مدیریت زمان در یک حرفه و اهمیت آن

مدیریت زمان

مدیریت زمان در واقع همان مدیریت زندگی است. بهبود بهره‌وری شخصی با بررسی ارزش‌ها آغاز می‌شود. یکی از قوانین مورفی می‌گوید که قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید، کار دیگری برای انجام دادن وجود دارد. نمی‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، مگر اینکه اهدافتان را ارزش‌گذاری کنید.

با توجه به اهمیت و ارزش روزافزون زمان در زندگی، چه از نظر حرفه‌ای و چه شخصی، ضروری است که بدانیم چگونه آن را به طور موثر برنامه‌ریزی و تقسیم کنیم. در این مقاله به موضوع مدیریت زمان می‌پردازیم تا این داستان را کمی بهتر درک کنیم.

در ایزو ۲۱۵۰۰ (استاندارد مدیریت پروژه) در مجموع ۱۶ بار از واژه زمان، ۴۱ بار از واژه زمان‌بندی و ۱۲ بار از واژه مدت استفاده شده است. مطابق با این استاندارد مدیریت زمان در سازمان‌ها نقش پررنگی دارد.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان شامل تکنیک‌هایی است که باید برای سازماندهی روتین روز خود انجام دهیم. مطابق با آن برای کلیه وظایف روزانه به شیوه‌ای سازنده و کارآمد برنامه‌ریزی می‌کنیم. می‌توانیم کلیه فعالیت‌های کاری و حرفه‌ای و حتی کارهای روزمره را به طور منظم در برنامه بگنجانیم. وقتی زمان خود را مدیریت می‌کنیم، بدون از دست دادن کارایی، می‌توانیم وظایف خود را با اشتیاق و تمایل بیشتری انجام دهیم.

یک برنامه‌ریزی جامع حتی بر کیفیت کاری که انجام می‌دهیم نیز تأثیر می‌گذارد. مطابق با اصول مدیریت زمان، لازم نیست همه کارها را یکباره انجام دهیم، بلکه لازم است کارها را اولویت‌بندی کنیم، زمان انجان آن‌ها را تخمین بزنیم و مطابق با آن برنامه‌ریزی کنیم تا از برنامه عقب نمانیم.

تاریخچه مدیریت زمان

از زمانی که انسان به این بینش رسید که با استفاده از زمان می‌شود به دستاوردهای بیشتری رسید، بر مدیریت این زمان تمرکز کرد. به همین خاطر دانشمندان حیطه کسب و کار در این زمینه پیش قدم شدند و دانسته‌های بسیاری از جانب آن‌ها در مورد تکنیک مدیریت زمان به ما رسیده است. بنجامین فرانکلین، سیاستمدار، مخترع و دانشمند امریکایی می‌گوید: زمان یعنی همان پول!

زمان‌سنجی

اهداف مدیریت زمان

همه هدف مدیریت زمان این است که موضوعات فرعی را کنار گذاشته و به شما کمک کند تا مهم‌ترین وظیفه خود در لحظه را مشخص کنید و سپس ابزارها و تکنیک‌هایی در اختیارتان قرار دهد تا فورا شروع به انجام آن کنید و آن‌قدر بر آن کار کنید تا کامل شود.

یکی از عالی‌ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که کار را به طور کامل به شخص دیگری واگذار کنید. توانایی شما برای واگذاری کارهای کم‌اهمیت‌تر به افراد دیگری که می‌توانند آن‌ها را با دستمزد ساعتی و حقوق کمتر انجام دهند، یکی از مهارت‌های مهم در مدیریت مدرن است.

اهمیت مدیریت زمان

مهم‌ترین کاری که برای ارتقای ارزش خود، بهبود نتایج و افزایش اهمیت خود برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید این است که در مهم‌ترین کارهایتان بهتر و بهتر شوید. بهبود فردی باید بخشی مداوم و همیشگی از کارهای روزانه باشد. این یک اقدام کلیدی در مدیریت زمان است که می‌تواند شما را در مسیر رشد قرار دهد. بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

  • با مدیریت زمان بهره‌وری و کارایی خود را افزایش می‌دهیم.
  • وجهۀ حرفه‌ای خود را بهبود می‌بخشیم.
  • استرس کمتری به ما تحمیل می‌شود.
  • موقعیت‌های پیشرفت خود را افزایش می‌دهیم.
  • احساس رضایتمندی از خود بوجود می‌آوریم.
  • اعتماد‌به‌نفس خود را تقویت می‌کنیم.
  • کیفیت کاری را بالا می‌بریم.

زمان، منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت

زمان ارزشمندترین دارایی شما است. نمی‌توان آن را پس‌انداز کرد یا زمان ازدست‌ رفته را بازیافت.

هر کاری که باید انجام دهید نیازمند زمان است و هر چه از زمان خود بهتر استفاده کنید، موفق‌تر خواهید بود و پاداش‌های بزرگتری دریافت خواهید کرد.تا زمانی که به چهار عامل معروف بهره‌وری عمل کنید، تکنیک‌های مدیریت زمان برای شما موفقیت‌ به همراه دارد.

چهار عامل بهره‌وری

نخستین عامل اشتیاق است: باید اشتیاقی عمیق داشته باشید تا زمان را تحت کنترل درآورده و به حداکثر بهره‌وری برسید.

دومین عامل قاطعیت است: باید به صراحت تصمیم بگیرید که تکنیک‌های خوب مدیریت زمان را آن‌قدر تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند.

بیشتر بخوانید:  3 گواهینامه ایزو ویژه شرکت های پروژه محور ( اخذ ایزو و گرفتن ایزو برای شرکت های پروژه محور )

سومین عامل اراده است: باید در مقابل همه وسوسه‌ها مقاومت کنید تا مدیریت زمانی موثر داشته باشید. اشتیاق شما اراده‌تان را تقویت می‌کند.

 چهارمین عامل انضباط است: باید خود را موظف کنید که مدیریت زمان را به روشی دائمی در زندگی خود تبدیل کنید.

انضباط موثر تمایل به مجبور کردن خودتان برای پرداخت هزینه هر کار است و اینکه کاری که می‌دانید باید انجام دهید را در زمانی که باید، انجام دهید. چه آن را دوست داشته باشید و چه نداشته باشید. این کار برای موفقیت حیاتی است. یکی از مهم‌ترین قوانین موفقیت «ایجاد عادات خوب و تبدیل کردن آن‌ها به اصول زندگی است».

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

مدیریت زمان و به‌کارگیری صحیح آن در یک حرفه، ما را در میان رقیبان متمایز می‌سازد. این روزها اکثر مردم از کمبود وقت گلایه دارند. معمولاً شکایت می‌کنیم که زمان کافی برای انجام کارها و استراحت نداریم. به ندرت با افرادی مواجه می‌شویم که به طور سالم بین کار، استراحت، خانواده و اوقات فراغت تعادل برقرار کنند. در واقع این افراد کاری را انجام می‌دهند که ممکن است ما انجام ندهیم: مدیریت خوب زمان.

بسیاری از افراد سخت کار می‌کنند؛ اما در جهت و مسیری اشتباه گام برمی‌دارند. آن‌ها کاری که قرار است انجام دهند و جایی که قرار است به آن برسند را به وضوح نمی‌شناسند. برخی از دلایل کمبود زمان شامل موارد زیر می‌شود:

  • هدف‌گذاری غیرواقعی
  • ضعف در اولویت بندی
  • به تعویق انداختن کارها
  • ضعف در مدیریت انرژی

نحوه انجام مدیریت زمان

همه مدیران زمان موفق، برنامه‌ریزان خوبی هستند. شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید. آن‌ها روی کاغذ فکر می‌کنند و فهرست‌ها و ریز‌فهرست‌هایی برای دستیابی به هر هدف بزرگ و کوچک دارند.

زمان

مقایسه تکنیک‌های مدیریت زمان و مدیریت پروژه

مدیریت زمان از زیرشاخه‌های مدیریت پروژه یا مدیریت کار است. زیرا یکی از اصول مدیریت پروژه بهینه‌سازی زمان لازم برای ارائه محصول با حفظ کارایی و کیفیت است. مدیریت پروژه شامل شیوه‌ها، قوانین و رویه‌های خاص است که در یک نظم منطقی تنظیم شده‌اند که می‌توانید برای عملکرد بهتر تیم خود از آن استفاده کنید.

 قانون ۲۰-۸۰ را دنبال کنید

قانون ۲۰-۸۰ (قاعدۀ پَرِتو) یکی از اصول مدیریت زمان است. این قانون می‌‌گوید که ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش‌ها حاصل می‌‌شود یا ۸۰% از فروش‌ها از طرف ۲۰% از مشتریان است. کافی است ۲۰ درصد از تلاش‌ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌‌کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می‌توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید.

بر اساس تحقیقات انجام شده توسط آکادمی توسعه، از هر ۵ نفر تنها ۱ نفر (۱۸%) دارای سیستم مدیریت زمان مناسب است. به عبارت دیگر، افراد زیادی نمی دانند چگونه مولد باشند.در اینجا به یک نمونه تکنیک ۱۳ گانه محبوب مدیریت زمان می‌پردازیم که می توانید از آنها برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود استفاده کنید.

۱- روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه‌ریزی اولین، بهترین و اثبات شده ترین تکنیک مدیریت زمان است. به سازماندهی صحیح کار شما کمک می‌کند و بینشی دقیق در مورد تمام کارهایی که باید انجام دهید ارائه می‌دهد. اگر بتوانید کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه خود را برنامه‌ریزی کنید، بقیه کارها به راحتی انجام می‌شود. راه‌های زیادی برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کار شما وجود دارد:

تقویم های فانتزی و سازمان دهنده های شخصی، لیست کارهای اختصاصی به صورت دیجیتال یا کاغذی،برنامه ها و ابزارهای مدیریت زمان و… شما می توانید گزینه های مختلف را ترکیب و تنظیم کنید تا در مدیریت زمان خود مسلط شوید.

۲- تمرکز و جلوگیری از حواس پرتی

اعلان‌ها، فضای مجازی، دوستانی که دائماً با شما صحبت می‌کنندو … همه اینها توجه شما را از کار دور می‌کند. راه‌های زیادی برای متمرکز ماندن وجود دارد. می‌توانید گوشی خود را کنار بگذارید، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی را خاموش کنید یا وب‌سایت‌های مزاحم را مسدود کنید. اما بهترین راه این است که تمرکز کنید و کاری را که به شما محول شده انجام دهید. موفقیت ارزش این را دارد که حضور خود را در رسانه‌های اجتماعی محدود کنید زیرا زمان زیادی از شما می گیرد و ارزش زیادی برای زندگی شما به ارمغان نمی آورد.

بیشتر بخوانید:  دانلود متن فارسی و انگلیسی استاندارد ایزو 10002:2018 (ISO 10002:2018 : Quality management - Complaints handling in organizations)

۳- کارآمدترین ساعات خود را پیدا کنید

برخی از مردم پرندگان سحرخیز هستند، در حالی که برخی دیگر جغد شب هستند. همه ما متفاوت هستیم و دوست داریم در قسمت های مختلف روز یا شب کار کنیم. سام کارپنتر اصطلاح Biological Prime Time را ابداع کرد. این یک تکنیک مدیریت زمان را توصیف می‌کند که در آن کارآمدترین ساعات روز خود را پیدا می‌کنید و برای زمانی که بیشترین انرژی را دارید برنامه‌ریزی می‌کنید. اگر صبح‌ها بیشترین بازدهی را دارید، خیلی زود بیدار شوید. یا اگر ترجیح می دهید در تاریکی کار کنید، شب‌ها تا دیروقت بیدار بمانید. اما فقط به این دلیل که گفته می شود افراد در ساعات خاصی به بهره وری می رسند، خود را مجبور به تغییر عادات خود نکنید. پربازده ترین ساعات خود را بیابید و به آنها پایبند باشید.

۴- اولویت‌بندی را فراموش نکنید

مارک تواین گفته است: «اگر وظیفه شما خوردن قورباغه است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین قورباغه را بخورید.” همه چیز در مورد اولویت بندی است. ابتدا مهم ترین کارها را انجام دهید و پس از آن به ترتیب اولویت به سراغ بقیه امور بروید. این به شما کمک می کند تا کارها را بهتر سازماندهی کنید و کارآمد شوید. به همین سادگی!

اولویت‌بندی

۵- به طور منظم استراحت کنید

کار بدون وقفه ممکن است بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر داشته باشد. ما به استراحت نیاز داریم تا مغزمان استراحت و دوباره روی کار تمرکز کند. می‌توانید کمی پیاده روی کنید، فصلی از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید، یا وقت آزاد خود را صرف یادگیری چیزهای جدید کنید.

۶- توانایی «نه» گفتن خود را تقویت کنید

  ما به سادگی نمی‌توانیم هر کاری که مردم از ما می‌خواهند را انجام دهیم. این کار منجر به فرسودگی شغلی و اضطراب کاری خواهد‌شد. به همین دلیل بسیار مهم است که وقتی افراد می‌خواهند وظایف دیگری به شما محول کنند، قاطع باشید و اگر درخواستی غیرمنطقی است، «نه» بگویید. به یاد داشته باشید، امتناع از انجام کارهایی که قادر به انجام آنها نیستید، اشکالی ندارد.

۷- هدف گذاری کنید

اهدافی را تعیین کنید و دقیقاً مشخص کنید که به کدام سمت می‌روید. اهداف، بخشی از فرآیندهای سازمانی‌اند و در مدیریت زمان بسیار مهم هستند. برای استفاده از هر تکنیک مدیریت زمان، نکته کلیدی مشخص بودن هدف است. اقدام بزرگتر را به اهداف ماهانه تقسیم کنید تا قدم به قدم به آن نزدیک شوید.
اهداف، اولویت ها و چشم انداز اصلی سازمان شما را تعیین می کنند. با این حال تعیین اهداف بخش آسان کار است، چالش واقعی رها نکردن هدف است.

۸- روی یک کار تمرکز کنید

انجام چند کار به طور هم‌زمان بهره‌وری را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد و مغز ما را خسته می‌کند. در یک زمان مشخص فقط روی یک کار تمرکز کنید تا سرعت و دقت خود را افزایش دهید.

۹- زمان انجام هرکار را محاسبه کنید

آیا می دانید چقدر برای کارهای خاص وقت می گذارید؟ اکثر افرادی نمی‌دانند در هر روز چقدر زمان را به هر فعالیت‌ اختصاص می‌دهند. اگر بدانید چه مقدار از زمان خود را به وظایف، پروژه ها و فعالیت های مختلف اختصاص می‌دهید، می‌توانید روز و جریان کاری خود را بهتر سازماندهی کنید. زمان‌بندی  به شما کمک می کند تا تخمین های آینده را دقیقاً پیش بینی کنید و از برنامه خود عقب نمانید.

۱۰- یک برنامه صبحگاهی ایجاد کنید

وقتی از خواب بیدار می‌شوید اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ اگر در حال مرتب کردن تختخواب یا ورزش هستید، در مسیر درستی قرار دارید. اما اگر رسانه های اجتماعی را بررسی می‌کنید، مسیر شما اشتباه است.
داشتن برنامه‌صبحگاهی خود بدون شک در بقیه روز به شما نیرو می‌دهد. از منظر روانشناسی، اولین کاری که در صبح انجام می‌دهید بر نتایجی که در طول روز به دست خواهید آورد اثرگذار است. از کارهای کوچکی مانند مرتب کردن رختخواب خود امتحان کنید، سپس یک صبحانه سالم بخورید و شبکه های اجتماعی را برای پایان روز بگذارید. یک روال صبحگاهی خوب، روحیه مناسبی در شما ایجاد می‌کند و به شما انگیزه می‌دهد.

۱۱- از ابزار مناسب کمک بگیرید

در دنیای بسیار توسعه یافته امروزی، ابزارها بخشی جدایی‌ناپذیر از کار ما هستند. اگر می خواهید بتوانید به طور کامل از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید، باید موارد زیر را در کار روزانه خود پیاده کنید: نرم افزار ردیابی زمان، فهرست کارها، نرم افزار مدیریت پروژه، ابزارهای ارتباطی، اتوماسیون بازاریابی و … این نرم‌افزارها باعث صرفه جویی زیادی در وقت شما می شود.

۱۲- به خود پاداش دهید

آیا کار یا پروژه ای را که روی آن کار می‌کردی به پایان رسانده‌ای؟ خوب حالا کمی استراحت کن و کاری برای خودت انجام بده. یک فنجان قهوه بنوشید، به موسیقی مورد علاقه خود گوش دهید یا با دوست خود تماس بگیرید. پاداش های کوچک راهی عالی برای ایجاد انگیزه در خود هستند.

۱۳- ارتباط برقرار کنید

ارتباط صحیح می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند. اگر برنامه‌ها، مقاصد یا الزامات خود را به وضوح بیان نکنید، مردم آن‌ها را درک نخواهند کرد. و این منجر به درگیری و سوء تفاهم خواهد شد. توانایی سپردن برخی کارها به افراد دیگر را در خود تقویت کنید تا با تقسیم کار منطقی از اهداف خود جا نمانید.

۱۴- برای خودت وقت بگذار

بیشتر بخوانید:  ایزو 15878 ویژه تعمیر و نگهداری سنگ‌ فرش

کسی که مدیریت زمان را در زندگی خود اعمال کند کارآمدتر عمل می‌کند، تعداد بیشتری از فعالیت‌ها را در زمان کمتری انجام می‌دهد و در نهایت می‌تواند برای امور شخصی وقت خالی کند. وقت گذاشتن برای خودمان کیفیت بهتری در زندگی و شغل ما رقم می‌زند و آرامش خاطر به همراه دارد.

وقتی مدیریت زمان را اعمال و وظایف خود را تقسیم می‌کنیم و آنها را با موفقیت به پایان می‌رسانیم، به اهداف خود می‌‎رسیم و روزمان را با احساس موفقیت به پایان می‌رسانیم.

۱۵- کارها را به تعویق نینداز

تعویق انداختن به این معناست که «آنچه را که اکنون می‌توانیم انجام دهیم به وقتی دیگر موکول کنیم». گاهی اوقات وقت خالی داریم و کاری داریم که باید انجام شود، با این حال هنوز چند روزی تا پایان ضرب الاجل باقی مانده است. بنابراین آن را تا آخرین لحظه رها می‌کنیم. فراموش نکنید کارهای دقیقه نودی که با عجله همراه می‌شود بار روانی مضاعف به همراه دارد.

چرا نمی توانیم زمان خود را مدیریت کنیم؟

نداشتن انگیزه، ضعف در نه گفتن، اشتباه در اولویت‌بندی، تنبلی و اهمال کاری، تمرکز همزمان روی چند کار، کمال‌گرایی، استراحت نداشتن بین کارها، نداشتن فهرست روزانه، رویاهای بزرگ و غیر واقعی، ضعف در مهارت تصمیم گیری، ضعف در مهارت حل مسئله و…، جزء دلایلی هستند که باعث می‌شوند مدیریت زمان ما با مشکل مواجه شود .

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

خدمات ایزوسیستم نیز در زمینه‌ی مشاوره، پیاده‌سازی و اخذ ایزو برای مشاغل مختلف است که منتج به گرفتن ایزو و دریافت ایزو معتبر خواهد شد.

برای اخذ ISO 21500 می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.


این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

تماس با ایزوسیستم ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳

ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.

هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!