجه می‌شویم که به طور سالم بین کار، استراحت، خانواده و اوقات فراغت تعادل برقرار کنند. در واقع این افراد کاری را انجام می‌دهند که ممکن است ما انجام ندهیم: مدیریت خوب زمان.

بسیاری از افراد سخت کار می‌کنند؛ اما در جهت و مسیری اشتباه گام برمی‌دارند. آن‌ها کاری که قرار است انجام دهند و جایی که قرار است به آن برسند را به وضوح نمی‌شناسند. برخی از دلایل کمبود زمان شامل موارد زیر می‌شود:

• هدف‌گذاری غیرواقعی
• ضعف در اولویت بندی
• به تعویق انداختن کارها
• ضعف در مدیریت انرژی

نحوه انجام مدیریت زمان

همه مدیران زمان موفق، برنامه‌ریزان خوبی هستند. شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید. آن‌ها روی کاغذ فکر می‌کنند و فهرست‌ها و ریز‌فهرست‌هایی برای دستیابی به هر هدف بزرگ و کوچک دارند.

مقایسه تکنیک‌های مدیریت زمان و مدیریت پروژه

مدیریت زمان از زیرشاخه‌های مدیریت پروژه یا مدیریت کار است. زیرا یکی از اصول مدیریت پروژه بهینه‌سازی زمان لازم برای ارائه محصول با حفظ کارایی و کیفیت است. مدیریت پروژه شامل شیوه‌ها، قوانین و رویه‌های خاص است که در یک نظم منطقی تنظیم شده‌اند که می‌توانید برای عملکرد بهتر تیم خود از آن استفاده کنید.

 قانون ۲۰-۸۰ را دنبال کنید

قانون ۲۰-۸۰ (قاعدۀ پَرِتو) یکی از اصول مدیریت زمان است. این قانون می‌‌گوید که ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش‌ها حاصل می‌‌شود یا ۸۰% از فروش‌ها از طرف ۲۰% از مشتریان است. کافی است ۲۰ درصد از تلاش‌ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌‌کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می‌توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید.

چرا نمی توانیم زمان خود را مدیریت کنیم؟

نداشتن انگیزه، ضعف در نه گفتن، اشتباه در اولویت‌بندی، تنبلی و اهمال کاری، تمرکز همزمان روی چند کار، کمال‌گرایی، استراحت نداشتن بین کارها، نداشتن فهرست روزانه، رویاهای بزرگ و غیر واقعی، ضعف در مهارت تصمیم گیری، ضعف در مهارت حل مسئله و…، جزء دلایلی هستند که باعث می‌شوند مدیریت زمان ما با مشکل مواجه شود .

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

خدمات ایزوسیستم نیز در زمینه‌ی مشاوره، پیاده‌سازی و اخذ ایزو برای مشاغل مختلف است که منتج به گرفتن ایزو و دریافت ایزو معتبر خواهد شد.

برای اخذ ISO 21500 می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.