مدیریت چیست؟ سیستم چیست؟ آشنایی با سیستم مدیریت

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

۰۲۳-۳۶۶۵۰ (۳۰ خط) ۰۲۳-۳۳۴۴۴۸۱۴

مشاوره رایگان

سفارش گواهینامه ایزو

مدیریت چیست؟ سیستم چیست؟ مدیریت عبارت است از هماهنگی و اداره وظایف برای رسیدن به یک هدف. سیستم مجموعه‌ای به‌هم‌پیوسته از رویه‌ها یا اجزا است که در راستای تحقق اهداف تجاری یک مجموعه استفاده می‌شوند. فعالیت‌های سیستم مدیریتی شامل تنظیم استراتژی سازمان و هماهنگی تلاش‌های کارکنان برای دستیابی به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود است.

می‎دانید که تعریف سیستم چیست. برای اینکه یک مدیر مؤثر در این سیستم باشید، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را توسعه دهید؛ از جمله برنامه‌ریزی، ارتباطات، سازماندهی و رهبری. شما همچنین به دانش گسترده‌ای از اهداف شرکت و نحوه هدایت کارکنان، فروش و سایر عملیات‌ها نیاز دارید. اگرچه وظایف مدیران بر اساس صنعت و محل کارشان متفاوت است، اما اکثر آن‌ها مسئولیت‌های اساسی یکسانی را انجام می‌دهند. در این مقاله به این می‌پردازیم که مدیریت چیست، سیستم چیست، سیستم مدیریتی چیست و چگونه می‌توانید به یک مدیر خوب تبدیل شوید.

هر آنچه که باید در مورد سیستم های مدیریت ایزو بدانید

امروزه داشتن یک سیستم مدیریت برای هر کسب و کاری بسیار ارزشمند می باشد. شما ساعت ها در اینترنت جستجو می کنید و سعی می کنید بفهمید استاندارد ایزو چیست و معنی این همه اعداد چه می باشد. به طور رسمی، استانداردهای ایزو شامل تعدادی از فرایندها و رویه ها می باشند که یک کسب و کار در هنگام ارائه محصولات و خدمات خود آنها را دنبال خواهد کرد. وظیفه دستورالعمل های سیستم مدیریت کمک به مشاغل برای تحقق اهداف خاص است و برای هر یک از این اهداف، یک استاندارد سیستم مدیریت وجود دارد.

سیستم مدیریت چیست؟

سیستم مدیریت به معنای یک چارچوب یا ساختار تنظیم شده است که در یک سازمان برای مدیریت و کنترل فعالیت‌ها، منابع، فرآیندها و الزامات مختلف به کار می‌رود. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اهداف خود را به بهترین شکل ممکن دنبال کنند و منابع خود را بهینه‌سازی کنند. سیستم مدیریت شامل استانداردها، روش‌ها، فرآیندها، منابع انسانی و تکنولوژی است که به یکپارچگی و هماهنگی فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند.

از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های مدیریت می‌توان به تعریف و شناخت دقیق فرآیندها، تخصیص منابع بهینه، پیگیری و اندازه‌گیری عملکرد، بهبود مداوم و ارتقاء کیفیت و کارایی اشاره کرد. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به طور مداوم در جهت بهبود و پیشرفت حرکت کنند و با تغییرات محیطی سازگار باشند.

پنج عملیات اساسی در سیستم مدیریت چیست؟

همان‌طور که گفتیم وظایف مدیران بر اساس صنعت و محل کارشان متفاوت است، اما چارچوب کلی مسئولیت اکثر آن‌ها یکسان است. به‌طورکلی، پنج وظیفه اصلی برای یک مدیر تعریف می‌کنند:

۱. تعیین اهداف

تعیین اهداف و دستیابی به آن‌ها، راه اصلی یک مدیر برای رسیدن به موفقیت است. آ‌ن‌ها باید بتوانند اهداف را به شیوه‌ای قانع‌کننده برای کارکنان خود شرح دهند، مسیر رسیدن را برای آن‌ها هموار کنند و امکانات موردنیاز را در اختیارشان قرار دهند.

۲. سازماندهی

مدیران نوع کار را ارزیابی می‌کنند، اهداف را به وظایف قابل‌دستیابی تقسیم به طور مؤثر به کارکنان محول می‌کنند. سازمان شامل مجموعه‌ای از روابط بین کارکنان فردی و همچنین بخش‌ها یا نهادهای درون سازمان است. این مسئولیت مدیر است که اطمینان حاصل کند که این افراد و نهادها با هم هماهنگی دارند. یک مدیر خوب در ایجاد روابط بین‌فردی مهارت دارد و چالش‌های بین افراد را کنترل و عیب‌یابی می‌کند.

۳. ایجاد انگیزه در تیم

علاوه بر وظایف سازماندهی و تفویض اختیار، انگیزه شامل داشتن مهارت‌هایی برای مدیریت انواع شخصیت‌ها در یک تیم است. یک مدیر کارآمد باید بداند که چگونه تیم‌های موفقی را تشکیل داده و رهبری کند و بداند که چگونه اعضای تیم را حول یک هدف تحریک کند.

۴. ابداع سیستم‌های اندازه‌گیری

سیستم اندازه‌گیری در مدیریت چیست؟ مدیران باید اهداف یا شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعیین کنند و سپس معیارهایی برای اندازه‌گیری میزان پیشروی در این مسیر در نظر بگیرند. ازآنجایی‌که یافتن راه‌های قابل‌اندازه‌گیری برای درک عملکرد می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، باید اغلب خلاق و متفکر باشید. بااین‌حال، مانند سایر عملکردهای سیستم مدیریتی، اندازه‌گیری میزان بهبود عملکرد کسب‌وکار حیاتی است.

۵. افراد درحال‌توسعه

مدیران خوب علاوه بر هدایت تیم خود به سمت یک هدف و سنجش پیشرفت آن‌ها در طول مسیر، روی توسعه کارکنان خود سرمایه‌گذاری می‌کنند. برای مثال، مدیران می‌توانند با تیم خود همکاری کنند تا اهدافی را برای پیشرفت در حرفه خود تعیین کنند.

مدیران برای استفاده موفقیت‌آمیز از این پنج عملیات باید مهارت‌های رهبری داشته باشند. آن‌ها مسئول اعضای تیم خود هستند و کمک می‌کنند نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند و عملکرد خود را بهبود بخشند. مدیران مختلف ممکن است سبک‌های رهبری متفاوتی داشته باشند. صرف‌نظر از سبک آن‌ها، باید مهارت‌های رهبری خود را توسعه دهند تا سرپرستان مؤثری باشند.

مفاهیم سیستم مدیریت چیست؟

یک مدیر برای به‌کارگیری پنج عملیات اساسی باید چند ایده ساده را درک کند. این مفاهیم برای اطمینان از اینکه تیم آن‌ها برای رسیدن به اهداف شرکت گرد هم می‌آیند ضروری هستند:

کنترل

کارکنان یک سازمان باید اهداف و معیارهای سنجش عملکرد را درک کنند. افراد در یک شرکت نقش‌های متفاوتی دارند که مستلزم سطوح جداگانه‌ای از مسئولیت است. یک مدیر باید بر وظایف کارکنان، چگونگی انجام آن‌ها و میزان پیشرفتشان کنترل داشته باشد. کنترل این عوامل به یک مدیر کمک می‌کند تا به موفقیت برسد.

برنامه‌ریزی

بهترین مدیران می‌دانند که برنامه‌ریزی قبل از اجرای هر استراتژی حیاتی است، اما یک فعالیت مستمر نیز هست. روند برنامه‌ریزی پس از اجرایی‌شدن پروژه به پایان نمی‌رسد. در عوض، مدیریت باید آماده پاسخگویی به این سؤالات باشد که در تیم اجرای مأموریت چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و کجا کار می‌کند. برنامه‌ریزی باید شامل انتخاب اهداف و همچنین اجرای آن‌ها باشد.

پرسنل

نقش پرسنل در سیستم مدیریت چیست؟ نیروی انسانی یک کارکرد نادیده گرفته شده، اما حیاتی مدیریت است. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که افراد مناسب برای این کار را دارند؛ اما باید به مسائلی مانند سازماندهی سیاست‌های محل کار نیز توجه کنند. شرکت باید با ارائه مشوق‌هایی مانند مزایا، مرخصی با حقوق و برنامه آموزشی کامل، بهترین استعدادها را حفظ کند.

سبک‌های سیستم‌ مدیریت چیست؟

تحلیلگرانی که مدیریت را مطالعه می‌کنند چندین سبک رهبری مؤثر را شناسایی کرده‌اند. بهترین سبک مدیریت وجود ندارد، و برخی افراد بسته به سبک شخصیتی خود از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند. همچنین می‌توانید عناصر سبک‌های مختلف مدیریت را ترکیب کنید تا بهترین الگو را برای خود و شرکتتان ایجاد کنید.

در اینجا، سه سبک مدیریت مثبت را به طور خلاصه مرور می‌کنیم که می‌تواند به هر مدیری کمک کند به یک رهبر مؤثر تبدیل شود.

سبک مدیریت متقاعدکننده

یک رهبر متقاعدکننده زمان زیادی را با اعضای تیم خود می‌گذراند. درگیر بودن با کارمندان به مدیر متقاعدکننده اجازه می‌دهد تا با الگوبرداری از تیم، به‌جای دستوردادن یا مطالبه، از تیم حمایت کند. مدیران بانفوذ از کارهایی که اعضای تیمشان به‌صورت روزانه انجام می‌دهند آگاه هستند و در زندگی کاری آنها مشارکت دارند.

سبک مدیریت دموکراتیک

یک مدیر دموکراتیک از تیم دعوت می‌کند تا مستقیماً در تصمیم‌گیری مشارکت داشته باشد. خطوط باز ارتباطی بین مدیران دموکراتیک و کارمندان به این نوع مدیران اجازه می‌دهد تا مهارت‌ها و مزایایی را که هر کارمند به ارمغان می‌آورد، درک کنند. مشارکت آزاد و تبادل نظر بین سطوح مختلف کارمندان به همه اجازه می‌دهد تا در نتیجه یک تصمیم یا پروژه مشارکت کنند.

این سبک مدیریت زمانی موفق‌تر است که مدیران فرایندهای تصمیم‌گیری سازمان‌یافته و ساده‌ای را توسعه دهند. در غیر این صورت، پذیرش نظرات همه می‌تواند روند را کند و بی‌نظم کند.

سبک مدیریت لایسزفر

مدیر لایسزفر بیشتر شبیه یک مربی عمل می‌کند تا یک مدیر. آن‌ها به کارمندان خود قدرت می‌دهند تا در مسیر قدم بگذارند و تصمیم بگیرند. این به تیم این امکان را می‌دهد که احساس کند بخشی از هر پروژه را در اختیار دارد. مدیر نقش صندلی عقب را بر عهده می‌گیرد و برای ارائه مشاوره یا بازگرداندن همه چیز در مسیر درست زمانی که مشکلی پیش می‌آید وارد عمل می‌شود. در غیر این صورت، آنها کنار می‌ایستند و به کارمندان خود اجازه می‌دهند خلاقانه شکوفا شوند و رهبری خود را اعمال کنند.

سه لایه سیستم مدیریت چیست؟

کسب‌وکارها و شرکت‌های بزرگ اغلب دارای سه سطح اصلی مدیریت هستند که در یک ساختار سلسله‌مراتبی سازماندهی شده‌اند. ممکن است با این اصطلاحاتی که به این لایه‌های مختلف مدیریت اشاره دارد، مانند «مدیریت میانی» یا «مدیریت ارشد» آشنا باشید.

مدیریت سطح پایین

مدیران سطح پایین شامل نقش‌هایی مانند رهبران خط مقدم تیم، سرکارگرها، رهبران بخش و سرپرست هستند. این سطح از مدیریت (پایین‌ترین سطح در سه لایه) مسئول نظارت بر کارهای روزمره تک‌تک کارکنان و ارائه جهت به آنها در مورد کارشان است.

مسئولیت‌های مدیریت سطح پایین اغلب شامل تضمین کیفیت کار کارکنان، هدایت آن‌ها در فعالیت‌های روزمره و مسیریابی مشکلات کارکنان از طریق کانال‌های مناسب است. آنها همچنین مسئول نظارت روزانه و برنامه‌ریزی شغلی برای تیم خود و ارائه بازخورد در مورد عملکرد آن‌ها هستند.

مدیریت میانی

مدیران میانی، لایه بعدی در سلسله‌مراتب مدیریت، توسط مدیریت ارشد نظارت می‌شوند. این تیم شامل افرادی است که در نقش‌های مدیر بخش، مدیر منطقه و مدیر شعبه کار می‌کنند. او مسئول انتقال اهداف استراتژیک توسعه‌یافته توسط مدیریت ارشد به مدیران خط مقدم است.

برخلاف مدیریت ارشد، مدیران میانی بیشتر وقت خود را صرف کارکردهای سازمانی می‌کنند. این شامل تعریف و بحث در مورد سیاست‌های مهم برای مدیریت پایین‌تر، ارائه راهنمایی برای مدیریت سطوح پایین‌تر برای دستیابی به عملکرد بهتر و اجرای برنامه‌های سازمانی در جهت مدیریت ارشد است.

مدیریت ارشد

مدیریت ارشد، از جمله مدیرعامل، رئیس، معاون رئیس‌جمهور و اعضای هیئت‌مدیره، در لایه بالایی این سلسله‌مراتب مدیریتی قرار دارند. او باید اهداف و جهت‌گیری کلی یک سازمان را تعیین کند. او برنامه‌های استراتژیک و خط‌مشی‌های کل شرکت را توسعه می‌دهد و در مورد جهت‌گیری سازمان در بالاترین سطح تصمیم می‌گیرد. آنها همچنین معمولاً نقش اساسی در بسیج منابع خارجی دارند و در برابر سهام‌داران شرکت و همچنین عموم مردم نسبت به عملکرد شرکت پاسخگو هستند.

نکاتی برای یک داشتن سیستم مدیریت چیست؟

راه‌های مختلفی برای ارتقای مهارت‌های مدیریتی شما وجود دارد؛ به برخی از این موارد توجه کنید:

• برقراری ارتباط: مهم است که با تیم خود ارتباط برقرار کنید تا بتوانید نیازهای آنها را درک کنید، پیشرفتشان را ارزیابی کنید و به در رسیدن به اهدافشان کمک‌کننده باشید.
• مثبت‌اندیشی: شما باید برای تیم خود الگو باشید. در طول تعامل خود با تیم مثبت باشید تا آنها احساس راحتی بیشتری با شما داشته باشند.
• مربیگری: مهارت‌های تیم خود را ارزیابی کنید و ببینید آیا می‌توانید زمینه‌ای را با آموزش بهبود ببخشید. آموزش به تیم شما کمک می‌کند تا مهارت‌های جدید را بیاموزد و سرعت رشد را تقویت کند.
• همکاری: به‌عنوان یک مدیر، شما باید در واگذاری وظایف احساس راحتی کنید و در دستیابی به اهداف مشترک نیز همکاری کنید. همکاری باعث پیشرفت شما در شناخت کارمندان و پیشرفت سازمان می‌شود.
• تمرین: شاید بهترین راه برای کسب مهارت‌های جدید، تمرین آنها در یک محیط مدیریتی واقعی باشد. کسب تجربه در حین کار در این مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا نردبان ترفیع را طی کنید. تمام تلاش خود را برای تیم خود انجام دهید، به‌عنوان یک رهبر خدمت کنید و با تیم خود منصفانه رفتار کنید.

ارتباط استانداردهای ایزو با سیستم مدیریت چیست؟

استانداردهای ایزو و سیستم‌های مدیریت به‌طور مستقیم به یکدیگر مرتبط هستند. این استانداردها به عنوان رهنمودها و الگوهایی برای بهبود کیفیت، ایمنی و کارایی در سازمان‌ها عمل می‌کنند.  در عین حال، سیستم‌های مدیریت، مانند سیستم‌های مدیریت کیفیت (ISO 9001) یا سیستم‌های مدیریت محیط زیست (ISO 14001)، به عنوان یک چارچوب عمل می‌کنند که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندها را بهبود بخشند و به شکل سازمان‌یافته‌ای به موضوعات مختلفی مانند کیفیت، ایمنی، محیط زیست و مدیریت ریسک بپردازند. به‌طور کلی، استانداردهای ایزو به عنوان رهنمودها و الگوهایی برای بهبود فرآیندها عمل می‌کنند، در حالی که سیستم‌های مدیریت، این رهنمودها را درون سازمان‌ها پیاده‌سازی می‌کنند و برای ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر و مدیریت کارآمد در سازمان‌ها کمک می‌کنند.

مزایای سیستم‌های مدیریت بر اساس استانداردهای ایزو

استانداردهای ISO مجموعه‌ای از توصیف‌ها و دستورالعمل‌هایی هستند که به عنوان راهنمایی برای پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت در سازمان‌ها عمل می‌کنند. این استانداردها، سیستم‌های مدیریتی را در زمینه‌های مختلفی مانند کیفیت، محیط‌زیست، ایمنی و بهداشت شغلی و … تعریف می‌کنند که استفاده از آن‌ها مزایای زیر را به‌همراه دارد:

1. بهبود کیفیت: پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت بر اساس استانداردهای ایزو باعث بهبود کیفیت محصولات و خدمات می‌شود و در نتیجه رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد.
2. بهینه‌سازی فرایندها: این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را مدیریت و بهینه‌سازی کنند که منجر به کاهش هدررفت منابع و زمان می‌شود.
3. افزایش بهره‌وری: با مدیریت بهتر منابع و فرآیندها، بهره‌وری سازمان‌ها افزایش و اشتباهات و خطاهای احتمالی کاهش می‌یابند.
4. رعایت استانداردهای بین‌المللی: پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت بر اساس استانداردهای ISO باعث رعایت الزامات استانداردهای بین‌المللی و افزایش شفافیت و قابلیت اعتماد سازمان‌ها می‌شود.

جمع‌بندی

سیستم‌های مدیریت بر اساس استانداردهای ایزو ابزارهایی قدرتمند برای بهبود کیفیت، کارایی و عملکرد سازمان‌ها هستند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با چالش‌ها و تغییرات محیطی به بهترین شکل ممکن مقابله کنند و به رشد پایدار دست یابند.

در واقع، سیستم مدیریت یک چارچوب تنظیم شده است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را با دقت و کارآمدی برآورده کنند. این سیستم‌ها معمولاً بر اساس استانداردها و رویکردهای مشخصی مانند استانداردهای ISO تعریف می‌شوند و می‌توانند در زمینه‌های مختلفی از جمله کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت کار، مدیریت امنیت و غیره مورد استفاده قرار گیرند.

سوالات متداول

در این مقاله با مهفوم کلی سیستم و مدیریت آشنا شدیم و گفتیم امروزه داشتن یک سیستم مدیریتی برای هر کسب و کاری ضروری است. در ادامه به برخی سوالات متداول در این مورد پاسخ می‌دهیم:

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

ایزوسیستم با همکاری برترین مراجع صدور (CB)، انواع گواهینامه‌های بین‌المللی ایزو (ISO) را برای سازمان‌ها و سایر مراکز تجاری و غیرتجاری صادر می‌کند. شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری خود ثبت کرده و از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه‌های بین‌المللی ایزو فعالیت می‌کند.

برای اخذ ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.

این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.