استراتژی کایزن

استراتژی کایزن

استراتژی کایزن چیست؟

استراتژی کایزن که اساساً به معنای «بهبود مستمر» است، منابع انسانی و فرایندها را هدف قرار می‌دهد تا شرایط صنعت را برای عملیات طولانی مدت و موفقیت‌آمیز مهیا کند. کایزن یک اصطلاح ژاپنی است که در دوره پس از جنگ‌جهانی دوم ابداع شد، زمانی که کسب‌وکارها در تلاش برای مقابله با اثرات جنگ بودند. “kai” به معنی «تغییر» و “zen” به معنای «خوب» است.

بهبود مستمر از مهم‌ترین بخش‌های ایزو ۹۰۰۱ را تشکیل می‌دهد. این استاندارد تلاش می‌کند با اهداف کنترل کیفیت و تجزیه‌و‌تحلیل اطلاعات به‌طور مستمر موجب بهبود سازمانی شود. اخذ ایزو ۹۰۰۱ در راستای اهداف بهبود مستمر ما را یاری می‌کند.

کایزن نتایج قابل‌توجهی را برای شرکت‌هایی مانند تویوتا ایجاد کرد و به یک فلسفه تولید محبوب در سراسر جهان تبدیل شده است. این استراتژی را به صورت هم‌سو با تکنیک‌هایی مانند شش سیگما و پوکایوکه تعریف کرده‌اند.

معنی kayzen

بررسی اجمالی

در تولید ناب، کایزن تمرینی است که به طور مداوم بهبودهای کوچک و تدریجی را برای یک محل کار ایمن‌، مولد و کارآمدتر انجام می‌دهد. این روش تولید ناب پایه، بهبود مستمری را در بافت فرهنگ شرکت شما ایجاد می‌کند؛ به این معنی که مدیران، رهبران تیم و کارگران به طور مداوم در جستجوی راه‌هایی برای بهبود فرایندها و سخت‌تر کردن استانداردها هستند.

فرایند بهبود مستمر در محل کار

بهبود مستمر فرایندی است که دائماً امور را بهتر از قبل می‌کند. استراتژی کایزن را می‌توان تمرین جستجوی راه‌هایی برای بهبود فرایندهای کاری به طور منظم دانست. این تمرین شامل تغییرات کوچک و تدریجی به جای تغییرات بزرگ است. با کایزن، همه افراد درون سازمان به دنبال فرصت‌های بهبود احتمالی هستند، نه فقط مدیران.

بدون کایزن

  • هیچ ساختاری برای فرایند بهبود وجود ندارد.
  • اهداف تعریف نشده‌اند یا اندازه‌گیری مبهم است.
  • تغییرات به ندرت در فرایندها ایجاد می‌شود.

با کایزن

  • روند بهبود مستمر و مداوم صورت می‌گیرد.
  • فرایند بهبود دارای اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است.
  • بررسی مداوم موفقیت‌ها اتفاق می‌افتد و خود فرایند بهبود ارزیابی می‌شود.
  • سازگاری فرایند منجر به اهداف جدید می‌شود.

فلسفه استراتژی کایزن

شروع کایزن از فلسفه «شرق در مقابل غرب» نشات گرفته بود. ماساکی ایمای معتقد بود که شرق و غرب مفهوم بهبود مستمر را متفاوت به کار می‌برند. او عنوان کرد که ژاپنی‌ها (در شرق) بر خلاف جهش‌های بزرگ کسب‌وکار در غرب، از روش تدریجی استفاده می‌کنند. او این روش تدریجی را یک نوآوری می‌دانست و آن را استراتژی کایزن نامید. تغییرات کوچک و تدریجی در مدل شرقی اهداف بزرگی را دنبال می‌کنند. این تغییرات ممکن است زمانی که اجرا می‌شوند ناچیز به‌نظر برسند، اما به مرور زمان می‌توانند منجر به پیشرفت‌های قابل‌توجهی شوند.

بیشتر بخوانید:  استانداردهای جدید ایزو برای دستگاه‌های پزشکی - ایزو 20417

فواید کایزن

اهمیت روش کایزن

همان‌طور که گفتیم در روش کایزن تغییرات کوچک به طور منظم انجام می‌شوند و در طول زمان ممکن است مزایای زیادی برای یک کسب‌وکار فراهم کنند. افراد می‌توانند وظایف را راحت‌تر انجام دهند، احساس قدرت کنند که می‌توانند خودشان تغییراتی ایجاد کنند و راه‌های واقعی برای کمک به کسب‌وکار بیابند. یکی از دلایلی که تغییرات کوچک می‌تواند سودمند باشد این است که هزینه کم و اجرای نسبتاً آسانی دارند.

احترام به منابع انسانی

اصول کایزن توصیه می‌کند که به نظرات همه کارمندان و کارگران باید احترام گذاشته شود تا در ارائه پیشنهادات برای بهبود فرایند راحت باشند. این بدان معناست که مدیریت باید باور داشته باشد که کارگران قادر به ایجاد تغییرات هستند. افراد شغل خود را بهتر از هر کس دیگری می‌شناسند؛ بنابراین اغلب بینش‌هایی در مورد پیشرفت‌های احتمالی دارند که افرادی که کار را به صورت روزانه انجام نمی‌دهند، نخواهند داشت.

این نکته را درنظر بگیرید که وقتی از افراد خواسته می‌شود به عنوان بخشی از کایزن به دنبال بهبودهای احتمالی باشند، نباید فقط صرفه اقتصادی را لحاظ کنند. برخی از پیشرفت‌ها ممکن است منجر به صرفه‌جویی مستقیم در هزینه‌ها نشوند، اما می‌توانند فرایند را روان‌تر کنند یا محیط کار را برای افراد حاضر در آن بهتر کنند.

نقش مدیریت

مدیریت نقش مهمی در موفقیت استراتژی کایزن دارد و مدیران باید:

  • به دنبال راه‌هایی برای بهبود کار خود باشند.
  • به حفظ و بهبود استانداردها کمک کنند.
  • اهدافی را برای بهبود درنظر داشته باشند.
  • از پیشنهادات دیگران حمایت کنند.

هر محل کار منحصر‌به‌فرد است و استراتژی‌هایی که به بهبود یک مرکز کمک می‌کنند ممکن است در دیگری کارایی نداشته باشند. وظیفه مدیریت، پشتیبانی از افراد در حین آزمایش استراتژی‌ها و ارائه چشم‌اندازی کلی از مقصد نهایی سازمان است. و هرزمان که استانداردها تغییر می‌کنند، مدیریت باید مطمئن شود که همه از تغییرات آگاه هستند.

اصول استراتژی کایزن

از آنجایی که اجرای کایزن مستلزم ایجاد ذهنیت درست در سراسر یک شرکت است، ۱۰ اصل که ذهنیت سازمان نسبت به کایزن را مورد توجه قرار می‌دهند معمولاً به عنوان هسته اصلی این فلسفه ذکر می‌شوند. این اصول شامل موارد زیر است:

  • فرضیات را کنار بگذارید.
  • در حل مشکلات فعال باشید.
  • وضعیت موجود را نپذیرید.
  • کمال‌گرایی را کنار بگذارید و نگرش تغییر تطبیقی را در پیش بگیرید.
  • با یافتن اشتباهات به دنبال راه‌حل باشید.
  • محیطی ایجاد کنید که در آن همه احساس کنند قدرت مشارکت دارند.
  • هیچ موضوعی را به عنوان بدیهیات نپذیرید؛ در عوض، پنج بار بپرسید «چرا» تا به علت اصلی برسید.
  • اطلاعات و نظرات افراد متعدد را جمع‌آوری کنید.
  • از خلاقیت برای یافتن پیشرفت‌های کم هزینه و کوچک استفاده کنید.
  • هرگز پیشرفت را متوقف نکنید.
بیشتر بخوانید:  نجات یافتن و محافظت در بحران – ایمنی محل کار در مقابله با COVID-19

اصول استراتژی کایزن

ابزارهای کایزن

هدف استراتژی کایزن افزایش کارایی و بهره‌وری است، اما این کار را با ترویج یک محیط کاری سالم برای کارکنان انجام می‌دهد. این به نوبه خود یک محیط کاری سازمان یافته و خلاق ایجاد می‌کند که شرکت، کارکنان و خدمات ارائه‌شده به مصرف‌کننده را غنی می‌کند. کایزن در چرخه‌ای کار می‌کند که نیاز به همکاری در همه بخش‌ها دارد و حتی ممکن است به تامین‌کنندگان نیز گسترش یابد.

چرخه PDCA

نمونه بارز کایزن اجرای فرایندی به نام چرخه PDCA است. این روش Plan, Do, Check, Act  را شرح می‌دهد. اولین مرحله در PDCA اجرای طرح و انباشت داده است که بعداً برای مقایسه مورد استفاده قرار خواهد گرفت. هنگامی که نتایج به‌دست آمد، بررسی و با خروجی مورد انتظار مقایسه می‌شوند. سپس نتایج مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد تا طرح جدیدی ارائه شود. استفاده از طرح جدید آخرین مرحله از چرخه است، سپس دوباره با آزمایش‌ها و انباشت داده‌ها آغاز می‌شود. اگر فرایند تکراری باشد و داده‌ها قابل اندازه‌گیری باشند، هر چرخه‌ای منجر به بهبود می‌شود.

حلقه‌های کیفیت

این عناصر عبارتند از کار تیمی، خود انضباطی، روحیه بهبود‌یافته، حلقه‌های با کیفیت و پیشنهادات. در حالی که اکثر این اصطلاحات نسبتاً ساده هستند، «حلقه های کیفیت» برای بسیاری از افراد اصطلاحی جدید است. حلقه‌های کیفیت و پیشنهادات دو نیروی اصلی پشت موفقیتی هستند که تویوتا با کایزن به دست آورده است.

۵S

کایزن بر روی یک چارچوب ۵S با هدف حذف ضایعات و استانداردسازی در ابتدای مسیر ساخته شده است. ۵S در نقش یک پایه قوی برای فعالیت‌های آینده کایزن است. به این صورت که یک سیستم سازمانی را ایجاد می‌کند که در آن همه افراد در محل کار مشارکت می‌کنند تا به هم ریختگی‌ها را از بین ببرند و فضاها را به طور موثر تنظیم کنند.

این نوع سیستم، تشخیص فرصت‌های بهبود را برای افراد آسان‌تر می‌کند و در عین حال کار تیمی و انضباط شخصی را ارتقا می‌دهد.

مزایای کایزن

تمرکز کایزن بر بهبود تدریجی می‌تواند رویکرد ملایم‌تری برای تغییر ایجاد کند، در مقابل تلاش‌های بزرگی که ممکن است به دلیل مقاومت افراد در برابر تغییر کنار گذاشته شوند. همچنین:

  • کایزن با بررسی دقیق فرایندها اشتباهات و ضایعات را کاهش می‌دهد.
  • با بروز کمتر خطا، نیازهای نظارتی و بازرسی را به حداقل می‌رسد.
  • با تقویت حس ارزش و هدفمندی روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد.
  • تمرکز مشتری با آگاهی بیشتر کارکنان از نیازهای مشتری گسترش می یابد.
  • سیستم‌هایی برای اطمینان از تشویق بهبود در کوتاه مدت و بلندمدت وجود دارد.
بیشتر بخوانید:  آیا برنامه های تداوم کسب و کار در حین قرنطینه به مشاغل کمک کرده است؟

معایب کایزن

موارد اندکی را به عنوان معیابای استراتژی کایزن شناسایی کردند که در مواقع نادری امکان وقوع دارد. به عنوان مثال:

  • شرکت‌هایی با فرهنگ سرزمین‌گرایی و ارتباطات بسته ممکن است ابتدا نیاز به تمرکز بر تغییرات فرهنگی برای ایجاد یک محیط پذیرا داشته باشند.
  • رویدادهای کوتاه مدت کایزن ممکن است موجی از هیجان ایجاد کند که کم عمق و کوتاه مدت است و بنابراین پایدار نماند.

رویدادهای استراتژی کایزن

اگرچه بسیاری از شرکت‌ها فلسفه کایزن را در فعالیت‌های روزمره خود تمرین می‌کنند اما رویدادهای کایزن می‌توانند برای پروژه‌های بزرگ‌تر نیز مفید باشند. رویداد کایزن یک فرایند بهبود برنامه‌ریزی شده است که در طی چند ساعت، چند روز یا حتی ممکن است چند هفته طول بکشد.

این رویدادها برای چندین روش از جمله تغییرات فرایند، تغییرات چیدمان در تاسیسات، حذف زباله و استانداردسازی استفاده می‌شوند. پروژه‌های بهبود اغلب با یک محدوده معقول شروع می‌شوند. در طول مرحله برنامه‌ریزی، تیم کایزن باید یک منطقه یا فرایند را برای بهبود انتخاب کند و محدوده رویداد را شناسایی کند.

کایزن و بهبود مستمر

استراتژی کایزن از بهبود مستمر با اعمال تغییرات کوچک و تأکید بر مشارکت همه کارکنان، محیط کاری پربارتر و کارآمدتری را ایجاد می‌کند. کایزن یک فرایند ثابت برای بهبود ایجاد می‌کند، اهداف سازمان را تعریف می‌کند و ابزارهایی را که برای رسیدن به آن اهداف نیاز دارند در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

اخذ گواهینامه ایزو معتبر

برای اخذ انواع گواهینامه ایزو می‌توانید از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.


این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید...

تماس با ایزوسیستم ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳

ایزوسیستم برترین مرکز صدور مدارک بین المللی ایزو و دارنده مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت می باشد.

هشدار: مراقب نیش مراکز بدون مجوز رسمی در حوزه ی خدمات مشاوره و صدور گواهینامه های ایزو باشید!