کانبان چیست؟ نقش kanban در مدیریت پروژه
کانبان چیست؟ کانبان (Kanban) یک روش مدیریت پروژه است که به سازمان‌ها در مدیریت و بهبود سیستم‌های کاری کمک می‌کند. این سیستم به شما کمک می‌کند تا کار را تجسم کنید، کارایی را به حداکثر برسانید و به طور مداوم پیشرفت کنید.
به کار بردن این مفاهیم در کنار استانداردهای مدیریت پروژه مانند ایزو ۱۰۰۰۶ و ایزو ۲۱۵۰۰ نقش پررنگی در بهبود مستمر کسب‌وکار ما دارد.
در خصوص کانبان سؤالات متعددی مطرح می‌شود. در این مقاله برخی از مهم‌ترین نکاتی که باید در مورد روش کانبان و کاربرد عملی آن بدانید را بررسی می‌کنیم:
- کانبان دقیقاً چیست؟
- اصول و شیوه‌های کانبان چیست؟
- مزایای پذیرش کانبان چیست؟
تعریف کانبان و معرفی مختصر
کلمه ژاپنی «کانبان» به معنای «تخته بصری» یا «نشانه» است و به‌عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی برای تولید ناب شناخته می‌شود. این مفهوم اولین‌بار توسط تویوتا استفاده شد.
کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و با موفقیت در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره اعمال شد.
در واقع، آنچه ما اکنون به‌عنوان روش کانبان می‌شناسیم در آغاز سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این نتیجه سال‌ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته است.
روش‌شناسی کانبان
کانبان یک روش چابک است که هدف آن بهبود مستمر، انعطاف‌پذیری در مدیریت کار و افزایش گردش کار است. با این رویکرد گویا، پیشرفت کل پروژه را می‌توان به‌راحتی در یک نگاه درک کرد.
Kanban در تنظیمات تولید برای کنترل موجودی در سراسر زنجیره تأمین، با استفاده از روشی به نام تولید به‌موقع (JIT) استفاده شد. در مدیریت پروژه، روش کانبان با حصول اطمینان از اینکه میزان کار موردنیاز با قابلیت‌های کاری تیم برابر است، همین مفهوم را تطبیق می‌دهد.
روش کانبان چگونه کار می‌کند؟
روش کانبان حول تابلو کانبان می‌چرخد. این ابزاری است که کل پروژه را برای ردیابی جریان تجسم می‌کند. از طریق این رویکرد گرافیکی، یک عضو جدید یا یک موجودیت خارجی می‌تواند آنچه را که در حال حاضر اتفاق می‌افتد، وظایف تکمیل شده و وظایف آینده را درک کند.
تابلوی کانبان سه دسته اطلاعات را نشان می‌دهد نشان می‌دهد:
- وظایف فعلی که در حال انجام هستند
- وظایفی که در آینده باید انجام دهید
- وظایفی که تکمیل می‌شود
اصول کانبان چیست؟
دیوید جی اندرسون (پیش‌گام در زمینه Lean/Kanban) روش کانبان را به‌عنوان رویکردی برای تغییرات تدریجی و تکاملی فرموله کرده است. او الزامات این روش را به دو نوع اصل و شش مرحله عملی تقسیم کرد:
۱- اصول مدیریت تغییر
کانبان یک مدل تحول‌آفرین بزرگ نیست، بلکه در عوض از یک رویکرد تغییر تکاملی استفاده می‌کند که به دنبال بهبود فرایندهای از قبل ایجاد شده به روشی غیرمخرب و بهبود مستمر آنها از طریق همکاری و بازخورد مداوم است.
با کاری که اکنون انجام می‌دهید شروع کنید
Kanban، انعطاف‌پذیری را در سیستم‌ها و فرایندهای موجود بدون ایجاد اختلال در آنچه در حال حاضر وجود دارد، ارائه می‌دهد.
این روش به طور طبیعی، مسائلی را که نیاز به رسیدگی دارند برجسته می‌کند و به ارزیابی و برنامه‌ریزی تغییرات کمک می‌کند؛ بنابراین اجرای آنها تاحدامکان بدون اختلال است.
تغییرات تدریجی و تکاملی را پیگیری کنید
روش کانبان به‌گونه‌ای طراحی شده است که حداقل مقاومت را داشته باشد و بر تغییرات کوچک تدریجی و تکاملی تمرکز می‌کند. زیرا تغییرات گسترده معمولاً به دلیل ترس یا عدم اطمینان با مقاومت مواجه می‌شوند.
اقدامات رهبری را در همه سطوح تشویق کنید
رهبری در همه سطوح از بینش روزمره افراد نشئت می‌گیرد و اقداماتی برای بهبود شیوه کار آنها انجام می‌دهد. مشاهدات مشترک باعث تقویت ذهنیت استراتژی کایزن یا بهبود مستمر برای رسیدن به عملکرد مطلوب در سطح تیم، بخش و شرکت می‌شود.
۲- اصول ارائه خدمات
هدف Kanban توسعه یک رویکرد خدمات محور است. این روش مستلزم آن است که نیازهای مشتری خود را عمیقاً درک کنید، شبکه‌ای از خدمات ایجاد کنید که در آن افراد خود سازماندهی شوند و اطمینان حاصل کنید که سیستم شما به طور مداوم تکامل می‌یابد.
بر نیازها و انتظارات مشتری تمرکز کنید
ارائه ارزش به مشتری باید در مرکز هر سازمان باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان شما به کیفیت خدمات ارائه شده و ارزشی که ایجاد می‌کند توجه دارد.
کار را مدیریت کنید
مدیریت کار در شبکه خدمات شما تضمین می‌کند که توانایی‌های افراد را برای سازماندهی در اطراف خود تقویت می‌کنید. این به شما امکان می‌دهد تا بدون «نویز» ایجاد شده توسط مدیریت خرد افرادی که خدمات را ارائه می‌کنند، روی نتایج موردنظر تمرکز کنید.
به طور منظم شبکه خدمات را مرور کنید
یک رویکرد خدمات محور، پس از توسعه نیاز به ارزیابی مستمر برای پرورش فرهنگ خدمات مشتری دارد. کانبان با استفاده از بررسی‌های منظم شبکه خدمات و ارزیابی سیاست‌های کاری اعمال شده، بهبود نتایج ارائه شده را تشویق می‌کند.
مراحل عملی کانبان چیست؟
هنگام اجرای روش کانبان، باید در کنار اصول، به مراحل عملی نیز پایبند باشید. برای اجرای موفقیت‌آمیز این سیستم، ۶ مرحله عملی وجود دارد:
- گردش کار را تجسم کنید
- کار در حال انجام را محدود کنید
- جریان را مدیریت کنید
- خط‌مشی‌های فرایندی را شفاف کنید
- حلقه‌های بازخورد را پیاده‌سازی کنید
- فرایند را با مشارکت بهبود ببخشید
چه زمانی باید از کانبان استفاده کرد؟
تطبیق‌پذیری کانبان در سادگی آن نهفته است. این مفهوم در جریان کار فعلی شما قرار می‌گیرد و به نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود احترام می‌گذارد.
اگر اولویت‌های شما به‌سرعت تغییر می‌کند، Kanban بهترین گزینه است زیرا می‌توانید وظایف را به هر مرحله کاری اضافه کنید.
این روش را می‌توان در هر محیط کار دانشی مورداستفاده قرار داد؛ به‌ویژه در موقعیت‌هایی که کار به شکل غیرقابل‌پیش‌بینی رخ می‌دهد یا زمانی که می‌خواهید کار را به‌محض آماده‌شدن اجرا کنید.
تفاوت اسکرام و کانبان
کانبان و اسکرام هر دو بر ارائه مداوم محصول تمرکز می‌کنند و تا رسیدن به کمال به تکرار ادامه می‌دهند، بااین‌حال، رویکرد آنها متفاوت است. چارچوب‌های کانبان و اسکرام ارزش‌ها و اصول مانیفست چابک را پیاده‌سازی می‌کنند؛ اما روشی که آنها این کار را انجام می‌دهند کاملاً متفاوت است.
تغییرات را می‌توان در هر زمان در Kanban به‌راحتی انجام داد؛ زیرا این برنامه مبتنی بر وظیفه است درحالی‌که Scrum قبل از انجام هرگونه تغییری نیاز به تکمیل یک طرح واحد داریم.
این موضوع کانبان را به گزینه‌ای مناسب برای پروژه‌هایی تبدیل می‌کند که بسیار متنوع هستند، درحالی‌که Scrum برای پروژه‌هایی که نیاز به تکمیل کار به‌صورت دسته‌ای دارند، بهتر است.
مزایای استفاده از چارچوب کانبان
مزایای کانبان چیست؟ نقطه قوت اصلی چارچوب کانبان این است که به طور قابل‌توجهی روشی را که می‌توانید پروژه‌های خود را بدون تغییر ساختار سازمانی مدیریت کنید، بهبود می‌بخشد. برخی از مزایای روش‌شناسی Kanban عبارت‌اند از:
- افزایش انعطاف‌پذیری
- پیشرفت مداوم
- افزایش همکاری
- توانمندسازی کارکنان
- گردش کار روان‌تر
- مدیریت موجودی بهتر
- کنترل کیفیت بهبودیافته
اخذ گواهینامه ایزو معتبر
شرکت دانش بنیان خانه مدیران، ایزوسیستم را به‌عنوان برند تجاری مجموعه خود ثبت کرده است. تیم کاری خانه مدیران از سال ۱۳۸۵ در حوزه ارائه خدمات مشاور مدیریت و صدور گوهینامه های بین المللی ایزو فعالیت می‌کند و از سال ۱۳۹۱ موفق شد تا به شرکت تعاونی دانش بنیان ارتقا پیدا کند.
برای اخذ انواع گواهینامه ایزو از طریق صفحه دریافت ایزو درخواست خود را به صورت سریع ثبت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌های ۳۳۴۴۴۸۱۴-۰۲۳ و ۳۳۴۴۴۸۱۳-۰۲۳ با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت.
این مقاله به صورت اختصاصی توسط تیم فنی ایزوسیستم آماده شده است، هرگونه بهره برداری بدون ذکر نام و آدرس منبع شرعا و قانونا ممنوع می باشد.
